¿Cómo saber si realmente los viajes de negocios están generando el retorno esperado? Easy: la respuesta está en controlar los KPIs clave. Medir la rentabilidad de cada viaje corporativo no solo ayuda a optimizar recursos y el presupuesto del viaje, sino que también permite alinear las estrategias de viaje con los objetivos globales de la empresa.

Para evaluar si los viajes de empresa son rentables o no, la medición de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) es esencial. Estas métricas proporcionan datos concretos que ayudarán a tu empresa a tomar las decisiones informadas. Así que manos a la obra, en este artículo aprenderás a cómo identificar y aplicar los KPIs más eficaces para evaluar si los viajes de negocios salen rentables o no.

 Empezamos.

¿Qué son los KPIs y por qué son esenciales en los viajes de negocios?

Aunque los KPIs forman parte habitual del vocabulario empresarial, queremos recordar qué significan. En español, hablamos de Indicadores Clave de Rendimiento (Key Performance Indicators, en inglés). Entonces los KPIs son métricas que permiten medir el desempeño de una actividad concreta en función de los objetivos marcados. 

En el contexto de la gestión de viajes de empresa, estos indicadores clave de rendimiento permiten evaluar si las inversiones realizadas en los viajes de negocio, tales como el transporte, alojamiento y tiempo del equipo están generando valor para la empresa.

Su aplicación va mucho más allá de saber cuánto se ha gastado en un vuelo o en un hotel. Controlar los KPIs en la gestión de viajes de negocios permite:

- Controlar y optimizar los gastos: los KPIs hacen posible la identificación de excesos o ineficiencias para así ajustar el presupuesto.

- Medir la eficiencia operativa: los KPIs permiten mejorar procesos internos, reduciendo demoras y mejorando la experiencia del viajero.

KPI de rentabilidad: el punto de partida para optimizar tus viajes

¿Por dónde empezar para conseguir optimizar los viajes de tu empresa? Como expertos en gestión de viajes corporativos, en Ween recomendamos comenzar por el KPI de rentabilidad, es un indicador clave que mide de forma directa qué tan eficientemente una empresa o acción específica está generando beneficios frente al gasto realizado

¿Por qué es fundamental este KPI? Te damos 5 razones por las que el KPI de rentabilidad es clave para conseguir que tu negocio sea rentable:

1. Ayuda a ver si los recursos destinados a viajes se están aprovechando correctamente.

2. Te ayudará a detectar qué acciones/procesos no son rentables y si hay necesidad de ajustarlos o dejar de hacerlos.

   
   

3. Permite comparar entre proyectos, departamentos o periodos de tiempo.

   
   

4. Alinea los objetivos financieros con las acciones del día a día.

   
   

5. Mide el verdadero retorno de los viajes de negocios. Es un reflejo del éxito de la empresa, sin rentabilidad no hay sostenibilidad a largo plazo.

Existen varias formas de medir los gastos de los viajes y su rentabilidad, A continuación, te mostramos los KPIs esenciales para medir la rentabilidad de los viajes de negocio de tu empresa:

Coste por viaje

¿Para qué sirve?

El KPI de coste por viaje representa el gasto promedio que la empresa realiza por cada desplazamiento, incluyendo todos los gastos asociados (dietas, alojamiento, transporte, eventos, seguros de viaje…)

¿Cómo se calcula?

Coste por viaje = Gasto total en viajes corporativos / Número total de viajes

Beneficios

Los beneficios del KPI de rentabilidad Coste por Viaje son:

· Visibilidad sobre gastos recurrentes o extraordinarios. Permite detectar excesos o desviaciones en tiempo real.

· Mejora la toma de decisiones estratégicas  (¿es mejor viajar o tener una reunión virtual?).

ROI por visita comercial

¿Para qué sirve?

El ROI por visita comercial permite analizar si las inversiones realizadas en viajes —como transporte, alojamiento, dietas y tiempo del personal— generan beneficios tangibles para la empresa.

¿Cómo se calcula?

ROI = (Beneficio neto generado por la visita – Coste total del viaje) / Coste total del viaje

Beneficios

Las ventajas de calcular el retorno de la inversión (ROI) por visita comercial son:

· Justifica las visitas frente a dirección financiera. Permite saber con datos concretos si una visita comercial genera más valor de lo que ha costado.

· Facilita la priorización de visitas que aporten mayor valor.

· Brinda la oportunidad de detectar qué visitas no son rentables.

Relación entre coste y oportunidades generadas

¿Para qué sirve?

Este KPI de rentabilidad permite entender cuántas oportunidades comerciales se generan por cada euro invertido en viajes.

¿Cómo se calcula?

