¿Cansados de organizar viajes de negocios y sentir que no hay control? No sois los únicos. Los errores en la gestión de viajes corporativos son más frecuentes de lo que parece y pueden traducirse en costes innecesarios, pérdida de productividad del equipo y una experiencia de viaje poco satisfactoria.

En Ween, queremos ayudaros a organizar vuestros viajes de empresa y como expertos en gestión de viajes para empresas, sabemos que los pequeños errores en la planificación y ejecución de los viajes pueden convertirse en grandes problemas si no se corrigen a tiempo. Pero la buena noticia es que, con las herramientas y procesos  adecuados, es posible transformar estos errores en oportunidades de mejora.

Queremos compartir con vosotros los errores más comunes en la gestión de viajes de empresa ¡y claro! También cómo evitarlos. ¿Empezamos?

Falta de una política de viajes clara

Uno de los errores más frecuentes en la gestión de viajes corporativos es la ausencia de una política de viajes bien definida. Cuando no existen directrices claras, los empleados no saben con certeza qué, cómo o cuándo pueden reservar, lo que genera confusión, gastos innecesarios y pérdida de control. Contar con una política de viajes de empresa clara no solo aporta orden y coherencia, sino que también permite organizar los recursos y mejorar la experiencia de viaje para todos.

¿Cómo evitarlo?

· Establecer una política de viajes detallada, con reglas claras: desde los tipos de transporte autorizados, presupuestos máximos por destino, requisitos para alojamientos, procesos de aprobación y cancelación de viajes, etc.

· Comunicar la política de viajes de forma clara y accesible a todos los empleados.

No usar una herramienta de gestión especializada

¿Al hablar de la gestión de viajes de empresa te viene a la mente cómo en la tuya lo hacéis por correo electrónico, hojas de Excel o múltiples llamadas? Si es así, probablemente ahí esté el origen de muchos problemas. No contar con una herramienta de gestión de viajes especializada puede provocar descoordinación, errores frecuentes, reservas duplicadas y una considerable pérdida de tiempo. Además, sin contar con la dificultad que genera a la hora de controlar los gastos, la recopilación de datos y la toma de decisiones estratégicas basadas en información real y actualizada.

¿Cómo evitarlo?

¡Easy! Centralizando la gestión de viajes en una herramienta especializada (como Ween) que permita:

· Gestionar reservas

· Gestiona aprobaciones

· Gestionar gastos

· Donde obtengas informes de rendimiento desde un único lugar.

Mala planificación y reservas de última hora

La falta de planificación es uno de los errores más comunes en la gestión de viajes de empresa y una de las principales causas de sobrecostes. Dejar las gestiones para el último momento suele traducirse en un gasto mayor, ya que los precios de billetes de avión, hoteles, trenes o alquileres de coches tienden a ser mucho más altos cuando se reservan con poca antelación. Además la disponibilidad es más limitada. ¿Tu hotel favorito? Puede que ya no esté disponible si lo intentas reservar a último momento. Sin olvidar el estrés que todo esto genera.

Este es un clásico error en la gestión de viajes por trabajo. Ir con el tiempo justo impide optimizar rutas, aprovechar tarifas corporativas o coordinar de forma adecuada las agendas.

¿Cómo evitarlo?

· Planificando con antelación todos los desplazamientos.

· Definir plazos mínimos para solicitar y aprobar viajes.

· Usad herramientas que permitan automatizar alertas y gestionar reservas de forma ordenada.

No considerar las necesidades del viajero

En el momento en que se empieza a gestionar un viaje de negocios,  solemos centrarnos en la eficiencia y el ahorro. Sin embargo, hay un aspecto que no se puede pasar por alto: el bienestar del viajero y viajeras de negocio. Es muy importante cuidar las necesidades reales de los viajeros —como horarios adecuados, comodidad en el alojamiento o facilidad en el transporte—, si se dejan de lado puede derivar en fatiga, insatisfacción y un menor rendimiento profesional.

