Un viaje de empresa conlleva riesgos. Y no, no nos referimos al desayuno continental que sirven en el hotel. Hablamos de otro tipo de riesgos. Riesgos de verdad.
La pérdida de equipaje, los problemas con las reservas o el robo de dinero u objetos de valor pueden amargar, y mucho, un viaje de empresa. Por no hablar de enfermedades o accidentes que puedan ocurrir. Pero eso ya son palabras mayores.
A algunas personas les funciona tocar madera, a otras cruzar los dedos, pero en Ween somos más de contar con una buena estrategia de Travel Risk Management para evitar mayores disgustos y gestionar de una manera eficaz los viajes corporativos.
Así que, si te interesa, quédate y te contamos.
Así de primeras quizás no te suene mucho, pero si te decimos gestión de riesgos de viajes corporativos ya te va sonando más, ¿verdad?
El Travel Risk Management no es otra cosa que una serie de políticas y procedimientos que una empresa lleva a cabo para garantizar la seguridad y el bienestar de su plantilla durante sus viajes de empresa. Fácil.
El Travel Risk Management no solo incluye la planificación de estas políticas, sino también el monitoreo y la respuesta ante cualquier incidencia que pueda ocurrir.
El objetivo del Travel Risk Management es identificar, evaluar y reducir los riesgos relacionados con los viajes de empresa. Hasta ahí todo bien, pero ¿qué tipos de riesgos se pueden dar en un viaje de negocios?
Riesgos de salud: aquí englobaríamos enfermedades, pandemias, exposición a enfermedades endémicas o contagios. Así como el acceso limitado a los servicios médicos o problemas alimentarios y de agua.
Riesgos de seguridad: aquí entrarían crímenes, terrorismo, asaltos, robos, secuestros, inestabilidad política o desastres naturales que condicionen la seguridad de los viajeros.
Implementar una política de Travel Risk Management puede parecer fácil. Pero implementar una política de Travel Risk Management y que funcione, no lo es tanto. El éxito reside en que esté bien estructurada y que prime en todo momento la seguridad de los travelers.
Aquí te dejamos algunos tips que, sí o sí, debería incluir:
Evaluación de riesgos previos: esto consiste en realizar un análisis previo del destino y evaluar las posibles amenazas que pueden alterar el viaje.
Herramientas de monitoreo y asistencia: contar con sistemas para rastrear a los viajeros en tiempo real y recibir información instantánea sobre emergencias en el destino, así como ser capaces de ofrecer servicios de asistencia en cualquier momento.
Plan de emergencia: tener bien definidos los protocolos de evacuación, comunicación y actuación ante cualquier crisis que pueda ocurrir durante el viaje.
Seguros y coberturas médicas: contar con seguros de viajes que cubran emergencias médicas, repatriación y otros incidentes garantizando siempre la seguridad de los travelers.
Política de aprobación y autorización: establecer un proceso claro para aprobar o cancelar viajes en función del riesgo, especificando qué viajes están permitidos y las condiciones bajo las cuales deben cancelarse o posponerse.
Protocolo de reporte de incidentes: los travelers deben saber cómo y a quién informar sobre cualquier incidente de seguridad que se produzca durante el viaje de empresa.
Quienes se encargan de la implementación y monitorización de la política de Travel Risk Management en una empresa depende mucho del tamaño de la misma. Por lo general la política de empresa suele ser redactada por la figura del travel manager.
Pero si esta figura no existe en la empresa, la responsabilidad puede recaer en diferentes áreas, por lo que lo más común es que exista una colaboración entre varios departamentos (RRHH, departamento legal, departamento administrativo, etc.). Aquí puede existir el problema de que la falta de coordinación y responsabilidades por parte de los diferentes departamentos distorsione y diluya la política de riesgo de viajes corporativos, así que cuidadín si este es tu caso.
Estos son algunos de los pasos clave y las mejores prácticas para desarrollar una política de Travel Risk Management efectiva que responda a las necesidades de tu empresa. ¡Toma nota!
Define políticas y protocolos. Establece normas claras sobre aprobaciones, asistencia médica, seguridad personal, protocolos de emergencia y el uso de la tecnología durante el viaje.
Comunica la política de gestión de riesgos. Una vez definida la política, toca difundirla a todos los empleados y equipos involucrados, ofreciendo capacitación y herramientas para garantizar su cumplimiento.
Usa la tecnología e integra la política en el software para monitorear los viajes y automatizar las aprobaciones, reportes y gestionar riesgos.
Capacita y forma a tu equipo en materia de seguridad y protocolos de emergencia.
Lleva a cabo simulaciones y pruebas de los protocolos para garantizar que tu equipo está preparado para emergencias reales. Estás prácticas permiten identificar fallos y reforzar puntos débiles.
Audita regularmente la política para comprobar su eficacia y poder mejorarla según los incidentes reportados, las nuevas amenazas que puedan surgir o los cambios que se puedan producir en el entorno de viajes.
En Ween somos especialistas en la gestión y organización de viajes para pymes. Así que si algo queremos es que tus viajes transcurran con total tranquilidad, por eso contamos con un equipo experto de Ween Advisors a tu disposición siempre que los necesiten y que, además, te asesoran en temas como la elección del destino o medidas de seguridad con el objetivo de minimizar posibles riesgos.
Además, contamos con un sistema de comunicación inmediata en casos de emergencia y accesos a información actualizada sobre riesgos locales y nos aseguramos en todo momento del cumplimiento de las normativas de seguridad, minimizando así los riesgos relacionados con los viajes de negocios.
Y eso es solo el principio...
Así que ya sabes, en esto del business travel... ¡Hazlo easy, hazlo Ween!
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