Durante años, muchas empresas han gestionado sus viajes corporativos confiando exclusivamente en Excel. ¿Qué implicaciones ha tenido esto? Los procesos utilizados son poco eficientes, los errores manuales son frecuentes y la visibilidad de los gastos, muy limitada. 

En un momento en el que la optimización de recursos y tomar decisiones ágiles es más importante que nunca, esta forma tradicional de gestionar los viajes no corresponde con las necesidades actuales que tiene una empresa. Es aquí donde entra en juego la digitalización de las empresas en viajes corporativos: una evolución clave para mejorar el control, la eficiencia y la escalabilidad de los procesos relacionados con los desplazamientos profesionales.

Cada vez más compañías están dando el salto hacia herramientas digitales avanzadas, herramientas como un software de gestión para pymes, que permite automatizar, centralizar y controlar todos los aspectos del viaje desde una sola plataforma.

¿Quieres saber cómo está evolucionando la digitalización de empresas en el mundo de los viajes? Te lo contamos a continuación.

¿Por qué las empresas están apostando por la digitalización?

La digitalización de las empresas en viajes corporativos no solo responde a una necesidad operativa, sino también a una visión estratégica: lograr una gestión más eficiente, sostenible y adaptada al crecimiento. En lugar de depender de procesos manuales y dispersos, las empresas están adoptando herramientas digitales que les permiten automatizar tareas, ganar visibilidad y escalar con inteligencia.

Adoptar una herramienta para organizar viajes ya no es una opción, sino una ventaja competitiva. Estas son algunas razones clave por las que las organizaciones están priorizando la gestión digital de viajes de negocios:

Automatización

Organizar viajes de negocio manualmente implica comparar precios, coordinar agendas, reservar alojamientos y gestionar gastos uno por uno. Un proceso que consume mucho tiempo y recursos.

Gracias a la digitalización, un software de gestión de viajes especializado automatiza todo este flujo:  desde la reserva hasta la generación de informes detallados. Esto permite una optimización de viajes de negocios con tecnología, reduciendo la carga operativa, minimizando errores y permitiendo al equipo centrarse en tareas estratégicas. Sí, reservar un viaje se vuelve, literalmente, easy.

Control

Cuando cada empleado reserva por su cuenta y reporta gastos en hojas de cálculo, la empresa pierde visibilidad y control sobre los viajes. Esta falta de centralización impide saber con precisión cuánto se está gastando, en qué conceptos y por qué.

La digitalización en las empresas permite centralizar toda la información en una sola herramienta, lo que mejora la trazabilidad, la detección de desvíos y el cumplimiento de políticas internas. Las herramientas digitales para viajes corporativos se convierten así en aliados clave para una gestión más transparente y eficiente.

Escalabilidad

A medida que la empresa crece, también lo hace su necesidad de viajar, coordinar equipos y optimizar recursos. Las herramientas digitales permiten escalar procesos sin aumentar la complejidad.

Las soluciones digitales están preparadas para acompañar a las empresas en su expansión, adaptándose fácilmente a nuevas rutas, equipos o sedes, y aportando flexibilidad en un entorno cambiante.

Limitaciones del Excel en la gestión de viajes corporativos

Durante años, Excel ha sido una herramienta habitual en la gestión administrativa, pero si nos centramos en su uso específico para la gestión de viajes corporativos, nos encontramos que tiene importantes limitaciones. En el contexto actual de digitalización de las empresas en viajes corporativos, seguir utilizando hojas de cálculo supone un freno a la eficiencia.:

• Las tareas se gestionan manualmente: desde las reservas hasta la introducción de gastos, proveedores y políticas internas. Esta falta de automatización impide una gestión digital de viajes de negocios en tiempo real, lo que dificulta obtener una visión clara y actualizada del gasto, complicando tanto el control de costes como la previsión presupuestaria.

• La información se dispersa en múltiples archivos, sin versiones actualizadas ni trazabilidad. Esto limita la visibilidad global, especialmente para los responsables de finanzas, sostenibilidad o viajes.

  
  

Confiar únicamente en Excel para planificar viajes de empresa no es la forma más práctica de hacerlo, y también conlleva un riesgo. En un entorno donde la optimización de viajes de negocios con tecnología es ya una tendencia consolidada, es momento de avanzar hacia soluciones más eficientes.

De Excel a plataformas digitales de gestión de viajes corporativos

¿Te estás planteando dar el salto digital en tu empresa? Si la respuesta es sí, este cambio puede marcar un antes y un después en la forma en la que organizáis los desplazamientos profesionales. Lo que os vamos a contar a continuación os interesa.

Empecemos por el principio ¿qué es una plataforma digital de gestión de viajes? Una herramienta de gestión de viajes es una aplicación o sitio web diseñada para centralizar y automatizar todo lo que necesitas para viajar, como vuelos, hoteles, alquiler de coches desde tu teléfono u ordenador. Esta digitalización de la empresa permite:

• Realizar reservas desde un mismo sitio y en tiempo real. Además, se dispone de acceso a tarifas corporativas y condiciones flexibles.

