Cómo organizar un viaje de empresa al extranjero: pasos, consejos y checklist

Un enchufe que no es compatible con tu cargador, una conexión de vuelos que te deja tirado en un aeropuerto de vete-tú-a-saber-dónde, o un recepcionista de hotel que no encuentra tu reserva porque tu apellido contiene la -ñ… Gestionar un viaje de negocios internacional puede ser un auténtico reto.

 

En Ween que nos dedicamos a hacer easy la gestión de los viajes de empresa, queremos contarte cómo planificar un viaje de empresa al extranjero: objetivos, herramientas esenciales, consejos prácticos y… hasta una checklist completa para que no se te pase nada.

 

Allá vamos.

 

 

Primero, define los objetivos de tu viaje de negocios al extranjero

 

Saber cuál es el objetivo del viaje internacional te ayudará a no perderte por el camino y enfocarte en lo que realmente importa. Para ello, pregúntate lo siguiente:

 

 

¿Cuál es el propósito principal del viaje de empresa?

 

Si sabes responder a esta pregunta ya tienes gran parte del trabajo hecho. Los propósitos de un viaje de negocios al extranjero pueden ser muy variados: fortalecer las relaciones comerciales, explorar nuevas oportunidades de mercado, negociar acuerdos, firmar contratos… O incluso más de uno. 

 

Tómate un momento y responde a esta pregunta. Es importante tenerlo claro para tomar decisiones antes, durante y después del viaje.

 

 

¿Qué resultados se esperan obtener?

 

Esta es otra de las preguntas que deberías responder antes de comenzar el viaje.

 

Tener claro qué resultados quieres conseguir, te permitirá enfocar los esfuerzos y recursos de una manera más estratégica. Además, tener las expectativas bien claras te ayudará a medir el éxito del viaje una vez que este finalice.

3 pasos indispensables antes de organizar un viaje de negocios al extranjero

 

A la hora de organizar un viaje de negocios internacional es crucial, repetimos crucial, considerar varios aspectos.

 

 

Hacer una investigación previa del país extranjero

 

No es lo mismo gestionar y realizar un viaje de negocios a Corea del Sur que, por ejemplo, a México. Es esencial comprender las particularidades culturales de cada país, así como las propias regulaciones y las condiciones del mercado.

 

Tener en cuenta el idioma, la cultura empresarial, la moneda o hasta saber qué tipo de enchufe nos encontraremos al llegar, nos puede ayudar mucho.

 

Aquí va un listado de cosas que seguramente te vengan bien saber antes de viajar por negocios a un país extranjero:

 

• Costumbres y códigos: infórmate sobre la puntualidad, vestimenta y comportamiento en reuniones.
  
  
• Idioma: aprende frases clave o asegúrate de hablar inglés.
  
  
• Moneda y cambio: conoce la moneda local y las tasas de cambio.
  
  
• Seguridad y salud: revisa recomendaciones de seguridad y si necesitas vacunas.
  
  
• Regulaciones de viaje: verifica si necesitas visa o permisos especiales.
  
  
• Conexión a internet: asegúrate de tener acceso a Wi-Fi o una SIM local.
  
  
• Transporte: investiga el transporte local y opciones de movilidad.
  
  
• Horario de trabajo y festivos: conoce los horarios laborales y días festivos.

 

 

Reunir la documentación necesaria

 

Antes de viajar  al extranjero, asegúrate de llevar contigo y tener a punto todos los documentos que necesitarás en el viaje: desde el pasaporte, el visado en caso de que fuese necesario, invitaciones a ferias y congresos o cualquier documento que requiera la reunión.

 

Un tip útil: una vez que hayas comprobado que toda la documentación está OK, vuélvela a comprobar de nuevo.

 

 

Contratar un seguro de viajes corporativo

 

Otro punto muy importante es contar con un seguro que garantice la seguridad y la protección de los y las travelers ante posibles imprevistos como enfermedades, accidentes o pérdidas de equipaje. De esta manera, te aseguras de que cualquier problema que pueda ocurrir no altere la productividad del viaje y no dispare los costes.

