En toda empresa cada euro y hora cuentan y cuando se trata de organizar viajes de negocios son dos cosas que importan, y mucho. Si en tu empresa todavía gestionáis los desplazamientos a través de una agencia de viajes tradicional o una TMC (Travel Management Company), pidiendo presupuestos por email, quizás ha llegado el momento de replantearse el modelo. ¿Os habéis planteado que os conviene más hoy en día?
La gestión de viajes ha evolucionado muchísimo. Actualmente existen plataformas que permiten reservar vuelos, trenes, hoteles y mucho más, de forma centralizada y con visibilidad total del gasto. ¿Merece la pena seguir con agencias de viajes corporativas o es el momento de cambiar a un software especializado en la gestión de viajes?
En Ween, que somos expertos en la gestión de viajes de negocios, queremos ayudarte a entender mejor las diferencias entre las agencias de viajes de empresa y los softwares de gestión de viajes. Te contamos los los pros y contras de cada opción para que tomar tu decisión sea mucho más easy.
Si echamos la vista atrás, las agencias de viajes se convirtieron en el canal favorito de las empresas para organizar sus viajes. La gestión de las reservas, la solución de imprevistos y la coordinación de viajes complejos han sido clave para hacer más fácil la operativa diaria. Especialmente para aquellas corporaciones que no contaban con un departamento de administración o Travel manager. Las agencias de viajes corporativas se convirtieron en un aliado que se encargaba de todo lo relacionado con los viajes de empresa.
La forma en la que trabaja una agencia de viajes de empresas suele ser muy personalizada. Normalmente, la empresa envía una solicitud por llamada o email, detallando todo aquello que se necesita (fecha, destinos, preferencias…) y la agencia se encarga de buscar las opciones, reservarlas y enviar la confirmación.
Las agencias de viajes corporativas ofrecen ventajas clave para muchas empresas. Estas son algunas de las más destacadas:
· Atención personalizada: cada empresa suele tener un agente asignado que se encarga de adaptarse a las preferencias y a las necesidades.
· ¿Viajes complejos? No hay problema: las escalas, visados, viajes internacionales o cualquier inconveniente o duda que pueda surgir están solucionados. Ya que hay una persona detrás que se encarga de todo.
· Gestión completa: desde la búsqueda hasta la facturación, lo resuelven todo por ti.
· Asistencia humana: si trabajas con una agencia de viajes para empresas siempre tienes a una persona con la que puedes gestionar y hablar por cualquier problema que tengas.
Las agencias de viajes corporativas pueden presentar varios inconvenientes que afectan a la agilidad, el control y la eficiencia en la gestión de viajes:
· Tiempo de respuesta lentos: muchas veces hay que esperar horas (o incluso días) para recibir propuestas, presupuestos o confirmaciones.
· Costes ocultos: puede que te encuentres con comisiones poco transparentes, cargos por gestión o tarifas más altas que las que puedes encontrar online.
· Dependencia del intermediario: si el agente no está disponible o comete algún tipo de error, no hay alternativas inmediatas para resolver la situación.
· Poca visibilidad del gasto: es difícil tener una visión clara y en tiempo real del presupuesto destinado a viajes.
Las agencias de viajes tradicionales pueden ser útiles si haces pocos viajes al año o necesitas apoyo personalizado en itinerarios complejos.
Al otro lado de la balanza encontramos los softwares de gestión de viajes, son las plataformas digitales diseñadas especialmente para que las empresas puedan organizar, reservar y controlar sus viajes de negocios de una forma eficiente, centralizada y automatizada.
Este tipo de herramientas aprovecha la tecnología para simplificar todo el proceso de principio a fin: desde la reserva hasta la facturación. Su objetivo es facilitar la gestión de los viajes, y al mismo tiempo, ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero.
Los softwares de gestión de viajes están diseñados para automatizar tareas, mejorar el control y facilitar el día a día tanto a los equipos de administración como a los viajeros. Estas son algunas de las funcionalidades clave que pueden marcar la diferencia en tu empresa:
· Centralizar reservas: Permite gestionar vuelos, trenes, hoteles y otros servicios desde una única plataforma, evitando la dispersión de información y ganando eficiencia.
· Visibilidad total de los gastos en tiempo real: Ofrece un seguimiento detallado de los costes asociados a cada viaje, con datos siempre actualizados para facilitar el control presupuestario.
· Cumplimiento automático de las políticas de viaje de tu empresa: El software aplica de forma automática las reglas y límites establecidos, ayudando a evitar reservas fuera de política de viajes de tu empresa y asegurando el cumplimiento interno.
