Los viajes corporativos son una necesidad estratégica para muchas empresas, pero no tener un control sobre estos puede provocar pérdidas económicas innecesarias. ¿Te has preguntado alguna vez si tu empresa está perdiendo dinero en cada viaje de negocios? ¿O si existe una mejor forma de optimizar la gestión de gastos de una empresa con herramientas más eficientes?

Como expertos en la gestión de viajes de empresa nos encontramos muchas veces con empresas que siguen utilizando procesos muy manuales para gestionar los viajes corporativos. La consecuencia: procesos poco efectivos, errores humanos y presupuestos más altos de lo que deberían ser. En resumen, una falta total de visibilidad sobre los costes reales del viaje. 

En este artículo te ayudamos a identificar las señales que indican una mala gestión de gastos en una empresa, los errores más comunes y cómo implementar una app para controlar gastos de viaje que os ayude a tomar el control total de la gestión de gastos en vuestros viajes de negocios.

¡Empezamos!

Señales de que estás perdiendo dinero en viajes de empresa

Una gestión de gastos empresariales poco eficaz puede pasar desapercibida durante un tiempo, pero tarde o temprano termina afectando directamente a la rentabilidad. Detectar a tiempo los síntomas de un viaje mal organizado o de una gestión de gastos de una empresa deficiente es clave para corregir desviaciones y optimizar el presupuesto de los desplazamientos corporativos.

Estas son algunas señales claras de alerta:

1.  Cambios de última hora que encarecen el transporte y el alojamiento
Si los equipos que gestionan los viajes no planifican con antelación, los costes de transporte y alojamiento se disparan Las reservas de última hora, frecuentes en empresas sin un sistema eficaz de control, reflejan una gestión de gastos empresariales reactiva y costosa.

2.  Falta de previsión en itinerarios
Trayectos duplicados, conexiones mal planificadas, tiempos muertos entre reuniones pueden parecer detalles menores, pero suman costes significativos. Estos errores son típicos de un viaje de empresa mal organizado y, en conjunto, afectan directamente a la rentabilidad.  Cada hora sin una planificación eficiente se traduce en una pérdida económica para la empresa.

3.  Ausencia de políticas claras de viaje
Sin una política de viajes bien definida, cada empleado gestiona el viaje como puede. Esto abre la puerta a decisiones arbitrarias, gastos excesivos poco controlados y dificultades en la gestión de gastos de la empresa.

4.  Gastos no justificados o sin seguimiento
¿Sabéis de forma exacta en qué se gastó el dinero del último viaje? Si no hay visibilidad, probablemente se están aprobando costes que podrían evitarse fácilmente. Una app de gestión de gastos para empresas puede ayudar a detectar y evitar fugas de presupuesto.

Los errores más comunes en la gestión de gastos empresariales

Hay errores que se suelen repetir de forma recurrente en la gestión de los gastos de un viaje de empresa. Muchas veces pasan desapercibidos, pero con el tiempo pueden afectar seriamente a las finanzas de una empresa. ¿Quieres conocer cuáles son? Te lo contamos a continuación cuáles son los errores más frecuentes y cómo reducir gastos de viaje en una empresa: 

1. Procesos manuales o poco estandarizados
Aún hay empresas que usan hojas de Excel, correos electrónicos o informes en papel para gestionar los gastos. Este enfoque manual no sólo ralentiza el proceso sino que aumenta el riesgo de errores y complica el seguimiento. Implementar una app de gestión de gastos para empresas permite automatizar, estandarizar y ahorrar tiempo desde el primer viaje.

2. Falta de control centralizado
Cuando cada departamento o viajero utiliza su propio sistema para organizar sus viajes y justificar gastos, se pierde visibilidad global y se forma el descontrol. Sin un programa de control de gastos de viaje, la toma de decisiones se vuelve más complicada y los datos reales son difíciles de localizar, lo que impide un análisis eficiente del gasto empresarial

3. Reembolsos lentos
Los empleados se desmotivan si tienen que adelantar dinero y luego esperar semanas para recuperarlo. Además, la falta de criterios poco claros para justificar los gastos puede generar malentendidos y tensiones internas. Una buena app para controlar gastos de viaje agiliza los reembolsos y mejora la experiencia del viajero.

