¿Cómo reducir gastos en viajes de negocios sin afectar a tu equipo?

Los viajes de negocios son clave para el crecimiento de las empresas, pero sus costes pueden suponer un importante desafío financiero. Sin embargo, a pesar de lo que muchas personas piensan, es posible reducir los gastos de estos viajes sin comprometer su calidad. ¿Cómo se pueden reducir los gastos de viaje en una empresa? Quédate y te contamos.

 

En Ween, que somos especialistas en gestión de viajes de empresa, hemos creado este artículo para contarte algunas estrategias que te ayudarán a reducir costes en el transporte, alojamiento, comidas o actividades, sin tener que renunciar al confort.

 

Empezamos.

 

 

Reduce los costes sin comprometer la experiencia de viaje

 

Reducir los gastos de un viaje de negocios no implica necesariamente tener que reducir la calidad de la experiencia. La clave está en encontrar un equilibrio adecuado entre optimizar los costes y garantizar que los empleados y empleadas sigan disfrutando de una experiencia cómoda y eficiente.

 

Algunas estrategias de ahorro en viajes de empresa sin impacto en la experiencia son…

 

• Uso de Software de gestión de viajes: Herramientas como WEEN pueden centralizar la gestión del viaje de negocio, garantizar el cumplimiento de políticas y encontrar las mejores tarifas disponibles.
  
  
• Alojamiento costo-efectivo: optar por alojamientos que ofrezcan una buena relación calidad-precio sin incurrir en gastos excesivos. Hoteles de gama media o apartamentos corporativos pueden proporcionar comodidad y servicios esenciales a un coste más controlado, evitando tarifas elevadas por lujos innecesarios.
  
  
• Transporte inteligente y ahorro en movilidad: el transporte es uno de los mayores gastos en un viaje de negocios, por lo que elegir opciones eficientes puede generar ahorros significativos. En ciudades bien conectadas, el transporte público es una alternativa económica y funcional. Para viajes en equipo, agrupar a los empleados en un solo medio de transporte, como una furgoneta o un autobús, optimiza costos y reduce gastos individuales en traslados.
  
  
• Dietas y políticas de gastos claras: contar con una política de gastos de viaje de empresa bien definida ayuda a evitar excesos y reembolsos descontrolados, asegurando un uso eficiente del presupuesto. Establecer un límite razonable para comidas y fomentar el consumo en restaurantes locales con buena relación calidad-precio permite reducir costes sin comprometer la experiencia del viajero. Además, negociar tarifas corporativas con ciertos establecimientos puede generar ahorros adicionales en los viajes de negocio.

 

¿Conoces los beneficios de una buena optimización en viajes de negocios? Entre los más destacados, hay estos dos:

 

• Mayor rentabilidad: lo que nos ahorremos en el viaje, se puede reinvertir en otras áreas, mejorando así la rentabilidad de la empresa.
  
  
• Mayor satisfacción del equipo: una optimización bien gestionada asegura que el equipo disfrute del viaje de negocios, lo que contribuye a un ambiente positivo.

3 estrategias inteligentes para reducir costes en viajes de negocios

 

Las principales estrategias para reducir los costes en los viajes de negocios parten de un mismo punto: la planificación. Planificar es la clave que nos ayudará a reducir gastos sin comprometer la calidad del viaje.

 

 

Optimiza la planificación de tus viajes

 

Una buena planificación de un viaje de negocios no solo supone una buena optimización de los costes, también reduce el estrés del equipo de trabajo mejorando su rendimiento. Pero ¿cómo se puede planificar el viaje correctamente?

 

1. Reservas con anticipación

Reservar vuelos y alojamiento con tiempo te puede ayudar a ahorrar significativamente. Las tarifas suelen ser más bajas si se compran con meses de antelación, lo que no solo reduce costes, sino también garantiza su disponibilidad.

 

2. Flexibilidad de fechas

Ser flexible con las fechas del viaje puede suponer una gran diferencia en los costos. Los vuelos y alojamientos pueden variar significativamente de precio dependiendo del día de la semana, la temporada o incluso la hora del día. Si el equipo tiene cierta flexibilidad en sus fechas u horarios, puedes encontrar tarifas más bajas y evitar precios más elevados.

 

3. Planificación centralizada

Aprovéchate de las diferentes apps y plataformas para comparar precios de vuelos, alojamiento y actividades. Además, al negociar precios para grupos o tarifas corporativas puedes obtener descuentos.

Prioriza el bienestar de tu equipo en la selección de proveedores

 

Ahorrar en gastos de viaje de negocios no tiene por qué afectar la comodidad o productividad del equipo. Elegir proveedores que ofrezcan un equilibrio entre calidad y coste garantiza una experiencia satisfactoria sin gastos innecesarios. Aquí te damos algunas recomendaciones clave para optimizar el gasto de tus viajes de negocios sin comprometer el bienestar de los empleados.

