Las primeras veces implican un reto y gestionar los viajes corporativos en una pyme no es la excepción. El inicio de la gestión integral de viajes de empresa viene de la mano de emails y llamadas, y como os podéis imaginar no es un proceso que se pueda sostener en el tiempo. A medida que el negocio crece, este tipo de dinámicas se quedan cortas. ¿Cómo saber cuándo dar el salto a una plataforma de viajes especializada?

Te contamos qué señales indican que tu pyme está lista para cambiar a una plataforma de gestión de viajes y cómo hacerlo de forma eficiente.

¿Qué es una plataforma de viajes corporativos?

Una plataforma de viajes corporativos es una herramienta digital diseñada para gestionar, automatizar y optimizar todo el proceso relacionado con los desplazamientos de trabajo de una empresa.

Este tipo de plataformas de viajes están pensadas especialmente para empresas que necesitan eficiencia, control de gastos y cumplimiento de políticas internas sin complicaciones.

¿Qué funcionalidades destacan en las plataformas de reserva de viajes?

Estas herramientas ofrecen funciones clave que mejoran la gestión de los viajes corporativos. Aquí te mostramos las más destacadas.

· Centralización de reservas: desde la misma plataforma se pueden reservar vuelos, hoteles y transporte terrestre.

· Políticas de empresa integradas: es posible implementar políticas de viajes de empresa claras, es decir, se pueden especificar presupuestos máximos para hoteles y aviones, clases permitidas en los vuelos, hoteles favoritos… De esta manera, los viajeros y viajeras pueden ver las opciones que están alineadas con la política de viaje de la empresa, consiguiendo reducir gastos innecesarios y mejorando el cumplimiento interno.

· Facturación automática y centralizada: se acabó el perseguir facturas. Las plataformas de reserva de viajes de empresa generan y almacenan toda la facturación, lo que facilita la contabilidad y ahorra tiempo administrativo. También se puede acceder a reportes y estadísticas para tener un control total sobre el gasto en viajes.

¿Por qué las pymes deben considerar una plataforma de viajes?

Gestionar los viajes profesionales de forma manual consume tiempo, y en una pyme, el tiempo es uno de los recursos más valiosos. Digitalizar este proceso no solo simplifica tareas, sino que libera a los equipos de una carga operativa que suele ser insostenible en el día a día. Incorporar una app para gestionar reservas marca una diferencia significativa: agiliza los procesos, reduce errores y permite centrarse en lo realmente importante para el crecimiento del negocio.

Beneficios para las pymes de tener una plataforma de viajes

¿No estáis seguros de dar el paso a una plataforma de viajes? Estas son algunas razones clave por las que una pyme debería considerar implementar una plataforma de gestión de viajes de empresa:

Ahorro de tiempo

Organizar un viaje profesional lleva mucho tiempo: comparar precios, gestionar aprobaciones, recolectar facturas, etc. Una plataforma de viajes automatiza todo ese proceso y permite que el equipo pueda enfocarse en tareas más necesarias.

Mayor control y visibilidad del gasto

Con una app para gestionar reservas no solo se tiene visibilidad de los viajes corporativos. Una herramienta integral permite ver en tiempo real cuánto se gasta, en qué se gasta y quién lo está gastando.

Cumplimiento automático de políticas

Cuando las políticas de viajes están integradas en la herramienta de gestión de viajes, no hace falta recordarle a cada persona lo que puede o no reservar: el sistema muestra lo que está permitido y lo que no.

Experiencia de viaje más easy

El proceso es más sencillo para todos: desde quien reserva hasta quien aprueba, viaja o revisa los gastos. Esto mejora la experiencia general y reduce el estrés asociado con los viajes laborales.

¿Cuándo es el momento adecuado para implementar una plataforma de viajes?

Si en tu empresa ya os estáis planteando dar el salto  a una plataforma de viajes es una buena señal, el cambio ha comenzado. Identificar ciertos retos operativos puede ayudar a confirmar que ha llegado el momento de adoptar una plataforma de reserva de viajes para mejorar la gestión de los viajes corporativos y viajes profesionales. Aquí te dejamos algunas señales claras:

• Aumento del volumen de viajes profesionales: a medida que crece la actividad de la empresa, también lo suelen hacer los desplazamientos. Una plataforma centralizada de viajes permite gestionar un mayor número de reservas sin perder eficiencia ni control.

