A pesar de estar inmersos en la era digital, muchas empresas continúan gestionando los viajes de trabajo con hojas de cálculo, correos electrónicos y procedimientos poco ágiles. ¿El resultado? Errores, tiempo perdido y un descontrol de los gastos.

La necesidad de digitalizar la gestión de viajes para empresas se ha convertido en un requisito estratégico indispensable. Al contar con procesos conectados y automatizados, no solo se optimiza el tiempo, sino que también se mejora la toma de decisiones y se fortalece el control del presupuesto.

Pero ¿cómo saber si ha llegado el momento de dar ese paso en tu empresa? En este post te contamos cómo identificar si necesitas digitalizar la gestión de tus viajes corporativos. ¡Sigue leyendo que te lo contamos todo!

Señales de que tu empresa necesita una solución digital para gestionar los viajes de empresa

La organización de viajes de trabajo puede parecer una tarea rutinaria, pero en la práctica suele convertirse en un proceso lleno de obstáculos y dificultades. Si tu empresa se enfrenta a estos desafíos, como expertos en gestión de viajes consideramos fundamental dar el paso hacia una solución digital que optimice tiempo, recursos y reduzca la complejidad operativa.

Ahí van 5 señales de que necesitáis digitalizar la gestión de viajes:

Uso excesivo de Excel y correos para coordinar viajes

Si para reservar un vuelo tenéis que abrir tres Excel, enviar cinco correos y llamar dos veces, existen medidas que pueden tomarse para mejorar la situación. Es muy fácil que utilizando una forma muy manual a la hora de gestionar los viajes se pierda información, haya errores y todo se vuelva un caos. Si esto está sucediendo, ha llegado el momento de poner una solución digital para gestionar los viajes de empresa.

Falta de visibilidad en los gastos de viaje

¿Sabéis cuánto habéis gastado en viajes este mes? Solo sirve el número exacto, no una aproximación. Si la respuesta no es clara, nos encontramos delante de una señal clara de falta de control. El momento de cambiar está muy cerca.

Procesos manuales de aprobación

Si las aprobaciones de los viajes se realizan a través de correos, además de ser una forma poco eficiente, hace que el seguimiento sea mucho más difícil. Una solución digital para gestionar los viajes de empresa automatiza estos flujos y permite que todo quede registrado para llevar un buen seguimiento.

Dificultad para cumplir políticas de viajes

Los procesos manuales dificultan el cumplimiento de las políticas de viaje corporativas, en muchos casos, los documentos no están disponibles o no está claro cómo aplicarlos correctamente. Con una opción digital, estos obstáculos desaparecen.  

Pérdida de tiempo por parte de empleados y managers

Cada minuto que un empleado pasa buscando vuelos, comparando hoteles o esperando una aprobación es tiempo que no está dedicando a sus tareas. Sucede lo mismo con los managers que tienen que revisar las solicitudes manualmente, eso si estas no se pierden en los muchos correos que reciben. ¿Solución? Digitalización.

Beneficios de digitalizar la gestión de los viajes corporativos

Digitalizar la gestión de viajes de empresa no es simplemente una mejora operativa, este cambio impacta directamente en los resultados del negocio y hace que todo sea mucho más easy. Te contamos las ventajas más importantes que puede aportar automatizar los viajes de negocios.

Ahorro de tiempo y reducción de costes

Con una herramienta digital, ya no se pierde tiempo buscando vuelos o esperando aprobaciones por correo. Todo el proceso está centralizado en una misma plataforma de gestión de viajes y eso conlleva una mayor agilidad. Además, se eliminan errores y duplicidades.

Automatización de procesos clave

El tiempo que implica realizar reservas, aprobaciones, llevar al día las facturas… Todos estos pasos tan repetitivos se automatizan y el proceso se acelera. Se convierte en algo tan sencillo y rápido que el pensar en organizar un viaje no os dará tanto dolor de cabeza.

Mejor control y seguimiento de los gastos

Cada presupuesto de viaje pasa a estar detallado y centralizado en un mismo lugar. Todo queda registrado, por lo que cualquier duda se puede resolver al momento. Sí, todo es mucho más easy, hasta el control de los gastos.

Toma de decisiones más rápida y con mejor información

Todos los gastos de la empresa pasan a estar en un mismo lugar. Se pueden organizar a través de etiquetas o centros de coste y una herramienta digital permite tener una visión clara de lo que está pasando: qué se gasta, dónde, quién viaja, con qué frecuencia… Esto posibilita ajustar políticas y optimizar cada euro.

Acceso instantáneo

¿Queréis consultar facturas, próximos viajes...? No hay ningún problema, podéis hacerlo desde cualquier lugar y dispositivo. No importa dónde estés o qué equipo quiera acceder. Todos pueden conectarse al sistema en tiempo real, sin necesidad de estar en la oficina ni depender de intermediarios. ¿Cambiar un vuelo? Easy, ya no hay problema.