Más consejos y herramientas útiles para un viaje de empresa internacional

 

Por suerte, organizar un viaje de negocios al extranjero ha cambiado mucho (y para mejor) en los últimos años. La revolución digital ha supuesto una ventana de facilidades para las empresas, agilizando la gestión, organización y planificación de los viajes corporativos.

 

 

Plataformas de reserva y gestión de viajes corporativos

 

Herramientas de gestión de viajes de empresas como Ween te permiten automatizar reservas, gestionar itinerarios, facilitar la coordinación y controlar los gastos.  Además, podrás reservar vuelos y alojamientos al extranjero con antelación, accediendo a uno de los catálogos más grandes del sector.

 

 

Políticas de viajes de la empresa

 

Hay que tener siempre presente las políticas de viajes de empresa. Estas políticas guían aspectos como la selección de transporte, alojamiento o gestión de gastos, garantizando el cumplimiento de normativas internas y evitando sorpresas finales.

 

 

Conocer el presupuesto detallado del viaje de negocios

 

Tener un conocimiento exhaustivo del presupuesto es vital para gestionar los recursos de manera eficiente y evitar gastos imprevistos. Un presupuesto bien definido te ayuda a planificar adecuadamente los diferentes gastos, asegurando que estos siempre se mantengan dentro de los límites establecidos.

 

 

Protocolos para reuniones y negociaciones exitosas 

 

La vestimenta, tener o no contacto visual, la manera de saludar... Está bien que antes de tener una reunión de negocios en el extranjero, realices una investigación sobre qué costumbres o hábitos son los más correctos en cada país.

 

 

Checklists y plantillas útiles

 

Utilizar checklists o plantillas es útil para no olvidar documentos y tener un control sobre todo lo que se necesita para un viaje de negocios al extranjero. Algunos puntos importantes que deberán incluir estas checklist son: documentación legal, seguro de viajes, contactos importantes… Pero, si no sabes por dónde empezar, a continuación te hemos creado una para que puedas utilizarla de modelo. 

Checklist: todo lo que necesitas para organizar un viaje de negocios internacional

Aquí tienes un listado que te vendrá muy bien antes de cualquier viaje de negocios al extranjero.

 

1. Documentación

• Pasaporte válido (o DNI, si viajas a un país de la Unión Europea o Espacio Schengen)

• Visa (si es necesaria)

• Seguro de viaje corporativo

• Confirmaciones de vuelos y hotel

 

2. Transporte

• Billetes de tren o avión

• Reserva de transporte (alquiler de coche, taxis, traslados)

• SIM local o plan de datos internacionales

 

3. Alojamiento

• Confirmación de hotel

• Verificación de servicios (Wi-Fi, desayuno, etc.)

 

4. Agenda y Reuniones

• Confirmación de reuniones y eventos

• Documentos y presentaciones necesarias

• Tarjetas de presentación

 

5. Presupuesto

• Establecer presupuesto de viaje

• Métodos de pago (tarjetas, efectivo…)

• Guardar recibos para reembolsos

 

6. Cultura Local

• Investigar costumbres y códigos de vestimenta

• Frases clave en el idioma local

 

7. Tecnología

• Aplicaciones necesarias (traducción, mapas, gestión viajes…)

• Documentos importantes en versión digital

 

8. Salud y Seguridad

• Seguro médico internacional

• Medicamentos

• Información de emergencias locales

 

9. Equipaje

• Ropa profesional y cómoda

• Adaptadores de enchufes

 

10. Otros

• Verificar cambio de divisas

• Consultar horarios laborales y festivos locales

 

 

Reserva y gestiona tus viajes de empresa internacionales con Ween

 

Gestionar tu viaje de negocios al extranjero con Ween es easy, pero easy de verdad.

 

La app inteligente de Ween te permite tener un control de los costes de viaje y alojamiento, gestionar las reservas y realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real. Además, Ween te ofrece el mayor inventario de alojamientos y transportes en cualquier parte del mundo.

 

Y lo más interesante: tienes a tu disposición un equipo de Ween Advisors que cuentan con un amplio conocimiento en viajes internacionales y que te ayudarán a gestionar tu viaje cómodamente: gestión de reservas, conexiones, recomendaciones de destino, emergencias 24/7…

 

Pásate ya a Ween, pide una demo gratuita y pónselo fácil a tu pyme en esto del Business Travel.

 

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