Vuelos, hoteles, trenes… así se ve el día a día de un viajero frecuente. En muchas empresas los viajes por trabajo son habituales y estos, no solo implican una gran logística. El viajero de negocios tiene un impacto directo en los costes de la empresa, en la productividad y también en la huella ambiental.

En Ween viajamos mucho y por ese motivo nos gusta ayudar a todos aquellos que también lo hacen. A través de toda nuestra experiencia gestionando viajes y viajando queremos hablaros de qué es un viajero frecuente en el entorno empresarial y cuáles son las cosas a tener en cuenta para ayudarles a viajar mejor.

¡Empezamos!

¿Qué es un viajero frecuente en el mundo empresarial?

Los viajeros frecuentes en el contexto corporativo son aquellos empleados que realizan desplazamientos de forma recurrente por motivos laborales. Sus viajes suelen estar relacionados con reuniones comerciales, visitas a clientes, asistencia a ferias y muchos otros motivos.

¡Ah! ¿Habéis oído hablar de los viajeros ocasionales? Os explicamos la diferencia:

¿En qué se diferencia un viajero frecuente de un viajero ocasional?

Los viajeros frecuentes y ocasionales tienen necesidades y efectos muy distintos en la gestión de viajes. A continuación, se comparan sus principales diferencias:

¿Cuándo se considera que un empleado es un viajero de negocios frecuente?

No existe una fórmula exacta para definir a un viajero de negocios frecuente, pero se suelen considerar viajeros frecuentes a aquellos empleados que realizan desplazamientos de forma regular, ya sea, mensual, quincenal o semanalmente. La frecuencia siempre variará según el sector, tamaño de la empresa o la actividad.

Los criterios habituales para determinar si un viajero es frecuente son los siguientes:

· Realiza más de 1 o 2 viajes al mes.

· Se desplaza constantemente a lo largo del año, tanto en viajes nacionales como internacionales.

· Participa habitualmente en reuniones presenciales, eventos o visitas a clientes fuera de su oficina habitual.

¿Por qué es importante identificar a los viajeros frecuentes de tu organización?

Gestionar correctamente a los viajeros frecuentes tiene un gran impacto en la empresa. Es muy importante identificar y cuidar estos perfiles, te contamos por qué:

· Saber quién viaja con frecuencia permite anticiparse a necesidades logísticas, de presupuesto y operativas.

· Los viajeros de negocios frecuentes tienen un gran gasto en movilidad. Gestionarlos adecuadamente permitirá encontrar mejores tarifas, optimizar las rutas y reducir gastos innecesarios.

· Aquellos que viajan con frecuencia en la empresa pueden sufrir de agotamiento, estrés o desmotivación. Adaptar las políticas de viajes de empresa y herramientas a sus necesidades mejorará su comodidad, productividad y compromiso.

Ventajas y desventajas del viajero frecuente para la empresa y el empleado

Tener empleados que viajan regularmente puede ser beneficioso para una empresa, pero también implica retos tanto para la organización como para los demás trabajadores. Por ese motivo, es muy importante identificar bien los retos y las necesidades de los viajeros frecuentes:

Ventajas del viajero frecuente para la empresa:

· Más oportunidades comerciales: los viajes presenciales pueden abrir puertas donde los canales digitales no llegan.

· Crecimiento del negocio: permiten explorar nuevos mercados, consolidar relaciones con clientes y cerrar acuerdos estratégicos.

· Mayor representación de marca: los viajeros frecuentes actúan como embajadores de la empresa.

Ventajas de ser un viajero frecuente:

· Acumulación de ventajas y programas de fidelidad: acceso a puntos, upgrades o beneficios exclusivos en aerolíneas y hoteles.

· Oportunidades de networking profesional: al asistir a eventos, ferias y reuniones, amplían su red de contactos.

· Crecimiento personal y profesional: la exposición constante a distintos contextos enriquece sus habilidades y visión del negocio.

Desventajas del viajero frecuente para la empresa:

· Desajuste en la coordinación con los equipos internos: los viajes frecuentes pueden dificultar la alineación con el resto del equipo si no se gestiona bien.

· Aumento del gasto: si no se controla adecuadamente, este perfil puede suponer un coste elevado para la empresa.

