¿Cuántos viajes de trabajo se han visto compensados con una palmadita en la espalda? Muchos, suponemos. Y es que compensar los viajes de empresa no es tarea fácil, pero hacerlo es vital para que la relación entre empresa y travelers no sufra daños colaterales.
¿Qué hay que compensar?, ¿cómo hay que hacerlo?, ¿estoy obligado?, ¿qué dice la ley sobre esto?... Dudas, hay muchas. Por eso en Ween, que de gestión de viajes de empresa sabemos un rato, nos hemos propuesto contestar a todas esas preguntas en el siguiente artículo.
Allá vamos.
La compensación de los viajes de trabajo no es otra cosa que reconocer y retribuir, de la manera adecuada e idónea, a las personas que realizan el viaje. Valorando el tiempo, el esfuerzo, el dinero y las posibles incomodidades que los viajes de empresa puedan suponer.
No existe una regla fija para compensar los viajes de trabajo. Cada empresa puede hacerlo a su manera. Sin embargo, para que esta compensación sea realmente efectiva, es esencial equilibrar el esfuerzo de la plantilla con beneficios concretos, ya sea dinero, tiempo o un plus por trabajar fuera de casa.
En cuanto a la compensación de los viajes de trabajo, la ley establece algunos principios, pero no existe una regulación exhaustiva, lo que deja en manos de las empresas la compensación. Y es en ese punto donde, por lo general, comienzan a surgir los problemas.
La ley del Estatuto de los Trabajadores establece que, durante un viaje de empresa, los empleados y empleadas tienen derecho a que se les cubran los gastos necesarios para realizar su trabajo. Esto incluye los costes de transporte, alojamiento, manutención, siempre que estén justificados y sean necesarios para el cumplimiento de las tareas. Además, si el viaje implica trabajar fuera del horario habitual, puede considerarse jornada laboral, y por tanto compensarse con horas extras o días de descanso, todo según el contrato y convenio.
Como ves, la ley no termina de dejar clara la compensación por viajes de trabajo.. Así que lo más habitual es intentar llegar a un acuerdo entre ambas partes: empresa y traveler.
Como ya hemos dicho, la empresa no está obligada a compensar a sus empleados y empleadas durante un viaje de trabajo. Pero oye, si lo hace, motivará a su plantilla y esta se sentirá valorada.
Existen diferentes tipos de compensación por viajes de trabajo, veamos:
Compensación económica: la empresa abona a sus travelers todos los gastos esenciales que tengan durante el viaje. Incluso, a veces, abona un pago adicional.
Compensación en tiempo: la empresa regala a sus travelers días u horas libres para contrarrestar ese tiempo “de más” invertido en el viaje.
Compensación con incentivos: estaríamos hablando de los ‘detalles’ que la empresa pueda tener con las personas que se han ido de viaje, pueden ir desde un bono extra o algún plus por trabajar fuera de casa. No es ni dinero ni tiempo, pero es una forma de decir, ¡buen trabajo, te lo agradecemos!
Aquí cada empresa marca su propio estilo. Pero lo ideal es que dentro de la política de viajes de la empresa exista una política de compensación que, al menos, trate estos tres aspectos básicos:
Es vital definir qué tipo de compensaciones existen en caso de que se realice un viaje de negocios. Definir qué gastos están cubiertos y establecer qué límites existen.
Las compensaciones de los viajes de negocios las elige la empresa. Por ejemplo, se le puede dar un dinero fijo al traveler para que gaste durante el viaje. Otra opción es no darle nada y pedirle los tickets después del viaje para reembolsarle. O bien, se puede optar por un modelo mixto, se le da un poco de dinero y el resto se le reembolsarán si lo justifica correctamente.
También es importante definir la compensación por horas extras o tiempo de traslado. Esto puede traducirse en un pago adicional, en horas libres o en días de descanso.
El proceso de reembolso de viajes de trabajo tiene que estar bien definido por la empresa y bien claro por la plantilla antes del propio viaje. La persona que va a viajar tiene que saber qué hacer para que la empresa le devuelva el dinero de los gastos contemplados.
Normalmente se suele presentar una hoja de gastos o informe de viaje en el que se adjuntan los tickets o facturas que justifiquen los gastos, indicando la fecha y la categoría. Si todo está en orden, la empresa procederá a la devolución del dinero. ¡Ojo!, el reembolso estará libre de impuestos.
Dentro de la política de compensación por viajes de trabajo, definir un apartado que hable de las bonificaciones que pueden recibir las personas que realizan el viaje es esencial. Estas bonificaciones pueden incluir un pago extra, incentivos, bonos o reconocimientos que motiven y agradezcan el esfuerzo.
Si eres un empleado o empleada…
Pregunta, antes de viajar, por las políticas de compensación de la empresa por viajes de trabajo. Asegúrate de qué gastos cubre la empresa, qué límites, qué tipo de compensaciones existen… Más vale prevenir, que curar.
Guarda todos los recibos durante tu viaje de empresa, lleva un registro de todos los gastos, tanto grandes como pequeños.
Planifica y ajusta tus gastos.
Haz el reporte de gastos detallado y puntual, eso agilizará el reembolso por parte de la empresa.
Verifica la cobertura del seguro de viaje que te ofrece la empresa.
Si eres una empresa…
Establece unos viáticos (dinero que se entrega antes del viaje) claros y define un presupuesto que cubra transporte, alojamiento y comidas.
Establece una política de compensación por viajes de trabajo clara y comunícala.
Compensa el tiempo extra: esto demuestra que la empresa valora el tiempo personal de su plantilla.
Anticipa los pagos: si es posible adelanta una parte del dinero evitando el reembolso.
Ofrece un seguro de viaje competente.
Reconoce el esfuerzo de tus travelers y prémialo.
En Ween somos especialistas en gestionar y planificar viajes de empresa para pymes. Además, nuestra app está diseñada para hacer el mundo del business travel más easy. Por eso, ofrecemos diferentes beneficios que hacen que la compensación de los viajes de trabajo sea más fácil para las dos partes: empresa y travelers.
Aquí te contamos algunos de esos beneficios:
Automatización de la gestión de gastos: en la app de Ween se pueden registrar los gastos del viaje de una manera más rápida y clara.
Cumplimiento de política: minimiza errores y malentendidos sobre lo que se puede o no reembolsar.
Reducción de papeleo: optimizando los tiempos de aprobación.
Flexibilidad en las reservas: permitiendo escoger horarios, hoteles y otros detalles, siempre que la empresa lo permita.
Consejos para aprovechar el tiempo libre en las ciudades de destino y acceso a descuentos y tarifas negociadas por Ween para empleados y empresas.
En definitiva, Ween hace que la compensación de gastos por viajes de trabajo sea más eficiente, más clara y más easy.
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