Cumplimiento automático de políticas

Una vez la política de viajes está integrada en el sistema, se aplica de forma automática. Esta integración permite reducir conflictos y asegura que todos los viajes están dentro de la normativa de la empresa.

Conocer y optimizar el ROI de los viajes de empresa

¿Vale la pena este viaje? ¿Se están consiguiendo los resultados esperados? Una solución digital te permite medir el retorno real de cada desplazamiento, relacionando costes con resultados. Así puedes decidir cuándo viajar y cuándo no, con criterio.

Mayor visibilidad y trazabilidad

Dar el paso a digitalizar la gestión de viajes os permitirá que cada etapa del viaje quede digitalizada: desde la solicitud hasta el gasto final. Cualquier reporte, auditoría, seguimiento de incidencias será pan comido. Todo se puede rastrear fácilmente desde una misma plataforma.

¿Qué pasos dar para digitalizar la gestión de viajes en tu empresa?

Si en tu empresa habéis decidido dar el paso para digitalizar la gestión de viajes ¡estáis de enhorabuena! No hay nada de lo que preocuparse, pasar de una gestión manual a una digital no tiene porque ser complicado ni costoso. Solo hay que organizarse bien. Aquí os dejamos los pasos clave para empezar con buen pie:

Analizar los procesos actuales y detectar ineficiencias

Como dice nuestro CEO, Xavier Zuazola: “Acción sin reflexión es igual a barbarie”. Antes de nada, conviene analizar cómo se están gestionando los viajes en este momento. ¿Dónde se pierde más tiempo? ¿Qué tareas se hacen a mano? ¿Qué errores son los que más se repiten? Al comprender el funcionamiento de todos los procesos, se podrán tomar decisiones mucho más acertadas.

A continuación, encontrareis un paso a paso para hacer que el cambio sea un proceso mucho más sencillo:

Definir necesidades

No todas las empresas viajan de la misma forma, ni tienen las mismas políticas ni prioridades. El primer paso es tener claro y saber exactamente cuáles son las necesidades de la empresa.

· ¿Qué tipos de viajes gestionáis?

· ¿Qué procesos de aprobación hay?

· ¿Qué datos necesitáis para los reportes?

· ¿Qué equipo está implicado en la gestión de viajes de empresa?

Respondiendo estas preguntas entenderéis mucho mejor las necesidades de la empresa y que herramientas de gestión de viajes de empresa os encajan.

Buscar un software profesional de gestión de viajes

Lo ideal para digitalizar la gestión de viajes es encontrar una herramienta especializada (software para la gestión de pymes). De esta manera, os permitirá automatizar, centralizar y tener visibilidad de todo el proceso de gestión del viaje, desde la reserva hasta la factura.

Comparar soluciones y solicitar demos

Una vez tengáis varias soluciones digitales para gestionar los viajes de empresa sobre la mesa, es el momento de hacer Demos y comparar las plataformas. ¿Qué funcionalidades ofrece cada una? ¿Es easy? ¿Cómo es el soporte técnico? Evaluar estas cuestiones os ayudará a elegir la mejor opción para digitalizar la gestión de los viajes de empresa y automatizar los viajes de negocios de forma eficiente.

Si os apetece podéis reservar una Demo con Ween y os presentamos la herramienta sin compromiso ni coste.

Implementar y formar a los equipos

Una vez se disponga de la herramienta, es crucial proceder con la implementación. Involucrar a los equipos adecuados desde el inicio y proporcionar una formación clara y accesible será la estrategia más eficaz para garantizar una transición fluida y sin contratiempos.

¿Cómo puede ayudarte Ween a digitalizar la gestión de los viajes de tu empresa?

Como expertos en viajes de empresa queremos presentarte la plataforma de Ween, un software de gestión de viajes de empresa diseñado para ayudar a las empresas a automatizar procesos de viajes corporativos que, en muchas ocasiones, pueden resultar tediosos y complicados.

¿Qué ventajas tiene la plataforma de Ween?

· Encuentra todo lo que necesitas en un mismo sitio: se pueden gestionar desde aviones, hoteles, trenes y coches, hasta facturación e informes.

· Permite gestiones de viaje individuales o en grupo: La herramienta permite añadir a todos los viajeros de tu empresa como usuarios (1 única vez y ya quedan registrados). De esta manera, es posible realizar la reserva de un vuelo tanto para una persona individual como para un grupo.

· Añade las políticas de viaje: se pueden añadir las políticas de viaje determinadas por la empresa para que no haya sorpresas. Una vez añadidas no habrá inconveniente para cumplirlas.

· Organización de facturación: añade etiquetas y centros de coste para recibir las facturas lo más organizadas posibles.

· Asesoramiento humano: detrás de la aplicación de Ween encontrarás a expertos en viajes que te asesorarán y ayudarán con cualquier problema o duda.

· Ayuda ante cualquier imprevisto: si sucede cualquier problema en el viaje disponemos de un servicio 24/7 para solucionar el inconveniente lo antes posible.

¿Quieres saber más sobre Ween? Pídenos una demo y te lo enseñamos todo paso a paso.

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