Si en tu empresa hay viajeros frecuentes, seguro que tú eres quien se encarga de que todo salga bien.

Sabemos que eres quien reserva vuelos y hoteles, quien resuelve imprevistos a última hora y quien se asegura de que cada empleado llegue a su destino con todo en orden (sí, incluso con la maleta bien hecha). También entendemos que, detrás de cada viaje, hay una gestión invisible: cambios, retrasos, ajustes de presupuesto y la eterna recopilación de facturas.

Por ese motivo, una buena gestión interna de viajes de empresa no es un lujo: es una necesidad. ¿De qué estamos hablando? Del tiempo que ahorras a la hora de reservar vuelos, trenes y hoteles, de la flexibilidad en las reservas, del acompañamiento experto al que puedas llamar si tienes cualquier problema, mucha más eficacia y, sobre todo, de reducir el estrés para ti y para quienes viajan.

Y como en Ween queremos ponértelo easy, hemos reunido los mejores trucos y soluciones para que gestionar los viajes frecuentes en tu empresa sea más fácil, ágil y eficaz.

¿Quiénes son los viajeros frecuentes en tu empresa?

El grupo de personas que nunca ves en la oficina y cuando vienen llevan una maleta en mano, esos son los viajeros más frecuentes. Dentro de las empresas siempre destacan algunos perfiles que suelen ser los más viajeros, son los siguientes:

• Ejecutivos y directivos: suelen viajar para cerrar negocios, asistir a reuniones o representar a la empresa en eventos clave.
  
  

• Equipos de ventas y desarrollo de negocio: si los ves tienes suerte, ya que, siempre suelen estar moviéndose de un lado a otro para visitar clientes, abrir nuevos mercados y fortalecer relaciones comerciales.
  
  

• Consultores y técnicos especializados: son los encargados de resolver todos los problemas que puedan suceder en distintas sedes, además de implementar proyectos o capacitar a equipos.
  
  

• Personal de operaciones y logística: las fábricas y los centros de distribución son sus destinos favoritos, también viajan a ver a proveedores para garantizar que todo esté bien.

Principales retos de los viajeros frecuentes y cómo impactan en el trabajo

Viajar constantemente tiene su lado bueno y su lado complicado. Como todo en la vida, ser viajero frecuente no es solo aventura y diversión, también hay desafíos que pueden poner a prueba hasta el más experto en aeropuertos.  Ahí van algunos de los retos a los que tienen que hacer frente aquellos que viven entre maletas:

Organización del viaje

Empecemos por el principio, todo viaje empieza por organizarlo. Las reservas de vuelos, hoteles y transportes pueden volverse una tarea tediosa. Y una vez está todo reservado, siempre pueden suceder imprevistos como cancelaciones de último minuto, retrasos inesperados o modificaciones de agenda.

Para evitar más dolores de cabeza de los necesarios, contar con una herramienta de gestión de viajes de empresa es clave.

Falta de visibilidad sobre los gastos

Gestionar un viaje de negocios puede parecer sencillo al principio, pero rápidamente se complica. El vuelo, el hotel, las comidas, los traslados… todo suma, y es fácil perder de vista los gastos que acompañan a un viajero frecuente, que no son pocos. Reunir toda esa información en un solo lugar y de forma ordenada puede parecer una odisea, pero te aseguramos que es posible.

Cansancio, jet lag, estrés

Aunque los empleados de tu empresa estén acostumbrados a viajar,, el cansancio acumulado siempre pasa factura. El agotamiento y el estrés son efectos secundarios frecuentes en los viajes de trabajo y pueden convertirse en uno de los mayores retos para los viajeros y viajeras, ya que, pueden llegar a afectar a la productividad y el bienestar. Como responsable de organizar estos desplazamientos, es clave que identifiques estos riesgos y pongas en marcha soluciones que ayuden a cuidar tanto la productividad como el bienestar del equipo.

Coordinación con el equipo en la oficina

Uno de los principales retos para los viajeros frecuentes de tu empresa es mantenerse alineados con su equipo mientras están fuera. La comunicación puede verse afectada por las diferencias horarias, la falta de acceso a la información o por no tener una respuesta inmediata. Como responsable de sus viajes, anticipar estos obstáculos y gestionarlos bien puede marcar la diferencia entre un viaje productivo y uno frustrante.

Acceso a soporte o ayuda en imprevistos

Hablemos de todo aquello que no podemos controlar aunque hayas tenido en cuenta hasta el más mínimo detalle. A veces se cancela un vuelo, otras veces hay problemas con la reserva del hotel… Los imprevistos están a la orden del día.  Por eso es muy importante contar con un sistema de soporte 24/7, una persona que esté ahí disponible para ayudarte cuando las cosas se complican.

¿Qué quieren los viajeros frecuentes de hoy en día?

Estamos en un momento en el cual ya no solo se trata de ir del punto A al punto B, sino que el reto de los viajeros frecuentes es tener una experiencia eficiente y personalizada a sus necesidades. Están acostumbrados a sacar provecho de su tiempo y mantener un equilibrio entre su vida profesional y personal, ya que, siempre están en movimiento.

Hablemos de cuáles son las necesidades principales de los viajeros frecuentes de la empresa, aquellos que nunca están sentados en la silla de la oficina.

Las principales necesidades del viajero frecuente en una empresa

Entender las necesidades de aquellos que no paran de viajar por temas de trabajo es vital para ofrecerles los servicios que necesitan. Porque la gestión de los viajes puede ser tediosa y poder hacer una gestión integral de los viajes de empresa desde una misma plataforma puede ayudar y mucho.