Relación coste/oportunidades = Coste total de los viajes / Número de oportunidades generadas

Beneficios

Los beneficios del KPI de relación entre el coste y oportunidades generadas son:

· Conocer si el equipo está generando suficientes oportunidades en relación con lo que se gasta en visitas,

· Este KPI muestra en qué regiones o segmentos se obtienen más oportunidades por menos inversión.

Viajes inteligentes: usa el KPI de rentabilidad para decidir con criterio

¿Seguís teniendo dudas de por qué usar el KPI de rentabilidad? Te lo explicamos de forma muy sencilla, con este indicador clave de rendimiento se entiende qué valor real aporta cada desplazamiento.

Establecer este indicador como núcleo estratégico permite tomar decisiones más inteligentes y alineadas con los objetivos de negocio. Os ayudará a tomar decisiones sobre:

· Reducir viajes innecesarios: si una visita no genera retorno, puede sustituirse por una reunión online.

· Permite priorizar visitas de alto impacto: los esfuerzos se pueden enfocar donde realmente importa.

· Renegociar condiciones con proveedores: con los datos concretos de coste y beneficios, es más fácil ajustar políticas de gastos de viaje de la empresa o buscar mejores acuerdos.

· Justificar la inversión ante dirección y finanzas: se puede demostrar que una visita con ROI alto no es un gasto, si no una inversión estratégica.

KPIs relacionados con los gastos: cómo medir y controlar los costes de viaje

Llevar las facturas al día es fundamental, pero no es lo único importante cuando se trata de medir y controlar los gastos de viaje. Para una gestión eficiente, es clave definir los KPIs adecuados: aquellos que realmente aporten visibilidad, permitan un mejor control y faciliten la toma de decisiones acertadas.

Aquí tienes algunos de los KPIs relacionados con los gastos del viaje de la empresa más importantes:

Gasto medio por viajero

¿Para qué sirve?

El gasto medio por viajero ayuda a detectar variaciones entre departamentos, equipos o destinos.

¿Cómo se calcula?

Gasto total / Número de empleados que han viajado

Beneficios

· Permite analizar el gasto promedio por persona y detectar excesos.

Cumplimiento de presupuesto por departamento

¿Para qué sirve?

Este KPI permite  tener una visión del presupuesto gastado por cada área y mantener un control financiero de qué gasta cada una de ellas en viajes.

¿Cómo se calcula?

(Gasto real del departamento / Presupuesto asignado) x 100

Este KPI muestra cómo cada departamento se ajusta a su presupuesto de viajes. Si el resultado supera el 100%, significa que lo ha sobrepasado, si está por debajo el gasto ha sido más eficiente.

Beneficios

El KPI de cumplimento de presupuesto por departamento tiene los siguientes beneficios:

· Visibilidad clara sobre el control presupuestario de cada área. Ayuda a evitar desviaciones que afectan al presupuesto general de la empresa.

· Permite redefinir presupuestos de forma más realista.

Anticipación media de reserva

¿Para qué sirve?

El KPI de anticipación media de reserva mide con cuánta antelación se realizan las reservas.

¿Cómo se calcula?

Anticipación media = (Fecha de salida - Fecha de reserva) / Número total de reservas

Beneficios

· Favorece el ahorro: reservar con antelación reduce costes.

Coste total por viaje

¿Para qué sirve?

Tener control de este KPI ayuda a entender cuánto se gasta en cada viaje.

¿Cómo se calcula?

Coste total por viaje = Suma de todos los gastos relacionados con el viaje

Beneficios

· Compara viajes similares para identificar gastos innecesarios.

· Detectar excesos y desviaciones.

· Toma de decisiones basadas en datos concretos.

· Sirve de base para ajustar la política de gastos.

Tiempo medio de aprobación de viajes

¿Para qué sirve?

Este KPI es clave para evaluar la eficiencia de los procesos internos relacionados con la gestión de los viajes. Mide cuántas horas y días transcurren desde que un empleado solicita un viaje hasta que este es aprobado.

¿Cómo se calcula?

Tiempo medio de aprobación = (Fecha de aprobación - Fecha de solicitud) / Número de solicitudes

Beneficios

El calcular el tiempo medio de aprobación de viajes de negocios permite a la empresa:

· Optimiza la planificación.

· Identifica si hay retrasos innecesarios en el proceso de validación de viajes.

· Favorece la toma de decisiones rápidas y la automatización del proceso (herramientas como Ween permiten aprobar solicitudes automáticamente).

KPIs relacionados con la política de viajes de empresa

Los KPIs vinculados a la política de viajes son esenciales para evaluar su rentabilidad. Medir el cumplimiento y la eficacia de la política es crucial para asegurar el control, la consistencia y la eficiencia en cada euro gastado.

