Organizar un viaje de negocios siempre es un reto. Pero si trabajas en una pyme (una pequeña o mediana empresa), todavía lo es más. ¿Por qué? Pues seguramente porque no cuentas con el tiempo, el personal, ni el presupuesto que las grandes empresas dedican a la organización de viajes.
Pero no te agobies, ser una pequeña o mediana empresa y gestionar viajes de negocios es muy posible. ¡Solo tienes que saber cómo!
Como en Ween, nos hemos especializado en viajes corporativos para pymes, te contamos cómo organizar un viaje de negocios en una pyme y que este sea un éxito. ¡Empecemos!
Empieza planificando. O lo que es lo mismo, anticipando. Una buena planificación evitará contratiempos y gastos innecesarios. Así que este paso es un ‘must’ en la organización del viaje de negocios para tu pyme.
Para planificar, entiende los objetivos del viaje de negocios y las necesidades de cada traveler. Y una vez tengas claro todo esto, elabora un presupuesto detallado que incluya transporte, alojamiento, traslados y comidas. No te olvides de añadir un margen para gastos imprevistos. ¡Siempre hay alguno!
Antes de reservar transporte o alojamiento, tienes que conocer la política de viajes de tu empresa. Y no solo tú, también debes hacérsela llegar a todos los travelers de tu equipo.
Es decir, deberías saber qué gastos están cubiertos y cuáles no, la categoría de hotel o tipo de transporte recomendado, o el presupuesto máximo por alojamiento, trayecto y comida. Además, ten en cuenta que cada traveler puede tener una política diferente. Por ejemplo, es posible que los cargos superiores sigan una política de viajes distinta al resto del equipo, o directamente no tengan ninguna.
Y, finalmente, establece un proceso de aprobación para los viajes. Con este, garantizarás que todas las reservas que haga tu plantilla sean necesarias y estén dentro del presupuesto.
El bienestar de tu plantilla es muy importante. Y es que es tan sencillo como esto: si tu equipo viaja mejor, trabajará mejor. Cuanto más cómodo y menos estresante sea su viaje de trabajo, más descansado y concentrado para trabajar estará.
Así que a la hora de organizar un viaje de negocios, piensa en los travelers de tu empresa y permíteles elegir sus preferencias de viaje: horarios, vuelos directos, ventanilla o pasillo, hoteles, actividades de ocio de su preferencia, aerolínea favorita, etc. ¡Seguro que te lo agradecerán!
También es importante que tengan un teléfono de contacto al que llamar en caso de incidencia: ya sea el tuyo o al de un partner experto. Esto les dará mucha seguridad y confianza.
Optimizar los costes es fundamental en la gestión de viajes de negocios para pequeñas y medianas empresas. Así que, sigue estos consejos y ¡ahorra!
Reserva con antelación. Si buscas el transporte y alojamiento con tiempo, es muy probable que encuentres tarifas más bajas. Y, además, te asegurarás que haya disponibilidad. Y si tienes flexibilidad de fechas (que no siempre es así), elige las mejores tarifas.
Por último, entérate de si tu empresa tiene algún programa de fidelidad con aerolíneas u hoteles. O bien, si cuenta con un software o agencia que tenga acceso a tarifas especiales. Si es así, ¡aprovéchalas!
Como te habrás dado cuenta, la organización de viajes para pymes requiere tiempo y recursos. Así que una buena opción es buscar un partner que te ofrezca soluciones personalizadas: una agencia de viajes de empresa para pymes.
Contar con ello, te ahorrará mucho tiempo, errores de gestión e incluso dinero. Sí, dinero también, porque como te decíamos en el apartado anterior, las agencias suelen tener acceso a tarifas exclusivas con cadenas hoteleras, aerolíneas, o compañías de tren y de alquiler de coches.
Además, otra de las ventajas de contratar una agencia de viajes es la asistencia y resolución de imprevistos durante el viaje: retrasos, cancelaciones, incidencias, etc. Y nos encantaría decirte que no ocurren, pero la verdad es que sí (y a menudo).
Después de cada viaje de negocios, es un buen momento para analizar cómo ha ido y sacar conclusiones para mejorar los siguientes.
Para hacer esta evaluación, pide a los travelers las facturas de todo y envíales formularios para que los completen con información sobre sus experiencias, problemas y opiniones. Luego, utiliza toda esta información para sacar conclusiones: dónde y cuándo se viaja más, top travelers, coste medio por viaje, etc.
Si tienes un software o herramienta de gestión de viajes que te envíe estos informes personalizados automáticamente, no tendrás que hacerlos tú, sino simplemente descargarlos y leerlos. ¡Te ahorrarás mucho tiempo!
Sea cómo sea, no te saltes este paso, es indispensable para que la gestión de los viajes de negocios de tu pyme sea cada vez mejor.
Y un último consejo, pero no menos importante: facilita tu trabajo. Existen herramientas y softwares digitales que simplifican mucho la gestión de viajes en pequeñas y medianas empresas.
Estas plataformas te permiten coordinar todos los aspectos del viaje en un solo lugar: reservas de transporte y alojamiento, facturas y gastos, informes, etc. Es interesante buscar plataformas que tengan su versión en app y que desde el móvil puedas (y los travelers de tu equipo puedan) hacer el seguimiento de itinerarios, reservas y gastos en tiempo real.
Hay distintas, pero es mejor buscar aquellas especializadas en viajes de negocios y en pymes, como Ween.
Si trabajas en una pyme y tienes que organizar viajes de empresa, deberías conocer a Ween. Es una app que facilita la gestión del Business Travel para pymes.
Te permite planificar y gestionar los viajes de negocios desde un solo lugar: reservas de transporte y alojamiento, gastos, facturas, política de viajes, informes, etc.
Puedes añadir la política de viajes de tu empresa específica para cada traveler y automatizar las aprobaciones.
Cada traveler puede elegir y guardar sus preferencias de viaje, y modificarlas cuando quiera.
Tienes acceso a tarifas exclusivas en transporte y alojamiento.
Puedes contactar al equipo de Ween Advisors 24/7 para que te ofrezcan asesoramiento en reservas complejas o resuelvan cualquier incidencia durante los viajes.
Recibirás informes personalizados y facturas unificadas que te ayudarán a optimizar los viajes de negocios.
Te ahorrarás mucho tiempo y recursos en la gestión de los viajes de empresa.
Conoce más sobre Ween y facilita la organización de los viajes de negocios de tu pyme.
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