• Posibilidad de automatizar las políticas de viajes, mejorando el cumplimiento y reduciendo errores.

• Consolidar datos clave para generar informes y tomar decisiones estratégicas basadas en KPIs.

• Brindar visibilidad 360º tanto al viajero como al responsable de viajes, con soporte multicanal.

  
  

Al implementar una herramienta para organizar viajes corporativos, las empresas ganan eficiencia, trazabilidad y capacidad de respuesta. La digitalización en las empresas, especialmente en áreas críticas como los viajes de trabajo, no es una opción: es una necesidad para competir.

Tendencias actuales en la gestión digital de viajes de negocios

En plena era de la digitalización de las empresas, las soluciones digitales aplicadas a los viajes corporativos están evolucionando rápidamente. Estas son algunas de las tendencias digitales en viajes corporativos que están marcando el futuro del sector:

1.     Inteligencia Artificial (IA): la inteligencia artificial está transformando la forma en que se planifican y gestionan los viajes. Las plataformas digitales utilizan IA para analizar grandes volúmenes de datos y ofrecer recomendaciones personalizadas, prever posibles incidencias y ajustar itinerarios en tiempo real. Además, los chatbots y asistentes virtuales facilitan la atención al viajero, resolviendo dudas al instante y gestionando cambios de última hora.

2.     Automatización de procesos: la automatización permite agilizar procesos que antes eran manuales y propensos a errores, como la reserva de vuelos, hoteles y transportes. Actualmente, existen sistemas automatizados que pueden realizar todas estas tareas liberando tiempo para que los equipos se enfoquen en tareas más estratégicas.

3.     Aplicaciones móviles: La movilidad es clave. Las apps móviles se han convertido en aliadas indispensables para los viajeros y viajeras de negocios. Gestionar las reservas y cambios desde cualquier lugar, únicamente con el móvil hacen que cualquier gestión sea mucho más easy.

4.     Dashboards personalizables y seguimiento en tiempo real: Los paneles de control personalizados ofrecen una visión global y actualizada de todos los viajes corporativos. Los responsables de viaje pueden acceder a informes actualizados de presupuestos, gastos, itinerarios y cumplimiento de políticas, facilitando la toma de decisiones y la identificación de oportunidades de ahorro.

La eficiencia en viajes de negocios gracias a la digitalización ya no es una promesa, sino una realidad accesible. Implementar estas tendencias supone un paso decisivo hacia la optimización tecnológica de los desplazamientos corporativos.

Cómo medir el impacto: KPIs y eficiencia lograda

Pasar de Excel a utilizar herramientas digitales para viajes corporativos representa un avance en la digitalización de las empresas. Esta transformación no solo mejora la organización, sino que también permite medir con mayor precisión el impacto de los viajes corporativos en términos de rentabilidad, eficiencia y satisfacción del equipo. 

Al implementar herramientas digitales para viajes corporativos, las empresas pueden acceder a indicadores más fiables para evaluar si el cambio hacia la gestión digital de viajes de negocios ha sido beneficioso. Estos son algunos de los indicadores clave (KPIs) que te ayudarán a valorar la eficiencia lograda gracias a la digitalización:

• Tiempo medio de gestión por reserva

• Coste medio por viaje

• Nivel de cumplimiento de políticas de viaje

  
  

Además, podrás identificar mejoras significativas como:

• Reducción de costes operativos

• Menor tiempo empleado en tareas administrativas

• Aumento de la satisfacción del empleado viajero

• Mayor visibilidad y control sobre las reservas

Si quieres más información para saber cómo medir si los viajes de negocios están generando el retorno esperado, es fundamental que monitorices los KPIs claves para evaluar la rentabilidad de tus viajes de negocio.

De Excel a Ween: la plataforma que lidera la digitalización de los viajes corporativos

En el camino hacia la digitalización de las empresas en viajes corporativos, Ween se posiciona como una solución integral.

Nuestra plataforma va más allá de ser una simple herramienta: en Ween queremos ser tu aliado estratégico para la optimización de los viajes de negocios con tecnología. Nuestro objetivo es claro: ofrecer una herramienta de gestión de viajes que digitalice y simplifique cada paso del proceso, haciendo que todo sea realmente easy. Si estás buscando mejorar la eficiencia de tus desplazamientos corporativos, no dudes en probar Ween.

¿Qué puedes conseguir con Ween?

• Reservas centralizadas en una sola plataforma

• Informes y KPIs automáticos para analizar la rentabilidad

• Políticas de viaje aplicadas automáticamente

• Facturación unificada y simplificada

• Control total sobre el gasto de los desplazamientos

• ¡Y mucho más!

  
  

La era de las hojas de cálculo y Excel ha quedado atrás. Con Ween se acabó el desorden y los líos con Excel, la plataforma para la gestión integral de los viajes de empresa acaba de aterrizar en tu empresa.

¿Listos para descubrir cómo la tecnología puede mejorar el rendimiento de vuestros desplazamientos profesionales? Pídenos una demo gratuita y descubre cómo gestionar los viajes de forma más efectiva. ¡Te lo contamos todo!

Síguenos en Linkedin, Instagram para no perderte ninguna novedad.