Reducir los gastos de un viaje de negocios, sin tener que reducir la calidad del mismo, puede parecer a priori misión imposible. Pero spoiler: sí se puede y no es tan difícil.
Pese a lo que muchas empresas piensan, ahorrar en un viaje de negocios es posible, los únicos requisitos son aplicar un poco de ingenio y tomar decisiones inteligentes, lo que también contribuye a mejorar la rentabilidad de los viajes de negocio.
En Ween, que somos profesionales en gestionar viajes de empresas para pymes, vamos a darte algunos consejos para reducir los gastos de un viaje de negocios de la manera más fácil. Así que, si te interesa, quédate y te contamos.
— Euro arriba, euro abajo… ¡Qué más da! — . Pero sí, sí que importan. Y es que ahorrar antes, durante y después de un viaje de negocios es crucial. Y no solo para aumentar los beneficios de la empresa, que también, si no para hacer crecer su rentabilidad y poder financiar más oportunidades y proyectos en el futuro.
Nadie planea perder dinero, obvio. Pero muchas veces se pierde dinero por no planificar bien. Una buena planificación de los gastos de viaje puede ayudarte a evitar sorpresas finales. Como consejo, apunta: no reserves mañana, lo que puedas reservar hoy.
Reservar los viajes de empresa con antelación no solo permite optimizar el presupuesto, sino que también ofrece una serie de beneficios que facilitan la gestión de los desplazamientos corporativos. Estas ventajas son:
Planificarse suena bien, pero cuando toca bajarlo a la realidad, surge el problema. Implementar ciertas estrategias de planificación y control de gastos a veces no es tan fácil como pensamos. Así que, aquí tienes algunos tips que te pueden ayudar…
Un buen proveedor lo es todo. Elegir bien quién va a ser tu partner durante un viaje de empresa puede marcar una gran diferencia en el presupuesto final.
No se trata de elegir la opción más barata, sino de encontrar calidad a buen precio, y, sobre todo, saber negociar condiciones más favorables.
Si la tecnología puede facilitar la vida de las personas, también podrá reducir los gastos de un viaje de empresa, ¿no?
Existen plataformas digitales, aplicaciones de seguimientos de gastos y softwares de planificación, que permiten registrar y categorizar desembolsos teniendo un mayor control sobre ellos.
Las plataformas de reserva online comparan precios en tiempo real, ofreciendo tarifas más competitivas para vuelos, alojamientos y transportes.
Además, estas plataformas pueden ofrecer descuentos exclusivos para empresas, paquetes personalizados y opciones para ahorrar en viajes de empresa, optimizando así los costes y la eficiencia en los desplazamientos corporativos.
Herramientas como Ween, facilitan la automatización de procesos, la generación de informes personalizados, que permiten reducir posibles errores humanos y optimizar tiempos. También te ofrecen análisis detallados que ayudan a identificar patrones de gasto y áreas de mejora, permitiendo implementar estrategias más eficientes.
Poner en práctica una política de gastos de viaje clara y bien definida es vital para controlar los costes durante un viaje de empresa.
Así que si estás pensando en implementar una política de gastos estos consejos te vendrán bien:
Es ideal fijar límites de gastos para transporte, alojamiento y alimentación. También se pueden dar consejos o establecer normas como, por ejemplo, optar por vuelos en clase económica o alojarse en hoteles que te permitan ahorrar sin sacrificar la comodidad.
Estos tips no solo ayudan a ahorrar en viajes de empresa, sino que también proporcionan una guía clara para que el equipo los tenga siempre en cuenta.
Si los empleados y empleadas entienden las directrices, los límites de gastos y las expectativas del viaje de empresa, es mucho más probable que respeten el presupuesto y tomen las decisiones adecuadas.
Para ello, una buena idea es organizar charlas o workshops para ayudar a resolver dudas sobre las directrices de los viajes de empresa y fomentar la responsabilidad por parte de la plantilla. Además, también es recomendable que la política de viajes esté por escrito y sea accesible a todos los travelers de la empresa.
Con una cultura de ahorro bien implantada, la empresa puede reducir gastos sin afectar su productividad y competitividad, pero… ¿cómo fomentar la cultura del ahorro en viajes dentro de la empresa y que sea un éxito?
Esto implica fomentar hábitos responsables y conscientes entre el equipo, como por ejemplo: el uso eficiente de los recursos, evitar el derroche, priorizar opciones más económicas sin comprometer la calidad u optar por herramientas digitales que optimicen los procesos.
Se pueden ofrecer recompensas o reconocimientos a los empleados y empleadas que logren reducir los costes sin comprometer la calidad.
Es vital establecer políticas que definan, de una manera clara, los límites de gastos de viajes de empresa y que, además, promuevan las prácticas responsables.
Cuando los líderes optan por opciones económicas, respetan las políticas de gastos y priorizan la eficiencia, inspiran al resto del equipo a seguir su ejemplo y adoptar prácticas responsables.
Monitorizar y evaluar los gastos de un viaje de empresa, te permitirá mantener un control financiero y no repetir errores pasados.
No es otra cosa que registrar detalladamente cada gasto y analizarlo posteriormente, asegurando que se ajusta al presupuesto y a las políticas establecidas. Esta monitorización constante permite tener un control total sobre los gastos de los viajes corporativos.
La evaluación posterior de los datos obtenidos en el análisis te permitirá identificar desviaciones respecto al presupuesto inicial, analizar patrones de gasto de viaje y detectar posibles áreas de optimización pudiendo realizar ajustes y mejoras.
En Ween queremos ponerte las cosas easy. Por eso nuestra app inteligente te permite gestionar tu viaje de empresa de la manera más cómoda y eficiente, ofreciéndote la opción de establecer una política de gastos personalizada para todos los servicios que gestiona la plataforma, como reservas de vuelos y hoteles. Así podrás llevar un control más detallado de los gastos, y poder analizar, tomar mejores decisiones y optimizar todos los recursos al máximo, ahorrando en viajes corporativos.
Además, con Ween, podrás encontrar tarifas reducidas en transporte y alojamiento, gracias a nuestras alianzas con múltiples aerolíneas y empresas hoteleras. Y no solo eso, siempre que reserves un vuelo, si la plataforma encuentra uno más económico con los mismos horarios y condiciones, te lo propone automáticamente. ¡Así de easy!
¿Quieres saber más sobre Ween? Pídenos una demo y te lo enseñamos todo paso a paso.
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