 

• Busca alojamientos que ofrezcan comodidad y buen precio. Busca hoteles que ofrezcan una buena combinación de comodidad y precio, ya que existen muchas opciones dentro de la gama media que garantizan una estancia agradable sin gastos excesivos. En algunos casos, los apartamentos o casas de alquiler pueden ser una alternativa rentable para estancias prolongadas o grupos.
  
  
• Opta por vuelos directos o con escalas breves para evitar trayectos largos y agotadores, asegurando que el equipo llegue descansado y no tenga que perder tiempo en esperas.
  
  
• Asegura que el transporte sea cómodo y seguro, como traslados privados o transporte público eficiente, sin recurrir a opciones caras que no aportan beneficios extra.
  
  

 

Usa tecnología y automatizaciones para controlar los gastos sin afectar a tus empleados o empleadas

 

La tecnología y sus avances van a ser tu gran aliado a la hora de reducir gastos en viajes de negocios sin afectar la experiencia del equipo. Implementar herramientas digitales y automatizaciones permite un mejor control del presupuesto y una gestión más eficiente de los gastos. ¿Qué tecnologías debes tener en cuenta? Te explicamos algunas:

 

 

Software de gestión de viajes

 

Plataformas como Ween permiten gestionar reservas, políticas y control de gastos del viaje en un solo lugar, garantizando transparencia y haciéndolo todo más easy a los viajeros y viajeras.

 

 

Sistemas de reembolso automáticos

Existen sistemas automáticos de reembolsos que reducen el papeleo, aceleran el proceso de pago y mejoran el control financiero.

 

 

Monitorización de gastos en tiempo real

 

La monitorización en tiempo real permite controlar los gastos durante el viaje de negocios, asegurando que se mantengan dentro del presupuesto y evitando desviaciones imprevistas. ¡Es muy útil!

Aplica políticas de viaje flexibles y eficientes

 

Una buena política de viajes de empresa ayuda a reducir costes del viaje de negocios sin afectar la comodidad del equipo. Es importante establecer reglas claras que optimicen el gasto sin ser demasiado rígidas, permitiendo a los empleados tomar decisiones eficientes sin complicaciones. Esto garantiza un equilibrio entre control financiero y una experiencia de viaje satisfactoria.

Reglas claras sin ser restrictivas

 

• Establece límites de gasto según el destino y el tipo de viaje. Asegúrate que esos límites sean razonables y estén adaptados a la realidad del destino.
• Ofrece opciones de alojamiento y transporte que prioricen el bienestar de tus business travelers, sin exceder el presupuesto del viaje de negocios.
• Instaura reglas claras para comidas y asignaciones de viaje para evitar malentendidos y mantener el control de los gastos en un viaje de negocios.

 

Incentivos para el cumplimiento de políticas de ahorro

 

• Ofrecer bonificaciones o beneficios, (como upgrades o mejores opciones en viajes futuros), a quienes optimicen sus gastos sin afectar su rendimiento es una buena idea para garantizar el cumplimiento de las políticas de ahorro.

 

 

Monitorea y revisa el presupuesto constantemente

Para optimizar los gastos en viajes corporativos, es clave monitorear y ajustar el presupuesto de manera constante.

 

¿Cómo?

 

• Informes detallados: es muy importante generar informes de gastos para identificar patrones y áreas de mejora.
  
  
• Revisión de acuerdos con proveedores: revisa de manera regular los acuerdos con proveedores para negociar mejores tarifas o beneficios, sin comprometer la calidad del servicio.
  
  
• Encuestas al equipo: es vital recoger feedback del equipo post-viaje para identificar posibles mejoras en alojamiento, transporte y opciones de viaje.
  
  
• Análisis comparativo y proyección de presupuestos: una buena idea es comparar viajes pasados para poder ajustar presupuestos futuros y prever costos más precisos.

 

 

Ween, la solución para reducir gastos sin afectar la comodidad de tu equipo

 

Ween es tu mejor aliado para gestionar tus viajes de empresa, reduciendo sus costes pero garantizando siempre la mejor experiencia para business travelers. Y es que la app inteligente de Ween te permite…

 

• Gestionar tu viaje de empresa de la manera más cómoda y eficiente ofreciéndote la opción de establecer una política de gastos personalizada.
• Automatizar las reservas de vuelos y hoteles lo que te permitirá llevar un control más detallado de los gastos.
  
  
• Acceder a tarifas reducidas en transporte y alojamiento, gracias a nuestras alianzas con múltiples aerolíneas, compañías de tren y empresas hoteleras, sin necesidad de comprometer la calidad.
  
  
• … ¡Y mucho más!

 

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