Una buena política de viajes es sinónimo de ahorro de tiempo y de dinero, es una estrategia que hay que tener en cuenta para reducir los gastos de viaje de empresa.

Porcentaje de reservas fuera de política de viajes

¿Para qué sirve?

El cálculo del porcentaje de reservas fuera de la política de viajes nos indica cuál es el porcentaje de reservas que se hacen sin respetar la política de viajes de la empresa.

¿Cómo se calcula?

(Número de reservas fuera de política / Total de reservas) × 100

Beneficios

El cálculo del porcentaje de reservas fuera de la política de viajes permite a la empresa:

· Detectar desviaciones que generan sobrecostes.

· Permite ajustar la formación o comunicación sobre la política para que sea clara.

· Facilitar tomar medidas correctivas.

Si te interesa saber más, en Ween establecer las políticas de viaje es muy easy. Desde la plataforma puedes definir las reglas y criterios específicos que cada equipo debe seguir, dependiendo si es un vuelo o un hotel. ¡Personalízalo como mejor convenga a tu empresa!

Porcentaje de reservas realizadas a través de canales autorizados

¿Para qué sirve?

Este KPI relacionado con la política de viajes asegura que los empleados siguen los procesos establecidos y que la empresa mantiene el control sobre los costes, condiciones y datos de los viajes.

¿Cómo se calcula?

(Número de reservas hechas en canales autorizados / Total de reservas) × 100

Beneficios

El cálculo del porcentaje de reservas realizadas a través de canales autorizados permite a la empresa:

· Centralización de las reservas, todas ellas se realizan desde la misma plataforma.

· Refuerza el control de la gestión.

· Facilita la generación de informes, todo desde un mismo sitio.

¿Imagina poder gestionar todas tus reservas desde una misma plataforma? Con Ween es posible. Puedes reservar vuelos, hoteles y trenes en un solo clic ¡ahorrando tiempo!

Porcentaje de excepciones aprobadas

¿Para qué sirve?

El porcentaje de excepciones aprobadas permite medir cuántas solicitudes que no cumplían con la política de viajes han sido aceptadas.

¿Cómo se calcula?

(Número de excepciones aprobadas / Total de solicitudes de excepción) × 100

Beneficios

Para la empresa, calcular el porcentaje de excepciones aprobadas permite:

· Detectar áreas donde la política es poco realista o mal comunicada.

· Permite controlar el impacto financiero que tienen estas excepciones.

· Se pueden identificar patrones (si hay un departamento o tipos de viajes que generan muchas excepciones).

· Mejora la coherencia en el cumplimiento normativo.

Índice de aprobación automática vs. Manual

¿Para qué sirve?

El índice de aprobación automática vs manual es un indicador clave de rendimiento. Compara cuántas solicitudes se aprueban sin intervención humana frente a las que requieren revisión.

¿Cómo se calcula?  

(Número de aprobaciones automáticas / Total de aprobaciones) × 100

Es posible complementarlo con el inverso:

(Número de aprobaciones manuales / Total de aprobaciones) × 100

Beneficios

Para la empresa, calcular el KPI de índice de aprobación de viajes vs manual tiene una serie de ventajas:

· Detecta procesos que se pueden automatizar.

· Ahorra tiempo y mejora la experiencia del usuario.

· Mayor coherencia con las políticas de viajes establecidas.

Si las aprobaciones manuales os quitan demasiado tiempo, tenemos buenas noticias. Con Ween, es posible configurar flujos de aprobación automáticos que validan automáticamente las solicitudes que cumplen con los criterios establecidos por la empresa. En el caso de que lo prefiráis os pueden llegar solicitudes de cada reserva para tener un mejor control.

KPIs de sostenibilidad en los viajes de negocios: medir el impacto medioambiental

Medir el impacto medioambiental de los viajes de negocios es esencial para cualquier empresa que aspire a operar de forma responsable y sostenible. Los viajes de trabajo, aunque necesarios para el desarrollo comercial y la conexión entre equipos, suponen una fuente significativa de emisiones de CO₂ y otros impactos negativos sobre el medio ambiente. Incorporar KPIs específicos permite cuantificar estos efectos, facilitar la toma de decisiones estratégicas orientadas a la sostenibilidad y fomentar una cultura corporativa más consciente.

Huella ecológica generada por los desplazamientos corporativos

¿Para qué sirve?

El impacto que tienen los viajes importa, este KPI de sostenibilidad permite evaluar  el impacto medioambiental global de los viajes de negocios realizados por la empresa.Esta métrica es clave para tomar decisiones informadas que contribuyan a reducir el impacto ambiental de la organización y avanzar hacia objetivos de sostenibilidad más ambiciosos.