¿Qué necesidades debe cubrir una plataforma de viajes de empresa para ayudar a esos viajeros y viajeras? Sigue leyendo.

Necesidades logísticas

Sin duda son las necesidades más evidentes, pero no por ello las menos importantes. Un gran reto al que se enfrentan los viajeros frecuentes es que todos los aspectos prácticos del viaje funcionen a la perfección:

• Reservas eficientes y flexibles: si hay un cambio de último minuto deben de poder adaptar los vuelos, hoteles, trenes o cualquier reserva. Incluso poder realizarla en el último momento porque el viaje no estaba previsto.
  
  

• Plataforma integral: una app que centralice todos los elementos del viaje en un solo lugar hace que cualquier viaje sea más easy y asegura que todas las necesidades logísticas queden cubiertas.  

Necesidades emocionales

El estrés y la fatiga pueden pasar factura a aquellos que viajan constantemente. Por ese motivo el bienestar emocional debe de ser una prioridad. Porque sí, se viaja, pero hay que atender reuniones y encuentros en los que se necesita mucha energía. ¿De qué forma podríamos cubrirlas?

• Soporte 24/7: saber que ante cualquier imprevisto el viajero o viajera cuenta con alguien que puede resolverlo de forma rápida y eficaz, hace que la preocupación disminuya.
  
  

• Autonomía: que tus viajeros y viajeras frecuentes puedan sus propios itinerarios de forma autónoma reduce la carga operativa y agiliza la resolución de imprevistos. No hay esperas ni dependencias: cada uno gestiona su viaje en el momento en que lo necesita.

Necesidades profesionales

Gestionar los viajes de los viajeros y viajeras frecuentes de la empresa implica mucho más que coordinar trayectos y hacer reservas. Cada viaje de negocios trae consigo reuniones clave, objetivos que alcanzar y tareas por cumplir. Por eso, al momento de elegir el alojamiento y los medios de transporte para tus viajeros, te recomendamos tener en cuenta lo siguiente:

• Estar siempre conectados: asegúrate de que los viajeros cuenten con buen Wi-Fi tanto en el transporte como en el  alojamiento. También es clave prever cargadores disponibles y espacios de trabajo cómodos.
  
  

• Facilita la gestión de gastos: optimizar los costes del viaje sin comprometer la comodidad del equipo es una de tus prioridades. No se quiere comprometer el presupuesto, pero tampoco sacrificar la comodidad. Utiliza herramientas que te permitan centralizar y automatizar la gestión de gastos para ahorrar tiempo y evitar errores.
  
  

• Acceso a la información de forma rápida y sencilla: todo es más fácil para los viajeros y viajeras frecuentes si el acceso a itinerarios, cambios de horario, alertas de viajes y políticas internas se pueden consultar de forma ágil y desde una única plataforma.

Soluciones prácticas para gestionar los viajes de negocios de forma eficiente

Previamente ya hemos hablado de cómo el tiempo es oro y todavía se vuelve más importante cuando se es un viajero frecuente. Por eso, contar con una herramienta que simplifique la gestión y que además puedan usar también los viajeros frecuentes de la empresa es una gran ventaja.

¿Por qué recomendamos este tipo de plataformas de gestión de viajes de negocios? Ahí van nuestras razones:

• Automatización: si te decimos que en pocos minutos tanto tú como los viajeros podréis  realizar esas tareas tan repetitivas como reservar vuelos, hoteles o transportes reduciendo errores y ahorrando tiempo. ¿No quieres correr a utilizar una plataforma así?
  
  

• Visibilidad de costes: tendrás el control total del presupuesto, con todos los gastos centralizados en un solo lugar. ¿Dudas sobre un itinerario o un coste específico? Entra en la plataforma y lo tendrás todo a la vista.
  
  

• Acompañamiento personalizado: tener a alguien al otro lado a tan solo un clic o una llamada, tanto para ti como para los viajeros, marca la diferencia. Por eso, es muy importante que la plataforma que utilices te acompañe en cada paso del proceso,  de inicio a fin.

Cómo WEEN responde a las necesidades de los viajeros frecuentes de tu empresa

Si en Ween sabemos de algo es de viajeros frecuentes y de sus necesidades. Por ese motivo, hemos desarrollado un software de gestión de viajes para pymes:  una aplicación pensada para acompañar a todos aquellos que se mueven constantemente por trabajo.

¿Qué encontrarás en nuestra plataforma?

• Facilidad a la hora de reservar aviones, hoteles o trenes y lo podrás hacer en pocos minutos.
  
  

• Tanto tú como tus viajeros tendréis el soporte de un equipo especializado en viajes para todo aquello que necesitéis. Desde dudas, hasta gestionar un viaje complicado. Solo tienes que hacer una llamada o enviar un email. Nuestros Ween Advisors están para ponerte las cosas muy easy.
  
  

• Elige cómo quieres recibir tus informes. Los puedes personalizar, ya sea por centro de coste, servicio, destino… Tú eliges.
  
  

• Olvídate de la gestión de tus facturas, Ween se encarga de ello. Ahora solo tienes que pensar qué harás con el tiempo que te ahorras.
  
  

• Puedes aplicar tus políticas de viaje corporativos de forma fácil y efectiva.

¿Quieres saber más sobre Ween? Pídenos una demo y te lo enseñamos todo paso a paso.

Síguenos en LinkedIn, Instagram y suscríbete a nuestra newsletter para recibir nuestros últimos artículos.