Dietas y kilometraje en viajes de trabajo: reglas básicas para empresas

En la gestión de viajes corporativos, uno de los puntos que más dudas genera es cómo gestionar correctamente las dietas y kilometraje en viajes de trabajo. Si no existe una política clara y uniforme sobre estos pagos, puede derivar en errores fiscales y descontrol de gastos. Contar con un sistema que centralice la información y establezca una política de dietas y kilometraje en la empresa es fundamental para garantizar eficiencia y cumplimiento.

Para empresas interesadas en optimizar este aspecto, herramientas para la gestión integral de viajes de empresa ofrecen recursos prácticos y fáciles de implementar. Pero, vamos al lío. En esta guía vas a aprender:

• Qué son las dietas en viajes de trabajo y el kilometraje laboral

• Cuánto se paga por kilometraje en España

• Cuándo las dietas están exentas de IRPF

• Cómo calcular el kilometraje en viajes de trabajo

• Cómo establecer una política eficiente y evitar errores

¿Qué son las dietas y el kilometraje en viajes de trabajo?

Las dietas y kilometraje en viajes de trabajo son compensaciones económicas que la empresa paga al empleado para cubrir los gastos derivados de un desplazamiento laboral.

Estas compensaciones permiten que el trabajador no asuma costes personales durante un viaje profesional.

En concreto:

• Las dietas en viajes de trabajo cubren manutención y alojamiento

• El kilometraje en viajes de trabajo compensa el uso del vehículo propio

Ambos conceptos forman parte de la gestión de gastos y viajes corporativos y tienen un tratamiento fiscal específico.

Qué son las dietas en viajes de trabajo

Las dietas por viajes de trabajo en España son cantidades asignadas por la empresa a los empleados para cubrir gastos de manutención durante un desplazamiento laboral. Incluyen comidas, cafés y, en ocasiones, pequeños gastos relacionados con la estancia fuera del lugar habitual de trabajo. No deben confundirse con los gastos reembolsables, que requieren facturas o tickets como justificación.

A diferencia de otros gastos, las dietas pueden no requerir justificante individual, siempre que se respeten los límites establecidos por la Agencia Tributaria.

Las dietas no son lo mismo que los gastos reembolsables, ya que no siempre requieren factura.

Qué es el kilometraje en viajes de trabajo

El kilometraje en viajes de trabajo es la compensación económica que la empresa abona al empleado por el uso de su vehículo propio durante viajes laborales. Se calcula generalmente por kilómetro recorrido, siguiendo la normativa fiscal vigente, y su objetivo es cubrir gastos de combustible, mantenimiento y depreciación del vehículo.

Diferencia entre dieta y gasto reembolsable

La dieta es un dinero fijo que se da al empleado para cubrir comidas y pequeños gastos durante un viaje. No importa exactamente cuánto gaste, es una cantidad establecida.

El gasto reembolsable, en cambio, se refiere a devolver el dinero que el empleado ya gastó, siempre que haya un justificante, como un ticket o factura.

Saber la diferencia es importante para cumplir con la normativa fiscal y evitar problemas con Hacienda, porque cada tipo de pago se trata de manera distinta.

¿Cuánto se paga por kilometraje en España?

El kilometraje se paga siguiendo las reglas de la Agencia Tributaria. En 2026, se puede pagar hasta unos 0,26 € por kilómetro sin que se tribute. Si la empresa paga más que eso, el exceso se considera parte del salario y se grava como tal.

No es obligatorio diferenciar el pago según el tipo de vehículo, pero muchas empresas lo hacen para tener más control sobre los costes y ser más transparentes con los empleados.

¿Las dietas están exentas de IRPF?

Sí, el kilometraje está exento de IRPF, siempre que se cumplan estas condiciones: 

• El desplazamiento esté justificado como laboral

• Se registre la distancia recorrida

• No se supere el límite establecido (0,26 €/km)

Si se supera ese importe, el exceso se considera retribución salarial.

Cuando un empleado viaja por trabajo, la empresa puede pagarle dietas para cubrir sus gastos sin que se considere salario, siempre que se cumplan los límites de la Agencia Tributaria.

Es importante distinguir entre los dos tipos principales:

• Manutención: cubre comidas y gastos diarios durante el viaje, como desayuno, almuerzo y cena.

• Alojamiento: cubre la noche en hotel u otro lugar donde el empleado pasa la noche por motivos de trabajo.

Para que estas dietas estén exentas de IRPF, el viaje debe estar justificado (por ejemplo, asistir a una reunión fuera de la ciudad habitual) y los importes no deben superar los límites legales.

