Los viajes de negocios pueden ser un pozo sin fondo. Que si el minibar del hotel llamándote a gritos en la madrugada, hojas de gastos con cafés a precio de caviar Beluga o ese “taxi urgente a la reunión” que se acaba convirtiendo en un freetour por la ciudad.
Contar con una política de gastos de viajes de empresas es vital para evitar sobresaltos y garantizar un uso responsable del presupuesto. Además, asegura transparencia, nos hace más eficientes y evita abusos o malentendidos que puedan surgir.
En Ween somos expertos en gestionar y organizar viajes corporativos para pymes, por eso queremos darte algunos truquitos para crear tu propia política de gastos de viaje y evitar cualquier sorpresa.
¡Ahí vamos!
Pues bien, una política de gastos de viajes de empresa no es más que un documento donde aparecen las normas que establecen cómo deben gestionarse los gastos relacionados con los viajes de trabajo. Sería algo así como un manual de instrucciones de los gastos de viajes de una empresa.
Su objetivo principal es conseguir que los viajes corporativos sean más rentables, haciendo que los empleados tengan claro qué gastos están permitidos, cuáles son los límites y cómo se deben realizar los pagos y reembolsos. Además, la política de gastos de viaje debe integrarse dentro de una política de viajes corporativos más amplia.
Pues de todos aquellos gastos que se generan en un viaje de trabajo y que están directamente relacionados con el trabajo en sí: alojamientos, comidas y cenas o transportes. El imán que pone “Sevilla” para el frigorífico no entra dentro de estos gastos, por si te lo preguntabas.
Supongamos que tu empresa aún no cuenta con una política de gastos de viaje, si es así, lo primero que debes hacer es preguntarte: ¿qué tiene que incluir esa política de gastos?
Pues bien, vayamos al turrón:
Un presupuesto y límites de gastos.
Contar con límites a la hora de realizar un viaje corporativo minimiza, considerablemente, el riesgo de que los gastos del viaje crezcan desmesuradamente. Saber por ejemplo qué límite tenemos para realizar una reserva de vuelo, tren o hotel o cuál es el máximo diario que nos podemos gastar en comidas, nos permitirá llevar una gestión más eficaz de los gastos.
Este apartado debería definir los límites de gasto diario o por categoría (transporte, alojamiento, comidas). Otra opción es indicar si existe un presupuesto global por viaje y cómo debemos ajustarnos a él.
Tipos de gastos permitidos
Tenemos que especificar muy bien qué gastos son reembolsables y cuáles no. Este es un punto muy importante ya que debe quedar claro qué gastos no están permitidos para no dar lugar a futuros malentendidos. Entretenimiento personal, compras personales, minibar o eventos que no estén relacionados con el trabajo suelen quedar fuera de estas políticas de gastos.
Proceso de aprobación
Debemos explicar con claridad cómo se deben efectuar y aprobar los gastos antes de realizar el viaje. Quién los tiene que aprobar y qué autorizaciones son necesarias.
Además, también deberíamos explicar cómo debería pagar el trabajador o el equipo los gastos. ¿Con tarjeta de empresa? ¿Con tarjeta personal? ¿En efectivo?
Documentación requerida
Tenemos que fijar qué documentos necesita presentar el empleado en caso de reembolso. Facturas originales, recibos, tickets de compra... También es necesario determinar si es necesario presentar un informe u hoja de gastos y qué plazos existen.
Política de gastos de viajes y representación
Otro de los aspectos importantes es indicar cómo se gestionan los gastos relacionados con la atención a clientes o socios (pueden ser comidas, eventos, etc.).
Debemos especificar qué límites, quién puede incurrir en estos gastos y cómo deben documentarse.
Los reembolsos
Para evitar malentendidos debemos determinar en qué plazos se reembolsará el dinero una vez tramitada y aprobada toda la documentación, y determinar de qué modo se reembolsará esos gastos.
La clave de que una política de gastos de viajes de empresa sea un éxito reside en que todos los empleados la conozcan, la entiendan y la cumplan.
Algunos tips claves que te ayudarán:
Asegurar que la política de gastos de empresa cubra los aspectos más relevantes.
Garantizar que sea clara, realista y entendible por todos aquellos que la van a necesitar.
Comunicar la política correctamente a través de correos, capacitaciones, reuniones o formaciones.
Proporcionar guías o resúmenes fáciles de consultar.
Ayudarte de herramientas digitales que faciliten los procesos. Usar un software de gestión de gastos te puede ayudar a simplificar el proceso de reembolso.
Tener en cuenta que un viaje no tiene por qué ser igual a otro, por lo tanto, hay que ser flexible.
Realizar auditorías para garantizar el cumplimiento y ajustar la política si fuese necesario.
Una de las claves para que la política de gastos de viaje de empresa funcione es actualizarla frecuentemente y adaptarla al contexto socioeconómico del momento.
Realizar un monitoreo del cumplimiento, revisar los informes de gastos y recoger las opiniones de los empleados que viajen regularmente, nos ayudará a crear una política de gastos de viaje corporativos más eficiente. Además, debemos considerar siempre factores externos, como la inflación o los cambios de tarifas en transportes o alojamientos que puedan suponer una actualización en los límites de los gastos.
En Ween queremos ponerte las cosas easy, pero easy de verdad. Por eso nuestra app inteligente te permite gestionar tu viaje de empresa de la manera más cómoda y eficiente, pudiendo establecer políticas de gastos de viajes personalizadas en todos los servicios que gestiona la plataforma, como reservas de vuelos, reservas de hoteles... de esta manera tendrás un control más exhaustivo de gastos, optimizando todos los recursos.
Además, con Ween, podrás gestionar todas las variables de tu viaje de negocios, automatizar aprobaciones y modificar o actualizar cualquier política de gastos de viajes en menos de un minuto.
¡Ah! Y también podrás pedir asesoramiento a nuestros Ween Advisors para que te ayuden a crear y configurar políticas de viaje efectivas después de analizar el volumen y las necesidades de tu empresa. Muy easy (y útil) todo, la verdad.
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