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Cómo realizar un informe de viaje de negocios correctamente

Escrito por
Equipo Ween
Fecha
22-11-2024
Gestión
informe de viaje de negocios correctamente

Y colorín colorado este viaje de empresa (aún) no ha terminado. Un viaje de empresa no acaba cuando termina el viaje en sí. La mejor manera de poner fin a este tipo de viajes es realizar un informe resumen que recoja la información más relevante para la empresa.

 

¿Cómo se realiza un  informe de viaje de negocios?, ¿quién lo debe realizar?, ¿qué debe incluir?... Suponemos que estas preguntas ahora rondan tu cabeza. Así que como en Ween, queremos hacer más easy la gestión de viajes de empresa a las pymes, vamos a dar respuesta a todas ellas. Así que, si te interesa, no dejes de leer este artículo.

 

 

¿Qué es un informe de viaje de negocios?

 

Un informe de viaje de negocios es un documento en el que los travelers registran y describen las actividades, resultados y observaciones obtenidas durante un viaje de empresa. En este informe también pueden aparecer reflejados los gastos u otros datos que se consideren relevantes después de realizar el viaje.

 

Este tipo de informes ayudan a las empresas a evaluar el retorno de la inversión y a analizar la rentabilidad del viaje de negocios. Además, garantizan la transparencia y permiten aplicar mejoras en futuros viajes.

 

Normalmente, estos informes los suele redactar la persona que ha realizado el viaje. Pero en algunos casos, pueden ser elaborados por el departamento administrativo o el de recursos humanos.

 

 

¿Qué tipos de informes de viaje de negocios existen?

 

Existen tantos tipos de informes como tipos de viajes, y su forma o contenido va a depender de los datos que queramos conocer o analizar. Es decir, podemos realizar un informe del viaje corporativo que solo aporte información sobre los datos financieros del viaje o uno que solo hable de los logros alcanzados.

 

Aquí te dejamos los tipos de informes de viajes de empresa más comunes:

 

  • Informes de actividades y logros: su finalidad es resumir las actividades realizadas y los objetivos alcanzados durante el viaje.

 

  • Informe financiero: busca detallar los gastos incurridos durante el viaje para justificar los reembolsos.

 

  • Informe de cumplimiento de objetivos: compara los resultados obtenidos una vez finalizado el viaje con los objetivos iniciales.

 

  • Informe estratégico: recoge las decisiones estratégicas más relevantes una vez finalizado el viaje para la empresa.

 

  • Informe de evaluación de eventos: analiza la relevancia y la efectividad de eventos, ferias o conferencias.

 

  • Informe general o mixto: este tipo de informe combina varios aspectos del viaje en un mismo documento. Y es el ideal, ya que ofrece una visión más amplia de todo el viaje.
  Ween, el mejor aliado para tus informes de viajes de empresa

¿Qué beneficios aportan los informes de viaje de negocios?

 

Los informes de viajes de negocios son una herramienta clave para optimizar recursos y maximizar el impacto de los viajes, ya que nos proporcionan una información muy valiosa. ¿Pero qué beneficios aportan a la empresa?

 

  • Mejora el control de gastos: aporta transparencia en los costos y optimiza los recursos de la empresa.

 

  • Ahorra tiempo y esfuerzo: un informe bien estructurado permite a la empresa y travelers tener una visión clara de los objetivos conseguidos y de las actividades realizadas durante el viaje. De esta manera permite ahorrar mucho tiempo, pudiéndose invertir en otras tareas.

 

  • Evalúa el retorno de la inversión: ayuda a valorar si el viaje fue rentable o no en términos de inversión.

 

  • Mejora la planificación: podemos identificar aprendizajes, esto es, qué funcionó bien y qué se podría mejorar en el futuro.

 

  • Mejora la toma de decisiones: proporciona datos clave y ayuda a evaluar la efectividad de los viajes.

 

 

 

¿Cuáles son los apartados clave de un informe de viaje de negocios?

 

Si te estás preguntando cómo realizar un informe de un viaje de negocios, ¡te lo contamos! Los  informes de viajes de negocios deben incluir algunos apartados claves, no todos son obligatorios, pero cuanto más detallado sea el informe, ya se sabe, mucho mejor.

 

 

Objetivos del viaje

 

En este apartado debe aparecer muy claro la razón central del viaje de empresa, esto es, el propósito principal por el que se realiza dicho viaje (si es una negociación, evento, investigación…). Así como los objetivos específicos y los indicadores de éxito para medirlos.

 

 

Actividades realizadas

 

En este punto se desarrollará un resumen sobre qué actividades, reuniones o eventos más importantes se llevaron a cabo durante el viaje de negocios. Aquí también entran negociaciones, presentaciones o comidas de trabajo con los clientes.

 

 

Datos generales

 

Esto es, los datos principales del viaje de negocio: quién o quiénes realizaron el viaje, el lugar o evento visitado, la duración de este… Puede incluir algún dato más, pero los principales serían estos:

 

  • Nombre del traveler o travelers: identificación de quién o quiénes realizaron el viaje de empresa.

 

  • Destino y fechas: indicando el lugar visitado y la duración del viaje.

 

  • Propósito del viaje: definir cuál es el objetivo principal del viaje (puede ser una reunión, una conferencia, una negociación, etc.).

 

 

Valoración del viaje

 

En este punto, es muy importante realizar una evaluación del viaje de empresa. Tenemos que contar los logros u objetivos cumplidos, los desafíos y obstáculos que se encontraron y cómo estos se resolvieron. Aquí también se pueden incluir recomendaciones y mejoras para futuros viajes.

 

 

Costes versus beneficios

 

En este apartado del informe del viaje se detallan brevemente los gastos principales y se presentan también los beneficios tangibles e intangibles. Se realiza una comparativa justificando la inversión. También se puede plantear alguna sugerencia para reducir costes o maximizar beneficios.

 

 

Y, finalmente: conclusiones

 

En este punto debemos analizar el impacto que ha tenido el viaje en la empresa, o qué repercusión tendrá en un corto o medio plazo. También se detallan los próximos pasos a seguir.

 

 

Ween, el mejor aliado para tus informes de viajes de empresa

 

Llegados a este punto, ya tenemos más que claro, que cuanto más detallado y exhaustivo sea el informe de un viaje de negocios, más información tendremos y, por consiguiente, mejores decisiones podremos tomar.

 

Con Ween, recopilar toda esa información es mucho más easy. Así que olvídate de papeleos y cadenas de mails interminables. Todo lo que necesitas para completar tu informe de viaje de negocios, lo tienes en un mismo sitio.

 

Además, Ween te permite un CSV descargable para poder parametrizar cómo y cuando quieras toda la información de la plataforma: centro de coste, cuánto se ha gastado, destino. Si solo quieres informes básicos, el plan Freemium ya te los ofrece, y si necesitas informes mucho más completos, con el plan Plus podrás obtenerlos en pocos clicks. 

 

Y esto, es solo una pequeña parte de lo que Ween hace por ti y los viajes de empresa.

  

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