Los viajes de negocios son muy importantes para muchas empresas, pero también pueden traer sorpresas o imprevistos que lo complican todo. Desde un vuelo retrasado hasta un problema de salud, cualquier contratiempo puede alterar los planes. Pero… ¿Quién se hace responsable cuando las cosas no salen como esperábamos durante un viaje de negocios?
Aquí entra el concepto de “deber de diligencia” (duty of care), que define el nivel de responsabilidad de la empresa para cuidar de su equipo mientras está de viaje. En Ween, que somos expertos en gestión de viajes de negocios, vamos a contarte más sobre el deber de diligencia y las responsabilidades de la empresa y de los business travelers durante un viaje corporativo.
Allá vamos.
El deber de diligencia en los viajes de negocios (duty of care en inglés) es la responsabilidad que tiene la empresa de tomar medidas para garantizar la seguridad, el bienestar y la eficacia de los empleados y empleadas durante el viaje de negocios. Esto incluye: proporcionar información relevante para el viaje, asegurar condiciones adecuadas de transporte y alojamiento, y cumplir con las normativas de seguridad y salud.
Vemos cuáles son las diferencias entre uno y otro:
A modo resumen, la empresa debe proporcionar un entorno seguro de trabajo, mientras que los trabajadores tienen la responsabilidad de actuar de forma segura.
La empresa tiene varias responsabilidades relativas al deber de diligencia empresarial (duty of care), que buscan garantizar la seguridad y el bienestar de la plantilla durante el viaje de empresa. Estas responsabilidades incluyen el cumplimiento de diferentes normas y obligaciones legales.
Para garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes en materia de seguridad y bienestar laboral durante los viajes de negocios, las empresas deben adoptar medidas que minimicen riesgos y protejan a su equipo en cada desplazamiento. A continuación, se detallan los principales aspectos que deben considerarse para cumplir con estas obligaciones legales dentro del marco del duty of care.
Para garantizar la seguridad del equipo en los viajes de negocios, las empresas tienen el deber de diligencia de anticiparse a posibles riesgos y tomar medidas preventivas. Estas son algunas claves para cuidar al equipo en los desplazamientos de empresa:
En determinadas circunstancias, la empresa puede ser considerada responsable si no ha cumplido con su deber de diligencia (duty of care) al no tomar las medidas necesarias para garantizar la seguridad y el bienestar de sus empleados durante un viaje de negocios. Esto incluye desde la prevención de riesgos hasta la asistencia en caso de incidentes inesperados. Veamos algunos ejemplos en los que la empresa podría ser responsable ante imprevistos:
No solo es la empresa la que tiene la obligación de duty of care y garantizar la seguridad de sus trabajadores durante un viaje de negocios, sino que también son los propios viajeros y viajeras quienes deben cumplir con ciertas responsabilidades en este aspecto.
El trabajador o trabajadora debe cumplir en todo momento con las normas de seguridad y regulaciones locales existentes, seguir con los procedimientos establecidos por la empresa y actuar de manera responsable para proteger su seguridad y la del resto del equipo durante el viaje de negocios, en línea con el deber de diligencia (duty of care) de la empresa.
El viajero de negocios debe utilizar correctamente las herramientas, dispositivos y protocolos que la empresa le proporciones para garantizar su seguridad y conseguir que el viaje de negocios sea eficiente. Además, debe seguir las instrucciones o recomendaciones que la empresa le proporcione en lo que se refiere a transporte, alojamiento o cualquier tema relacionado con el viaje.
La responsabilidad puede recaer en el viajero de negocios si este no sigue las instrucciones de seguridad proporcionadas por la empresa, no cumple los protocolos establecidos o actúa de forma negligente poniendo en peligro su integridad o la del equipo.
Desde problemas de salud hasta contratiempos logísticos o riesgos asociados al destino, es fundamental que las empresas cuenten con estrategias para gestionar estos incidentes de manera efectiva. Estos son algunos de los casos más comunes y las medidas que pueden tomarse para minimizar su impacto:
Problemas de salud o accidentes
Los problemas de salud son uno de los incidentes más comunes que se producen durante un viaje de empresa. Estos pueden incluir enfermedades inesperadas, lesiones que se producen durante actividades relacionadas con el trabajo o accidentes. Las empresas deben contar con seguros de salud y protocolos de emergencia para garantizar la atención médica inmediata.
Cancelaciones y retrasos de vuelos
Los retrasos o cancelaciones de vuelos son comunes en los viajes de negocios y pueden alterar los planes. Las empresas deben contar con protocolos para reprogramar vuelos, ofrecer alojamiento temporal y compensar a los business travelers.
Riesgos en destinos de alta peligrosidad
También pueden presentar riesgos aquellos destinos que vivan una situación de inestabilidad política o social, violencia y/o desastres naturales. Las empresas deben evaluar los riesgos antes de aprobar el viaje y establecer protocolos de seguridad y seguros de viajes con coberturas.
Aquí van algunos consejos para garantizar el deber de diligencia (duty of care) durante un viaje de negocios.
Las empresas deben establecer una política de viajes corporativa segura que cubra normas sobre seguridad, salud y bienestar. Esto también incluye la selección de destinos seguros, protocolos de emergencia y procedimientos para actuar antes riesgos o accidentes.
La tecnología es una herramienta clave para la gestión y monitorización del viaje de empresa. Aplicaciones como Ween permiten monitorizar los itinerarios y actuar ante posibles imprevistos que pueden ocurrir durante el viaje de negocio.
Trabajar y colaborar con expertos en gestión de viajes ayuda a garantizar el duty of care. Estos especialistas te permitirán evaluar los riesgos y ajustar itinerarios, te darán soporte continuo durante el viaje y te permitirán desarrollar protocolos de emergencia.
En Ween queremos hacer más easy la gestión de los viajes corporativos, optimizando los procesos y garantizando en todo momento la seguridad de los business travelers.
Fácil…
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