Que la eficiencia es clave en todo lo que haces, ya lo sabías. Pero cuando te planteas cómo organizar un viaje de negocios para tu jefe o jefa esta máxima adquiere otra dimensión, ya que entran en juego todas las variables optimizables que puedas imaginar.
Desde la elección de opciones de calidad al mejor precio hasta la organización de una agenda fluida, pasando por la capacidad de gestionar imprevistos. Una gestión de viaje de empresa en toda regla, no te vamos a mentir.
Como nuestro objetivo, en Ween, es conseguir que tus viajes de negocios sean mejores, te desvelamos 10 consejos para organizar un viaje de negocios a tus jefes de manera eficiente, y así, ganarte la confianza de tu superior. ¡Vamos!
Antes de lanzarte con las reservas, es esencial entender los objetivos del viaje. Hazte preguntas en torno a la naturaleza del viaje de empresa. ¿Es una reunión con un cliente importante? ¿Una conferencia internacional? ¿Qué nos jugamos?
Define claramente el quién, el qué, el dónde, el cuándo y el porqué del viaje. Conocer las expectativas del viaje empresa de tu jefe o jefa te ayudará a planificar con precisión. Además, ten en cuenta la cultura del país destino, las posibles barreras idiomáticas o las particularidades del mercado.
Al igual que un chef deja listos los ingredientes antes de cocinar, tú debes recopilar toda la información relevante para tu viaje de negocios. Revisa el itinerario, la agenda y ten en cuenta preferencias especiales como tipos de transporte, hoteles o tendencias alimentarias.
Considera también el clima en destino o los días festivos locales que puedan afectar el desarrollo del viaje. Con todo ello sobre la mesa, ya estarías en disposición de guisar la planificación del viaje de empresa, pues toda decisión que tomes estará orientada a minimizar sorpresas desagradables.
El transporte ‘más adecuado’ depende de muchos factores. Por ejemplo: es imprescindible en la gestión de viajes de negocios tener en cuenta las preferencias de quien viaja y saber conciliarlas en términos de economía y sostenibilidad. También deberías enterarte de si las reservas para tu jefe o jefa tienen que seguir la política de viajes de la empresa, si no les aplica o si tienen una política diferente al resto del equipo.
Ponte en la piel de tu jefe o jefa y pregúntate: ¿prefiere viajar de noche para ahorrar tiempo? ¿Tiene preferencia por alguna compañía de transporte? ¿Le va el bleisure? De nuevo: se trata de conciliar gustos con logística.
Y hablando de logística: no olvides el transporte local en destino. Una llegada relajada al alojamiento es comenzar con muy buen pie.
Considera factores como la ubicación, el presupuesto y las comodidades necesarias. No importa si es un hotel de 5 estrellas o un modesto apartamento siempre y cuando cumpla la política de viajes de la empresa.
Recuerda también verificar la calidad del servicio de internet, la proximidad a los lugares clave del viaje y la seguridad del área. Elegir el alojamiento perfecto para un viaje de negocios puede ofrecer no solo comodidad, también optimización en tiempos de desplazamientos.
Probablemente, lo último que querrá tu superior es encontrarse con una ruta vagamente detallada que lo haga dudar, perder conexiones, llegar tarde -o no llegar- a meetings importantes (y no quieras saber lo que viene después).
Detalla paso a paso el plan del viaje de negocios de tu jefe o jefa, incluyendo tiempos de traslado, reuniones y actividades de ocio. Asegúrate de que haya márgenes suficientes para imprevistos y descansos.
No te olvides de la documentación para el viaje de empresa. Pasaporte, visado o permisos especiales para el negocio deben estar en orden y listos con antelación. Algo básico en la preparación de cualquier viaje pero, precisamente por eso, pasado por alto en más de una ocasión.
Además, considera aspectos como la necesidad de vacunas específicas o seguros de viaje. Y no menos importante es asegurarte de que todos los documentos corporativos, confidenciales o materiales necesarios para reuniones de negocios estén preparados y a buen recaudo.
Imprevistos siempre pueden surgir, así que prepárate con un plan B. Mantén una comunicación constante con el jefe o la jefa durante el viaje de negocios para estar al tanto de cualquier cambio. Y no esperes a que te llame si ha pasado un tiempo prudencial. Mantén la proactividad a flote.
Cuenta con una lista de contactos de emergencia, incluyendo números de embajadas, consulados y servicios locales de asistencia. Un plan de contingencia en toda regla que pueda responder a retrasos, cambios de reservas o huelgas vete-tú-a-saber-de-qué.
Como ves, en todos nuestros consejos hay una constante que se repite: la anticipación.
La gestión de los gastos durante un viaje de negocios es crucial. Establece un presupuesto claro para el viaje y asegúrate de seguirlo. Además, revisa las políticas de reembolso de la empresa para evitar confusiones. Controlar los gastos es esencial para mantener la eficiencia financiera del viaje.
Lleva un registro detallado de todos los gastos incurridos en el viaje de empresa, desde grandes desembolsos hasta pequeñas compras, para facilitar la elaboración de informes posteriores. Prevé una cantidad extra para imprevistos. Imagina que cerráis un buen acuerdo y toca invitar.
Organizar un viaje de trabajo para tu CEO también implica estar disponible para ofrecer apoyo logístico o incluso moral. Es posible que no sea el mejor ejemplo de amistad, pero eso no quita que no puedas empatizar con el contexto.
De la misma forma que, ante cualquier imprevisto, te gusta que te coja el teléfono una persona y no un bot, también deberías estar al quite conociendo los recursos locales disponibles, como centros médicos o farmacias. Una actitud que demuestra atención y profesionalismo.
En el mundo actual, las herramientas digitales pueden ser tus mejores aliadas a la hora de llevar a raya todos estos consejos. Concretamente, una app de gestión de viajes de empresas para centralizar y automatizar todos los aspectos del viaje de empresa.
Estas aplicaciones no solo ahorran tiempo, sino que también reducen errores y mejoran la eficiencia al permitir reservas de transportes y alojamientos, unificar facturas y, en caso de apps inteligentes como Ween, aprovechar la data para optimizar recursos de forma estratégica.
Simplemente porque va mucho más allá de la gestión de reservas y gastos de viajes. Ween, la app que facilita los viajes de negocios te permite personalizar y automatizar todas las variables en juego. Y, además, te ofrece un equipo de Advisors a los que puedes llamar 24/7, ante cualquier imprevisto.
También porque se trata de una app especialmente diseñada para maximizar la comodidad del traveler, lo cual es especialmente valioso cuando quien viaja es tu jefe o jefa, ¿o no?
Y porque como no podía ser de otra forma, permite a gestores como tú, hacer un seguimiento integral de cada detalle del viaje, por mínimo que sea, facilitándote la vida y asegurando tus estándares corporativos.
¡Ah! Con Ween también tendrás acceso al mayor inventario de transporte y alojamiento con las mejores tarifas. ¡Para que empieces a optimizar el presupuesto desde el minuto 0!
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