· Complejidad en la planificación: requiere procesos y herramientas más flexibles y automatizadas.

Desventajas a las que se enfrenta el viajero frecuente:

· Desgaste físico y mental: los viajes constantes pueden generar fatiga, jet lag y estrés.

· Impacto en el equilibrio personal: puede dificultar la conciliación con la vida personal o familiar.

· Sensación de desconexión con la empresa: al estar fuera con frecuencia, puede perderse parte de la dinámica interna de la empresa.

¿Qué necesita un viajero frecuente para desempeñar bien su trabajo?

Viajar por trabajo frecuentemente exige mucho más que tener las maletas hechas el día del viaje. Para que un viajero frecuente pueda cumplir sus objetivos de la mejor forma posible, necesita una infraestructura sólida, tanto a nivel tecnológico como humano.

Un viajero frecuente necesita contar con:

· Una aplicación que le permita gestionar reservar, consultar itinerarios y modificar trayectos en tiempo real.

· Acceso claro a políticas de viaje para tomar decisiones rápidas siguiendo las normas de la empresa.

· Seguimiento de gastos fácil de registrar y visibilidad inmediata.

· Soporte en tiempo real ante imprevistos o emergencias.

· Buena comunicación interna, para mantenerse alineados con sus equipos.

Soluciones sostenibles para viajeros frecuentes de empresa

La sostenibilidad es un tema al cual damos mucha importancia en Ween y cada vez hay más empresas concienciadas con este tema. Por eso, queremos proponer algunas soluciones sostenibles para aquellos que no paran de viajar, porque no se trata solo de elegir el tren en lugar del avión. La sostenibilidad pasa por cómo se planifican y optimizan los desplazamientos de los viajeros frecuentes de la empresa. Ahí van algunas soluciones:

· Elegir medios de transporte con menor impacto ambiental, cuando sea viable (trenes en trayectos cortos, vuelos directos, vehículos compartidos).

· Planificar con antelación. De esta manera se evitan cambios innecesarios y se escogerán opciones más eficientes.

· Agrupar viajes o reuniones presenciales para reducir la frecuencia de los desplazamientos.

· Tener visibilidad del impacto ambiental de cada viaje. Esto se puede conseguir con herramientas que permitan medir y reportar. Este tipo de plataformas ayudarán a reducir la huella de carbono en los viajes de empresa.

Checklist: Lo que tu empresa debería ofrecer a un viajero frecuente

Hacerle los viajes de negocio más fáciles al viajero frecuente lo ayudará tanto a él como a la empresa para tener una mejor gestión y control de todo lo que implica un viaje.

Esto es lo que una empresa debería ofrecerle a un viajero frecuente:  

· Acceso a itinerarios en tiempo real.

· Soporte 24/7 especializado en la gestión de viajes de negocios.

· Autonomía para modificar o gestionar sus propios viajes, con una herramienta de gestión como Ween.

· Gestión de gastos clara y centralizada en una misma plataforma.

· Reconocimiento de sus beneficios de fidelización.

· Bienestar y equilibrio personal.

· Visibilidad y control del travel manager.

Cómo Ween ayuda a gestionar mejor a los viajeros frecuentes de tu empresa

En Ween queremos hacer el mundo del business Travel mucho más easy, por eso, queremos hablarte de nuestra plataforma. Para ayudar a tu empresa y a tus viajeros frecuentes a que los desplazamientos sean lo mejor posibles, ofrecemos una gestión integral de viajes corporativos que combina tecnología y asesoramiento humano

Te contamos algunos de los beneficios de utilizar nuestra plataforma:

• Flexibilidad en las reservas: permite escoger horarios, hoteles y otros detalles adaptados a las necesidades del viajero y de la empresa.

• Automatización de la gestión de gastos: en la app de Ween se pueden registrar los gastos del viaje de una manera más rápida y clara.

  
  

• Cumplimiento de política: permite añadir las políticas de viaje determinadas por la empresa.

• Reducción de papeleo: optimizando los tiempos de aprobación.

  
  

• Asesoramiento humano: detrás de la plataforma de Ween encontrarás expertos en viajes que os asesorarán y ayudarán con cualquier problema o duda.

¿Quieres saber más sobre Ween? Pídenos una demo y te lo enseñamos todo paso a paso.

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