Es probable que, al mencionar ‘políticas de viaje de empresa’, lo primero que te venga a la mente sea algo complejo, confuso y tedioso. No obstante, en el tejido empresarial actual donde los viajes de negocios son una inversión estratégica crucial, ignorar estas políticas de viajes no es una opción.
No importa si viajas, gestionas viajes o tienes una empresa. En este artículo te proponemos un doble reto. Primero, cambiar tu percepción sobre las políticas de empresa hasta percibirlas como un recurso que, bien implementado, te permitirá mejorar la rentabilidad de tu empresa.
Y en segundo lugar, ayudarte a descubrir la app de gestión integral de viajes empresa ideal, incluyendo, por supuesto, una implementación optimizada de políticas de viajes corporativos.
Empecemos por el principio. Las políticas de viajes corporativos son el conjunto de directrices establecidas por una empresa para gestionar y controlar los viajes de negocios de su plantilla.
Esta sería la definición ‘formal’, pero para que nos entendamos, son todas esas decisiones que aseguran que el viaje no se desmadre y sea rentable. Y esto va desde la elección del transporte al alojamiento pasando por las dietas y, en general, todo aquello que supone un pago.
En este sentido, las políticas de viajes deben estar alineadas con los objetivos de la empresa y, por supuesto, con su capacidad económica. Eso sí, hay dos factores no-negociables por los que toda política de viajes deberá velar: la comodidad y la seguridad de su personal.
Ya podemos intuir las principales ventajas que una buena implementación y gestión de las políticas de viajes de una empresa ofrece tanto a la organización como a sus empleados y empleadas:
• Seguridad y bienestar de la plantilla. Proporciona pautas claras sobre cómo actuar en caso de emergencias, garantizando la seguridad y el bienestar del personal.
• Eficiencia y productividad. Establece procedimientos claros y minimiza el tiempo dedicado a la planificación y gestión de viajes, aumentando la productividad.
• Control de gastos. Permite un seguimiento detallado de los gastos, ayudando a reducir costos y optimizar el presupuesto destinado a viajes.
• Satisfacción del equipo. Facilita la organización de viajes, reduciendo el estrés y aumentando la satisfacción laboral.
La digitalización ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus operaciones y los viajes corporativos no son la excepción. Los software de viajes de empresa han demostrado ser herramientas indispensables para implementar políticas de viaje de manera efectiva, básicamente por tres motivos:
• La automatización de procesos. Es decir, permiten automatizar procesos críticos, como la aprobación de viajes y demás gastos sujetos a la política de viajes.
• La personalización y edición flexible de las políticas. Asimismo, una buena app deberá permitir ajustar los parámetros de la política siempre que se necesite.
• Mayor control y transparencia. En última instancia, estas apps ayudan a generar informes detallados sobre el cumplimiento de las políticas de viajes con el fin de optimizar y realizar mejoras continuas.
Como habrás podido deducir, un software de este tipo no solo ayuda a las pymes a mejorar su eficiencia operativa, también facilita la vida -y mucho- de travelers y gestores. ¡Sigue leyendo!
Como hemos dicho, una política de viaje bien implementada debe permitir la automatización de aprobaciones. Pero, ¿qué impacto tiene esto sobre la persona que viaja?
En primer lugar, le aporta facilidad y tranquilidad. El traveler puede reservar y modificar sus viajes sin tener que esperar aprobaciones en cada paso, lo que reduce posibles confusiones y estrés. Además, esto implica ahorrar mucho tiempo, permitiéndole centrarse en lo más importante: su trabajo.
Por último y como consecuencia de lo anterior, su satisfacción. Algo impagable que se traduce en una mayor conciliación de lo personal con lo profesional.
En cuanto a los gestores de las empresas, la personalización de las políticas de viaje les permite definir variables como los días de anticipación, los precios por trayecto, las clases de reserva autorizadas o los grupos de vehículos preferidos.
Y no solo eso, una configuración flexible de estas políticas habilitará a la persona que gestiona para editar y actualizar esta información, asegurando que siempre estén alineadas con los objetivos de la empresa.
Respecto a la automatización de aprobaciones, esta no solo beneficia a quienes viajan. Imagina por un segundo el tiempo que la persona encargada de gestionar los viajes dedica a rastrear, comprobar y controlar los diversos gastos de un viaje. ¡Demasiado!
Llegados a este punto, esperamos haber aclarado aquello que no puedes ignorar en la gestión de un viaje de negocios. Por eso, la pregunta ahora es inevitable... ¿Imaginas una app capaz de implementar las políticas de viaje de tu empresa optimizando hasta el más mínimo detalle?
Ween es la solución ideal, ya que permite personalizar y modificar tus políticas de viaje y automatizar las aprobaciones. Además, si el plan del traveler no cumple con la política, la app explica el motivo y proporciona la información necesaria para ajustarlo sin complicaciones.
Se trata de un software especialmente diseñado para el bienestar de los empleados y empleadas que facilita la retención de talento. En este sentido, Ween ofrece una experiencia de viaje cómoda y segura para todo el equipo, fomentando un ambiente de trabajo positivo y reforzando la cultura corporativa.
Asimismo, cabe citar el rol de Ween como proveedor responsable y comprometido. Un cometido que asegura el cumplimiento de las políticas de viajes en materia de impacto ambiental y social, incluyendo normativas de nueva aplicación, como la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).
Te invitamos a descubrir cómo Ween puede ayudarte a mejorar la rentabilidad de tu empresa y la satisfacción de tu equipo invirtiendo en business travel. Como solemos decir, Ween es un win-win porque todo el mundo gana: travelers, gestores y empresas.
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