  
  

• Dificultades en el control de gastos: cuando los costes se disparan o no hay claridad sobre en qué se está gastando, es necesario un cambio de herramienta. Una plataforma de viajes con políticas integradas y reportes automatizados facilita mantener el presupuesto bajo control.
  
  

• Procesos manuales ineficientes: gestionar reservas por email, aprobar viajes de forma informal, y recopilar facturas dispersas no solo es insostenible, sino que también aumenta el riesgo de errores y supone una gran pérdida de tiempo. Una app para gestionar reservas digitaliza estos procesos mejorando la productividad y reduciendo riesgos.

¿Cuál es la mejor plataforma de viajes para tu pyme?

El momento de escoger la plataforma de viajes adecuada para la empresa está aquí. Para elegir aquella que se adapte mejor a las necesidades de tu pyme la clave está en identificar bien vuestras necesidades: el volumen de desplazamientos, el presupuesto disponible, las políticas internas de viaje y el nivel de control que se pretende tener sobre reservas y gastos.

Una vez tengáis claros estos factores os permitirá elegir con mayor eficacia aquella plataforma de viajes que se ajuste mejor a las necesidades particulares de la empresa.

Factores a considerar

A la hora de comparar entre distintas plataformas de viajes o plataformas de reserva de viajes, hay algunas características que vale la pena considerar al comparar opciones:

• Facilidad de uso: una interfaz intuitiva facilita que cualquier miembro del equipo pueda gestionar sus viajes corporativos sin complicaciones y sin necesidad de una formación que requiera mucho tiempo.
  
  

• Acceso a múltiples proveedores: una buena plataforma de reserva de viajes debería permitir comparar precios de trenes, vuelos y hoteles en un solo lugar, optimizando tiempo y presupuesto. 
  
  

• Control de gastos y políticas integradas: es fundamental que la plataforma permita configurar políticas de viaje y establecer flujos de aprobación para evitar desviaciones presupuestarias y reducir gastos en viajes de negocios.
  
  

• Automatización administrativa: cuanto más se reduzcan las tareas manuales como reportes, facturación o conciliación de gastos, mayor será la eficiencia operativa.
  
  

• Soporte y asistencia: contar con ayuda en tiempo real, especialmente en casos de imprevistos durante los viajes profesionales, puede ser un factor decisivo.

No existe la plataforma ideal para todas las pymes, pero sí la que mejor se adapta a las necesidades específicas de tu empresa. Lo recomendable es evaluar varias plataformas de viajes, solicitar demos gratuitas y tener en cuenta tanto el coste como el valor añadido en términos de gestión, control y experiencia de usuario.

Cómo empezar con una plataforma de reserva de viajes para tu pyme

Como expertos en gestión de viajes de empresa, ¿Cuáles son los pasos que os recomendamos para empezar a gestionar los viajes a través de una plataforma? Easy, estos son los pasos clave que os ayudarán a comenzar con buen pie:

1. Definir los objetivos

 Antes de elegir una plataforma de viajes, identifica qué aspectos queréis resolver o mejorar: ¿reducción de costes?, ¿agilizar procesos?, ¿automatizar tareas? ¿tener más visibilidad sobre los desplazamientos? Esto permitirá evaluar cada opción con un enfoque claro y realista.

2. Involucrar a los equipos desde el principio

Escucha a quienes organizan o realizan los viajes profesionales con frecuencia. Su experiencia aportará información valiosa sobre las necesidades reales y ayudará a lograr una mejor adopción de la herramienta por parte de todo el equipo.

3. Solicitud de demos o pruebas gratuitas

Antes de comprometeros, probad la app para gestión de reservas. Aprovechad las versiones demo o los periodos de prueba para explorar funcionalidades, facilidad de uso y nivel de soporte técnico que marcarán la diferencia en el día a día.

4. Establecer políticas y procesos claros

Una vez elegida la herramienta, define cómo se usará: quién puede reservar, qué límites de gasto existen, cómo se aprueban los viajes corporativos, etc. Esto garantiza un uso coherente y eficiente en cada reserva.

5. Medición de resultados con KPIs

Lo ideal es definir indicadores para evaluar el impacto de la plataforma: ahorro en costes, tiempo medio de gestión, cumplimiento de políticas, satisfacción del usuario... Esto permitirá ajustar y optimizar su uso con el tiempo.

Con una plataforma de viajes adecuada, bien implementada y alineada con vuestros objetivos, los resultados no tardan en llegar: procesos más ágiles, menor carga administrativa y un mejor control del gasto en viajes profesionales.

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