Cómo organizar un viaje de negocios y no morir en el intento. Este podría ser el título de un libro de autoayuda para empresas, pero tristemente, es la pregunta que miles de pymes (pequeñas y medianas empresas) se hacen cuando se enfrentan a dar forma a su próximo viaje de negocios.
Si algo nos ha dejado claro la experiencia es que cuando la organización de este tipo de viajes recae en la propia empresa el estrés se multiplica, la carga de trabajo también y los costes, al final, se suben por las nubes. Por eso, a la hora de poner en marcha un nuevo viaje de negocios, es vital ser eficientes porque una mala gestión nos puede jugar una mala pasada haciéndonos perder productividad, dinero y hasta clientes.
En Ween de gestión de viajes para pymes y de eficiencia en el business travel sabemos un rato, así que te vamos a contar las principales ventajas que las agencias de viajes digitales pueden ofrecer a tus viajes de negocio.
Pero, antes que nada, empecemos por el principio:
Sencillo, una agencia digital de viajes corporativos es una plataforma online que ofrece servicios de gestión de viajes pensados para empresas. Entre sus características, destaca que utiliza tecnología avanzada para facilitar la planificación, reserva y gestión de los viajes corporativos, que puedes acceder a ella 24/7, y que suelen ser más económicas que las agencias tradicionales.
Ahora sí, a continuación te contamos las ventajas que ofrecen las agencias digitales de viajes para las empresas.
Las agencias digitales de viajes de negocios son capaces de sacar el máximo rendimiento a los recursos de la empresa mediante estrategias o técnicas enfocadas a la eficiencia operativa, el control de costos y la mejora de la experiencia del cliente.
Por lo general, las agencias de viajes corporativos cuentan con herramientas de gestión que automatizan las reservas de los vuelos, hoteles, transportes y permiten el seguimiento de gastos en tiempo real. Además, implementan políticas de viaje y técnicas de monitoreo que ayudan a gestionar y reducir costes, garantizando que se cumplan los presupuestos marcados.
Otra ventaja es que estas agencias digitales de viajes suelen tener acceso a tarifas negociadas, esto es, generalmente tienen acuerdos con aerolíneas, hoteles y proveedores, lo que les permite obtener tarifas más bajas y condiciones más ventajosas.
Normalmente suelen reservar grandes cantidades de vuelos o hacer reservas en hoteles para un gran número de personas, y así acceden a precios más bajos que tú, por tu propia cuenta, no podrías conseguir.
Te preguntarás cómo una agencia digital de viajes corporativos puede hacer más productivo el día a día de mi empresa, ¿no? Pues bien, la respuesta es fácil. Al optimizar la gestión de los viajes de tu negocio haces que las personas de tu equipo se centren en lo que se tienen que centrar: su propio trabajo.
Además, muchas de estas agencias, cuentan con plataformas de reservas automatizadas que agilizan los procesos de aprobación y reserva, lo que reduce el tiempo de espera y minimiza las interrupciones en el flujo del trabajo de tu plantilla.
La experiencia es un grado, y contar con un equipo de profesionales en gestión de viajes a los que pedir asesoramiento, es una gran ventaja.
No todas las agencias digitales tienen expertos a los que contactar detrás de la herramienta, pero es un punto muy interesante a tener en cuenta. ¿Por qué? Pues porque no se les escapa ni una. Conocen las mejores rutas, tarifas, opciones de alojamiento y alternativas de viaje, por lo que pueden ofrecerte recomendaciones más personalizadas que te ayudarán a planificar tu viaje de la manera más completa, eficiente y satisfactoria.
Una cancelación, un cambio de planes en el último momento o un no-te-vas-a-creer-lo-que-acaba-de-pasar pueden hacer que tu viaje de negocios sea un auténtico desastre.
Una de las mayores ventajas de las agencias digitales de viajes corporativos es tener asistencia y apoyo durante todo el viaje por parte de su equipo. Cualquier problema o contratiempo podrás resolverlo de una manera rápida y eficaz.
Algunas de las agencias proporcionan soporte 24/7 a través de múltiples canales como el teléfono, el correo electrónico o WhatsApp. Además, pueden contar con una monitorización en tiempo real con la que pueden comprobar el estado de los vuelos, el clima y otras variables que podrían afectar a tu viaje, adelantándose a cualquier imprevisto.
La atención personalizada es otra de las ventajas fundamentales de las agencias digitales de viajes corporativos, ya que permite satisfacer las necesidades específicas que tiene cada empresa y sus travelers.
Normalmente gestionan y analizan cada perfil de traveler, adaptando los itinerarios a sus necesidades específicas y las de la propia empresa.
Algunas de estas agencias (lamentablemente no todas) cuentan con innovadores softwares de gestión de viajes que les permiten hacer reservas y gestionarlas desde la misma plataforma, controlando así los gastos y otras variables del viaje.
Estos softwares también permiten integrar las políticas de viajes de cada empresa y modificarlas fácilmente, generar informes detallados, acceder a facturas y obtener datos del proveedor. De esta manera, facilitan la toma de decisiones optimizando el tiempo y reduciendo costes, en definitiva, siendo más eficientes.
Puestos a pedir, lo ideal sería que en los próximos años las empresas pudiesen contar con agencias digitales de viajes corporativos (que les aporten ese trato personalizado y esas ventajas que acabamos de contar), pero además poder contar con un avanzado software de gestión que optimice sus procesos y mejore la experiencia.
Ween es como tener lo mejor de los dos mundos: un software avanzado que te permite gestionar tus viajes de negocio de una manera cómoda y rápida, y, además, poder disfrutar del trato personalizado, la asistencia 24/7 y la profesionalidad que te ofrece una agencia digital de viajes corporativos.
Y es que Ween te ofrece:
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