Guía completa para elaborar un presupuesto de viaje de negocios: qué incluir y cómo prepararlo

Más vale prevenir que curar, y si esto lo llevamos al mundo del Business Travel sería algo así como… Más vale presupuestar que lamentar. Y es que un buen presupuesto de viaje de negocios lo es, casi casi, todo.

 

Optimizar recursos, evitar gastos innecesarios y tener la tranquilidad de tener todo bajo control. Esto es lo que un presupuesto puede hacer por ti y por tu viaje de empresa. Así que como en Ween queremos que la gestión de tus viajes de negocios sea más easy, productiva y sin dramas financieros, nos hemos propuesto contarte los trucos imprescindibles para elaborar un buen presupuesto de viaje de negocios.

 

Apunta que empezamos.

 

 

¿Qué es un presupuesto de viaje de negocios?

 

Un presupuesto de viaje de negocios es un plan financiero que detalla de manera anticipada los costes estimados asociados a un viaje de empresa, incluyendo el transporte, el alojamiento, la alimentación y otros gastos relacionados.

 

Su objetivo es controlar los recursos económicos, garantizando que los costes se ajusten a las políticas de gastos de viajes fijadas por la empresa y facilite la planificación del viaje.

 

 

Los elementos esenciales en un presupuesto para un viaje de negocios

 

Un buen presupuesto para un viaje de negocios debe incluir varios elementos o apartados clave, aquí te contamos los principales:

 

• Transporte: aquí incluiríamos el coste de los billetes de avión, tren o bus. El dinero destinado a taxis, transportes o alquiler de vehículos. O bien, el precio destinado a combustible, peajes o estacionamiento en caso de que el viaje sea en coche.
  
  
• Alojamiento: en este apartado se debe incluir el presupuesto que existe para el hospedaje de los y las travelers, así como los servicios o cargos adicionales que pueden surgir en el alojamiento: servicios de internet, lavandería, extras…
  
  
• Alimentación: aquí entraría el dinero destinado a dietas asignadas o comidas durante el viaje.
  
  
• Imprevistos e incidencias: en este apartado incluiríamos aquellos gastos imprevistos que puedan surgir durante un viaje de empresa y que en el momento de planificar el viaje desconocemos. Es vital contar con un margen de dinero destinado a estas situaciones inesperadas para que el viaje no se vea afectado por costes imprevistos, garantizando así su éxito y fluidez
  
  
• Seguro de viaje: dinero destinado para un seguro con cobertura médica y, además, un seguro de cancelación en caso de cualquier imprevisto.

¿Cómo preparar un presupuesto de viaje de negocios efectivo?

 

El éxito de un viaje de negocios no solo depende de una buena planificación, sino también de un presupuesto bien estructurado que contemple todos los aspectos necesarios para evitar imprevistos y optimizar los recursos. A continuación, te contamos paso a paso cómo planificar un presupuesto de viaje de negocios que garantice la comodidad de los travelers y la optimización de los recursos de la empresa.

 

 

Paso 1: Recopilar información sobre el destino y las necesidades del viaje

 

Es muy importante entender el propósito u objetivo del viaje de negocios, así como conocer el destino, el tiempo que durará el propio viaje, el número de travelers que participarán, las actividades planificadas y, vital, la política de gastos de viaje de la empresa. Todos estos datos nos ayudarán a definir un presupuesto preciso y adecuado.

 

 

Paso 2: Identificar las categorías de gasto

 

Identificar las categorías de gasto y calcular el coste estimado nos ayudará a crear un presupuesto de viaje de empresa ajustado y fiel a la realidad. Las principales categorías de gastos a tener en cuenta son: transporte, alojamiento y comidas.

 

 

Paso 3: Establecer límites de gasto y márgenes de seguridad

 

Establecer límites de gastos y márgenes de seguridad es un paso crucial para asegurarse de que el presupuesto del viaje de negocios se mantenga dentro de los parámetros establecidos y poder cubrir posibles imprevistos sin alterar el presupuesto.

 

¿Cómo hacerlo?

 

• Define límites por categorías según las necesidades y las políticas de viajes de negocios la empresa.
• Fija un margen de seguridad para cubrir imprevistos o emergencias.
• Mantén cierta flexibilidad para cambios o imprevistos, pero sin que esto altere mucho el presupuesto final.
• Monitorea los gastos durante el viaje a través de apps para que se mantengan dentro de los límites establecidos.

 

 

Paso 4: Asegurarse de incluir todos los gastos imprevistos posibles

 

Los gastos imprevistos son aquellos costes que no estaban planificados que acaban surgiendo durante un viaje de negocios. Estos gastos no siempre son fáciles de prever en un presupuesto inicial. Sin embargo, es muy importante estar preparado para ellos y asegurarse de que haya suficiente margen en el presupuesto para cubrirlos sin que altere otras áreas.

Ejemplo de presupuesto para viaje de negocios

 

En Ween queremos ponerte las cosas easy, así que, si llegados a este punto aún te queda alguna duda sobre cómo elaborar un buen presupuesto para tus viajes de negocios, aquí te dejamos un ejemplo bien claro:

 

Viaje de Negocios: Asistencia a Congreso en Barcelona

 

Duración: 2 días
Fecha: 26-27 de septiembre de 2024

 

Categoría	Coste Estimado
Transporte (vuelo y taxi)  à     200€ Alojamiento (2 noches)  à       180€ Comidas (2 días)  à                    80€ Entrada a congreso  à             100€ Seguro de viaje  à                      30€ Gastos imprevistos  à               20€ Total  à                                         610€

 

 

Existen herramientas útiles para crear presupuestos de viajes de negocios

 

Para crear un presupuesto de viaje de empresa de manera eficiente, puedes ayudarte de varias herramientas que te facilitarán el trabajo. Por ejemplo:

 

• Hojas de cálculo que te permitan personalizar categorías y hacer cálculos automáticos.
  
  

• Software de gestión de viajes corporativos, herramientas como Ween te permiten gestionar reservas y controlar el presupuesto.
  
  

• Aplicaciones de seguimiento de gastos que te ayuden a registrar y gestionar los gastos en tiempo real.
  
  

• Plataformas de planificación de viajes que estimen y controlen el coste de los vuelos y alojamientos.
  
  

• Generadores de informes que te ayuden a tener un vistazo de todos los gastos y ajustar el presupuesto si fuese necesario.

 

 

5 consejos para ajustar y controlar el presupuesto durante el viaje

 

Aquí tienes unos tips finales para ajustar y controlar el presupuesto durante un viaje de empresa:

 

• Monitorea los gastos en tiempo real.
  
  

• Revisa el presupuesto diariamente.
  
  

• Limita los gastos no esenciales.
  
  

• Mantén un margen para emergencias o imprevistos.
  
  

• Cumple con las políticas internas.

 

 

Ween te acompaña en el control de gastos del viaje

 

Ween es la app inteligente que necesitas para que presupuestar tu próximo viaje de negocios no se convierta en una auténtica pesadilla.

 

Ween te permite tener un control exhaustivo de los costes de viaje en transporte y alojamiento. Además, también podrás gestionar las reservas desde la plataforma y realizar un seguimiento, a tiempo real, de los gastos. Por no hablar de que Ween, te ofrece el mayor inventario de alojamientos y transportes para que puedas adaptar tu presupuesto a tus necesidades sin tener que renunciar a la calidad.

 

Y esto es solo una pequeña parte de todo lo que Ween puede hacer por tus viajes de empresa.

 

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