¿Sabías que una empresa puede ahorrar hasta un 15% de su presupuesto en viajes simplemente implementando una política de gasto de viaje de empresa clara y utilizando las herramientas adecuadas para gestionarlos? Estudios recientes del sector muestran que los gastos descontrolados, las reservas duplicadas o fuera de política de viajes de empresa, y la falta de procesos de aprobación bien definidos, siguen siendo algunos de los principales focos de pérdida económica en los desplazamientos corporativos.*

En muchas organizaciones, la gestión de los viajes recae sobre perfiles no especializados: responsables de RRHH, asistentes de dirección, personal administrativo o incluso directivos de pequeñas empresas que compaginan esta tarea con muchas otras. En ese contexto, disponer de una política de viajes de empresa bien estructurada es una necesidad.

En esta guía encontrarás de forma clara y práctica cómo estructurar una política de viajes eficaz, qué elementos clave debe incluir y qué herramientas pueden ayudarte a optimizar todo el proceso. Ya sea que gestiones los viajes ocasionalmente o formes parte de un equipo con responsabilidades más amplias, este contenido te proporcionará una base sólida para tomar decisiones más eficientes y estratégicas. ¿Te apuntas?

Por qué necesitas una política de viajes de empresa eficiente

Un 34% de los responsables de viajes corporativos planea hacer cambios significativos en su política de viajes de empresa en 2025.* Este dato muestra que las empresas que viajan sin una política de gastos de viaje bien definida se enfrentan a los mismos problemas una y otra vez.

Una política de viajes corporativos eficaz no solo ayuda a evitar gastos innecesarios o fuera de control, sino que también mejora la experiencia del viajero y facilita la labor administrativa. Para muchas organizaciones, especialmente aquellas donde la gestión recae en perfiles no especializados, contar con una política estructurada y accesible marca una gran diferencia.

Una política de viajes de empresa eficaz establece, de forma clara:

• Qué se puede reservar y qué no: se evita la ambigüedad y se fomenta la coherencia en las decisiones.

• Cuáles son los límites presupuestarios por categoría: (vuelos, alojamiento, dietas…), se asegura un mayor control financiero sin comprometer la comodidad o productividad del viajero.

• Qué canales deben usarse para reservar (agencias, plataformas, herramientas internas), se centraliza la información, se reduce el riesgo de errores o duplicidades y se facilita el seguimiento posterior.

• Qué tipo de aprobaciones requiere cada gasto: se introduce un marco de responsabilidad compartida que permite reaccionar ante desviaciones presupuestarias de forma ágil.

Tener una política de viajes de una empresa bien definida es clave para simplificar procesos, evitar sorpresas y garantizar que cada euro invertido en viajes aporte el máximo valor.

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¿Qué son las políticas de viajes de empresa y por qué importan?

Las políticas de viajes de empresa son un conjunto de directrices que regulan cómo, cuándo y bajo qué condiciones los empleados pueden viajar por motivos laborales. Una política de viajes de empresa bien definida actúa como marco de referencia para reservar vuelos, alojamientos, transporte, dietas y gestionar los reembolsos de forma coherente y controlada.

¿Qué debería incluir una buena política de viajes?

Una política de gastos de viajes eficaz debe ser clara, flexible y adaptada a la realidad de la empresa. Ya sea que gestiones viajes de forma puntual o formes parte de un equipo con responsabilidades administrativas, estas son, como expertos en viajes de negocios, nuestras recomendaciones clave para una política de viajes corporativa eficaz:

✅ Proceso de aprobación: establecer quién autoriza los viajes, con cuánta antelación deben solicitarse y bajo qué criterios.

✅ Límites de gasto: definir topes máximos por categoría (hoteles, vuelos, comidas, etc.) según el nivel jerárquico o tipo de viaje.

✅ Sistema de reembolsos: explicar al equipo involucrado cómo se presentan los comprobantes, plazos de reembolso y qué tipos de gastos son aceptables.

✅ Sostenibilidad: incluir prácticas responsables como preferencia por vuelos directos, transporte público o proveedores con políticas ecológicas.

✅ Proveedores preferentes: especificar si se deben utilizar plataformas o agencias concretas para gestionar reservas.

✅ Seguridad y asistencia: instrucciones en caso de emergencias, seguros de viaje y canales de contacto.

 Beneficios de tener una política de viajes corporativos clara

Contar con una política bien definida no solo aporta orden y control, sino que también genera beneficios tangibles:

1. Reducción de costes: al fijar límites y procesos claros, se evitan gastos innecesarios y se aprovechan mejor los recursos.

2. Prevención de fraudes: una política detallada disminuye el riesgo de abusos o fraudes en los reembolsos.

3. Mejora en la experiencia del viajero: al saber qué esperar y cómo proceder, los empleados viajan con más confianza y menos estrés.

4. Mayor productividad: un sistema transparente y ágil reduce las cargas administrativas y libera tiempo para tareas estratégicas.

5. Datos y análisis: facilita el seguimiento de los viajes y la toma de decisiones basadas en datos.

Buenas prácticas y errores comunes en la implementación de una política de viajes de empresa

Una política de gastos de viaje en una empresa no solo debe estar bien redactada, sino también correctamente implementada y comunicada. A continuación, te mostramos las mejores prácticas y los errores más frecuentes al aplicar una política de viajes corporativa:

✅ Buenas prácticas:

• Revisión periódica: actualizar la política de gastos de viajes de la empresa al menos una vez al año para adaptarla a nuevos hábitos de viaje, condiciones de mercado, normativas fiscales o necesidades internas.

• Formación y comunicación interna: es importante asegurarse de que todos los empleados conocen la política, saben dónde consultarla y saben cómo aplicarla correctamente.

• Uso de tecnología: adoptar plataformas y herramientas digitales para gestionar reservas, aprobaciones y reembolsos simplifica el proceso y mejora la trazabilidad. 

• Flexibilidad razonable: incluir un margen para excepciones justificadas (por ejemplo, en viajes internacionales, cambios de última hora o emergencias) mejora la aceptación y aplicabilidad de la política de viajes corporativa.

  
  

❌ Errores comunes:

• Políticas obsoletas: no adaptarse a cambios como el teletrabajo, nuevas normativas fiscales o hábitos de viaje actuales.

• Falta de claridad: las normas ambiguas dejan espacio a interpretaciones, confusión y decisiones erróneas.

• Poca difusión interna: si los empleados no conocen la política de viaje de empresa o no saben dónde consultarla, es probable que no la apliquen correctamente.

• Exceso de rigidez: una política demasiado estricta puede generar frustración y obstaculizar la operativa del viaje.

  
  

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