· Autoservicio para empleados: Los viajeros y viajeras de negocios pueden reservar sus propios viajes dentro de los parámetros definidos, con autonomía pero sin perder el control corporativo.
· Integración con otras herramientas: Se conecta con sistemas de contabilidad, ERPs o plataformas de gestión de gastos, para que todo el proceso esté conectado de forma fluida y sin duplicidades.
Algunas plataformas puramente digitales pueden no ofrecer asistencia personalizada. Si para tu empresa es importante contar con el respaldo de expertos, conviene optar por una solución híbrida (como Ween) que combine lo mejor de la tecnología con un equipo de soporte disponible cuando lo necesites.
Hemos preparado una tabla comparativa para ayudarte a entender mejor las diferencias entre las agencias de viajes tradicionales, las TMCs y los softwares de gestión.
|
Aspecto |
Agencia tradicional /TMC |
Software de gestión |
|
Atención personalizada |
Alta (humana) |
Digital o híbrida |
|
Rapidez en las reservas |
Variable |
Instantánea |
|
Visibilidad de los costes |
Limitada |
Total, y en tiempo real |
|
Escalabilidad |
Menor |
Alta |
|
Costes |
Comisiones por servicio |
Modelo por suscripción o uso
|
Cuando hablamos de la gestión de viajes de empresa, no podemos dejar de mencionar a las TMCs, muchas empresas las entienden como la evolución natural de las agencias de viajes tradicionales, y en parte lo son. Hemos querido añadirlas a la tabla porque su enfoque sí que es más asistencial y personalizado, pero sigue sin contar con la parte más tecnológica.
El impacto de la tecnología en las agencias de viajes
La tecnología ha revolucionado por completo la forma en que se gestionan los viajes de empresas, y las agencias de viaje tradicionales han tenido que reaccionar ante este hecho.
Muchas agencias se han visto obligadas a adaptarse o reinventarse para seguir siendo competitivas. Como comentábamos anteriormente, muchas de ellas han evolucionado a lo que conocemos como TMC, centrándose exclusivamente en un cliente corporativo. Hace unos años, si una empresa quería organizar un viaje lo común era llamar, esperar un presupuesto y revisar las opciones por correo. El proceso se convertía en un proceso lento y manual, creando una dependencia completa del agente.
Hoy en día las empresas y los viajeros de negocios quieren inmediatez, autonomía y control, por ese motivo la tecnología ha entrado para quedarse y para hacerlo todo mucho más easy.
La tecnología no ha eliminado el papel de las agencias de viajes, pero sí ha cambiado las reglas del juego. Hoy, soluciones como el software de gestión de viajes ofrecen una alternativa más ágil, eficiente y adaptada a las necesidades actuales. ¿Quieres saber qué opción encaja mejor con tu empresa y tu modelo de negocio? Sigue leyendo.
Como todo en esta vida, la elección entre contratar una agencia de viajes o utilizar un software de gestió de viajes dependerá de las necesidades y prioridades de tu empresa. ¿Qué tipo de viajes soléis hacer? ¿Tenéis mucho volumen? ¿Preferís tener visibilidad de gastos e informes en tiempo real o no os importa tanto esperar?
Te resumimos los puntos anteriores para que tomar la decisión sea mucho más fácil.
· Atención personalizada
· Experiencia en viajes complejos
· Soporte humano
· Pero: procesos más lentos, menos visibilidad de gastos, dependencia del intermediario.
· Centralización de reservas
· Autoservicios para empleados
· Reportes, control de gastos y optimización del presupuesto
· Pero: algunas plataformas pueden carecer de asistencia humana si no son híbridas.
Con Ween tienes lo mejor de los dos mundos: la eficiencia y automatización de un software de gestión de viajes, combinada con el apoyo de personas reales que te asesoran cuando lo necesitas. ¿Magia? No. Tecnología inteligente al servicio de tu equipo y un acompañamiento humano que marca la diferencia. personas reales.
· Gestión integral de viajes de empresa: toda tu gestión de viajes, en un solo lugar.
· Autonomía para gestionar reservas (muy easy), cumpliendo con las políticas de viajes de tu empresa.
· La contabilidad es un paseo:
- ¿Necesitas facturas por cada viaje? No hay problema.
- ¿Prefieres que te las agrupemos? Perfecto.
· Reservas, trayectos, datos a tan solo un clic.
· Si lo necesitas siempre tienes a un agente de viajes detrás para ayudarte en todo lo que necesites.
· Asistencia 24/7. Cualquier urgencia será atendida al momento y siempre de la mano de profesionales cualificados, nuestros Ween Advisors
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