Este es uno de los errores en la gestión de viajes de negocios que más impacto tiene en la productividad del equipo. Aquí entra en juego el concepto de duty of care, o deber de diligencia, que hace referencia a la responsabilidad de la empresa para cuidar la seguridad y el bienestar de su equipo mientras está de viaje. ¿Lo conocías? Tenemos un post donde profundizamos en cómo aplicar el  duty of care en viajes de negocios de forma efectiva.

¿Cómo evitarlo?

Diseñando políticas de viaje que equilibren el control de costes y la comodidad del viajero:

· Ofrecer flexibilidad en las opciones de transporte y alojamiento

· Permitir upgrades razonables en trayectos largos o estancias prolongadas.

· Priorizar la seguridad en cada desplazamiento.

· Asegurar soporte 24/7 para cualquier incidencia.

Falta de visibilidad sobre los gastos de viaje

Sin control en tiempo real, la gestión de los gastos suele provocar más de un dolor de cabeza. Si el proceso es muy manual, es difícil detectar desviaciones, puede ocasionar errores en la gestión de los viajes y es muy complicado analizar el ROI (retorno de la inversión), identificar áreas de mejora o tomar decisiones basadas en datos reales. Además, sin una política de gastos de viaje de empresa clara tener un control sobre la visibilidad es muy complejo. Esto afecta directamente al control financiero y no permite anticiparse a desviaciones presupuestarias ni justificar la inversión de cada viaje.

¿Cómo evitarlo?

Implementando plataformas de gestión que permitan:

· Seguimiento a tiempo real.

· Registro de gastos automatizado.

· Reportes visuales de los desplazamientos

No aprovechar los datos para mejorar la gestión

Todo viaje trae consigo información muy valiosa: frecuencia de los desplazamientos, cuáles son los destinos habituales, gastos por equipo, tipo de transporte más utilizado… Sin embargo, a veces quedan un poco olvidados y no se analizan, lo que significa perder oportunidades clave para mejorar, optimizar y ahorrar. Este es uno de los errores más silenciosos en la gestión de viajes corporativos. La información clara y estructurada permite tomar decisiones con cabeza y justificar cualquier gasto relacionado con los viajes.

¿Cómo evitarlo?

· Utilizando herramientas que generen reportes y dashboards en tiempo real para detectar patrones de gasto, frecuencia de destinos y evaluar proveedores.

No contar con soporte ante imprevistos

¿Vuelos cancelados? ¿Reservas con errores? En el mundo de los viajes de negocios los imprevistos están a la orden del día. Cancelaciones de vuelos, cambios de última hora, problemas con reservas y todas esas historias que tenéis por contar. Si el soporte no es eficaz, viajar se puede volver una experiencia agotadora.

La falta de asistencia ante urgencias puede convertirse en un gran problema y genera estrés, pérdida de tiempo y gastos extra, sin hablar de que el que viaja queda desprotegido ante situaciones que necesitan respuesta rápida y experta.

¿Cómo evitarlo?

· Contar con un servicio de atención especializado en viajes de empresa, que os respalde ante cualquier imprevisto, en cualquier momento.

¿Cómo puede ayudarte Ween a evitar estos errores en la gestión de viajes de empresa?

Si hay algo que se nos da bien en Ween, es gestionar viajes de negocios y ayudarte en cualquier imprevisto que podáis tener. Porque sí, con nuestra plataforma toda gestión relacionada con los viajes de negocios se vuelve easy. En Ween combinamos tecnología y asesoría especializada para ayudarte a evitar todos estos errores:

¿Qué es lo que encontrarás en nuestra plataforma?

• Automatización de reservas y control de gastos.

  
  

• Asesoría personalizada con nuestros Ween Advisors.

  
  

• Visibilidad total de los desplazamientos,  control del presupuesto y cumplimiento de políticas.

  
  

• Es una herramienta intuitiva pensada para empresas que quieren optimizar sus viajes corporativos sin complicaciones.

¿Quieres saber más sobre Ween? Pídenos una demo y descubre cómo llevar la gestió de negocios al siguiente nivel. Te lo enseñamos todo paso a paso.

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