Si no se respetan estas reglas, la empresa puede tener que pagar impuestos sobre cantidades que podrían haber sido exentas, y además puede generar confusión o dudas entre los empleados sobre qué gastos están cubiertos.

Cómo calcular el kilometraje en viajes de trabajo

Para calcular correctamente el kilometraje es recomendable seguir estos pasos:

1. Establecer un cálculo por km: definir un importe estándar por tipo de vehículo o distancia.

2. Usar la distancia real: registrar los kilómetros efectivos recorridos durante el desplazamiento.

3. Aplicar herramientas de cálculo: desde hojas de cálculo hasta apps especializadas que integren mapas y rutas.

4. Definir una política interna: indicar claramente cómo se documenta y aprueba cada desplazamiento.

Ejemplo práctico:
Imagina que Marta realiza un viaje desde Madrid a Valencia (350 km). Su empresa establece un precio por kilometraje de 0,26 €/km (límite exento en 2026).

Por este viaje, Marta podría recibir:
350 km × 0,26 €/km = 91 € exentos de IRPF.

Si la empresa decide pagar más, por ejemplo 0,30 €/km, el exceso de 0,04 €/km se consideraría rendimiento del trabajo y tributaría en nómina.

Cómo establecer una política de dietas y kilometraje en tu empresa

Tener una política clara de dietas y kilometraje implica establecer reglas transparentes que protejan a la empresa y faciliten la vida a los empleados. Una buena política ayuda a que todos sepan de antemano qué se puede cobrar, cómo justificar los gastos y quién aprueba los desplazamientos, evitando confusiones y errores.

Entre los elementos clave que debe incluir en tu política de dietas y kilometraje se encuentran:

• Importes por kilómetro y máximos de dietas, respetando los límites legales.

• Reglas de justificación, como tickets, facturas y detalle de rutas.

• Procedimiento de aprobación, dejando claro quién valida cada desplazamiento.

• Sistema de registro y control, centralizando la información para evitar duplicidades y errores.

Definir estos puntos de manera explícita no solo protege a la empresa frente a inspecciones, sino que también genera confianza y transparencia entre los empleados, asegurando que todos perciban un trato justo y coherente.

Errores frecuentes en el pago de dietas y kilometraje

Al gestionar dietas y kilometraje, incluso pequeños descuidos pueden generar problemas legales, fiscales y de organización. Entre los errores más habituales se encuentran:

• No establecer límites claros, lo que provoca pagos inconsistentes y posibles conflictos internos.

• Pagar por encima del límite exento sin control, exponiendo a la empresa a tributar sobre importes que podrían haber sido exentos.

• No exigir justificación documental, como tickets o facturas, lo que dificulta el seguimiento y la auditoría de gastos.

• No diferenciar dieta de gasto reembolsable, mezclando conceptos que se tratan de manera distinta ante Hacienda.

• Gestión manual dispersa en hojas de cálculo, aumentando el riesgo de errores, duplicidades y pérdida de información.

Tener reglas claras y un sistema organizado evita estas situaciones y asegura un manejo transparente y seguro de los viajes de trabajo.

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Preguntas frecuentes

Cuando se trata de dietas y kilometraje, surgen muchas dudas comunes en las empresas. A continuación, respondemos las preguntas más frecuentes para que tengas claro cómo gestionar los viajes de trabajo de forma correcta y sin riesgos.

¿Cuánto se paga por kilometraje en España en 2025?

El importe exento de IRPF es de aproximadamente 0,19 €/km. Si la empresa paga más, el exceso tributa como rendimiento del trabajo.

¿El kilometraje está exento de IRPF?

Sí, el kilometraje está exento de IRPF, siempre que no supere el límite fiscal y el desplazamiento esté justificado como viaje de trabajo.

¿Las dietas están exentas de IRPF?

Las dietas pueden estar exentas de IRPF si cumplen los requisitos legales y no superan los límites establecidos, tanto para manutención como alojamiento.

¿Cuál es la diferencia entre dieta y gasto reembolsable?

La diferencia entre dieta y gasto reembolsable es que la dieta cubre de forma fija los gastos de manutención. En cambio, el gasto reembolsable devuelve el importe exacto de un gasto documentado mediante factura o ticket.

¿Cómo debe una empresa gestionar las dietas y el kilometraje?

Una empresa debe de gestionar las dietas y kilometraje utilizando una política clara, estableciendo límites, exigiendo justificaciones y usando un sistema centralizado para registro y control.

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