¿Cómo se calcula?

Huella ecológica = Total de emisiones generadas / Número total de viajes

Beneficios

· Refuerza la reputación corporativa como empresa comprometida con el medio ambiente.

· Atrae talento con conciencia ecológica, alienado con valores sostenibles y responsables· Mejora el posicionamiento ante clientes, inversores y socios que valoran la sostenibilidad como un factor clave en la toma de decisiones

Emisiones de CO₂ por viajero o por viaje

¿Para qué sirve?

Este KPI de sostenibilidad os ayudará a cuantificar la huella de carbono generada por persona o por trayecto.

¿Cómo se calcula?

Emisiones (kg CO2) = (Distancia del viaje (km) x Factor de emisión del medio de transporte (Kg CO2/km)) / número de viajeros

Emisiones de CO₂ = Distancia del vuelo × Factor de emisión del tipo de vuelo ÷ Número de pasajeros

Beneficios

· Permite tomar decisiones para minimizar emisiones.

· Visibiliza la huella individual.

· Conciencia a ser más sostenibles en la empresa.

· Ayuda a cumplir regulaciones ambientales y reportes de sostenibilidad.

% de viajes realizados en medios sostenibles

¿Para qué sirve?

El porcentaje de viajes s

ostenibles refleja el grado en que una organización, ciudad o grupo de personas está adoptando hábitos de transporte respetuosos con el medio ambiente.

¿Cómo se calcula?

% de viajes sostenibles = (Número de viajes en medios sostenibles / Número total de viajes) × 100

Beneficios

· Fomenta el uso de alternativas más limpias y eficientes como el uso de trenes, vuelos directos, coches compartidos, etc.

· Contribuye a la reducción de emisiones.

Número de viajes evitados gracias a reuniones virtuales

¿Para qué sirve?

Permite evaluar la eficiencia de las políticas de teletrabajo, estimar la reducción de emisiones de CO₂ y calcular ahorros en tiempo y costos de transporte.

¿Cómo se calcula?

Número de viajes evitados = Número de reuniones virtuales que habrían requerido desplazamiento físico

Beneficios

· Ahorro de costes.

· Reducción directa de emisiones.

· Mejora de la productividad.

· Fomento de la cultura digital.

Cómo implementar tus KPIs: herramientas y buenas prácticas

Una vez que tengáis claros los indicadores clave para medir el rendimiento, es esencial encontrar la forma más eficiente de controlar los KPIs. Seguro que habéis pensado en usar Excel, pero también se os ha pasado por la cabeza lo manual que puede ser hacer el seguimiento de todos esos datos.

Otra alternativa son los dashboards personalizados,pero su implementación puede resultar costosa. 

Como expertos en viajes, queremos recomendarte una solución más sencilla: una plataforma de gestión de viajes donde podrás acceder a toda la información que necesitas para optimizar tus viajes, y lo mejor, ¡reservarlos de manera easy y rápida! Las plataformas de gestión de viajes como Ween centralizan todos los datos, automatizan reportes y ayudan a tomar decisiones más inteligentes, rápidas y sostenibles.

¿Quieres medir y optimizar la rentabilidad de tus viajes de negocios de verdad?

Si has llegado hasta aquí, ya sabes que controlar los KPIs de viajes de negocios es esencial para evaluar el retorno de cada desplazamiento, optimizar recursos y alinear tus viajes con los objetivos estratégicos de tu empresa.  

En Ween te ayudamos a transformar por completo tu forma de gestionar viajes corporativos:

· La plataforma de Ween centraliza todos los datos clave para analizar la rentabilidad de los viajes de empresa:  cuántos viajes han realizado tus empleados, cuánto han gastado, si se han cumplido las políticas de viaje, el tiempo medio de aprobación de viajes y mucho más.

· En Ween nos gusta hacer las cosas bien y estamos comprometidos con un Business Travel más sostenible. Tenemos un compromiso con el mundo y eso nos ha llevado a ser miembros de Green & Human y tenemos el sello Biosphere de turismo sostenible.

· Además podrás gestionar reservas de vuelos, hoteles y trenes de forma sencilla, ahorrando tiempo, dinero y evitando errores.

· … ¡Y mucho más!

 ¿Quieres convertir los datos en decisiones y mejorar el rendimiento de tus viajes corporativos? Con Ween, medir y actuar es fácil. Pídenos una demo y te lo enseñamos todo paso a paso.

Síguenos en Linkedin, Instagram y suscríbete a nuestra newsletter para recibir nuestros últimos artículos.