4. No comparar costes entre proveedores
Si siempre se realizan las reservas con los mismos proveedores sin comparar, es probable que se estén perdiendo oportunidades de ahorro. Disponer de una herramienta que centralice las reservas y facilite la comparación de precios es clave para optimizar los recursos y reducir gastos.

¿Qué impacto tienen estos errores en la rentabilidad de tu empresa? El coste oculto de una mala gestión

Los errores en la gestión de los gastos empresariales no solo reflejan  una ineficiencia operativa; también pueden tener un impacto directo en la rentabilidad y sostenibilidad de la empresa. Muchas veces, sus efectos no son visibles de inmediato, pero se acumulan y manifiestan en forma de costes ocultos que, con el tiempo, erosionan los márgenes de beneficio, limitan la capacidad de inversión y dificultan el crecimiento sostenible.

Identificar y cuantificar estos costes y sus consecuencias es fundamental para tomar decisiones financieras más informadas y estratégicas. Veamos cómo impactan:

Coste financiero

La gestión de gastos empresariales ineficiente puede suponer entre un 10% y un 30% de sobrecoste por cada viaje corporativo. Son costes que se escapan  en forma de reservas innecesarias, dietas infladas o facturas mal justificadas, y que impactan directamente en la cuenta de resultados de la empresa. Automatizar el control con una app para calcular gastos de viaje permite reducir significativamente este sobrecoste.

Coste operativo

La carga administrativa en la gestión de los viajes de empresa es enorme: revisar tickets, cuadrar gastos, gestionar excepciones… Si el tiempo dedicado a estas tareas es muy grande, la pérdida económica es inevitable. Un buen programa de control de gastos de viaje reduce esta carga y mejora la eficiencia. 

Coste humano

Procesos  lentos, poco claros y sin transparencia generan frustración en, los empleados. Tener que adelantar dinero, enfrentarse a normas ambiguas o esperar semanas para recibir un reembolso no solo genera frustración, sino que también reduce la motivación, debilita la confianza en la empresa y, a largo plazo, afecta negativamente a la productividad. Implementar una app de gestión de gastos empresariales mejora la experiencia del empleado, fomenta un entorno laboral más saludable y refuerza su compromiso con la organización.

Cómo detectar fugas de dinero en tu política de viajes

La gestión de los viajes corporativos representa una parte significativa del presupuesto en muchas organizaciones. Sin embargo, cuando no se controla adecuadamente, puede convertirse en una fuente constante de costes innecesarios con la consecuente pérdida de dinero. Detectar y corregir estos desajustes es esencial para optimizar los recursos, evitar un viaje mal organizado  y garantizar un retorno real de la inversión en desplazamientos profesionales.

Auditar viajes recientes y analizar patrones de gasto

Es importante revisar viajes pasados y comparar los presupuestos con gastos reales que permitan detectar diferencias injustificadas. ¿Hay desviaciones recurrentes? ? ¿Tipos de gasto que se repiten sin control? Esta información es clave para optimizar la gestión de gastos empresariales y ajustar los procesos.

Identificar qué tipos de gastos no están controlados

Dietas variables, transportes no justificados, gastos fuera de política… Toda empresa se suele encontrar con gastos más difíciles de justificar o partidas poco claras. Detectar estos gastos ayuda a establecer controles más eficientes y facilita la implementación de una app para calcular gastos de viaje.

Establecer KPIs de eficiencia por departamento, tipo de viaje o frecuencia

Definir indicadores como, por ejemplo: coste medio por viaje, gasto por empleado, tiempo de aprobación, porcentaje de gastos fuera de política… y entender cómo medir estos KPIs de gastos de viaje de empresa de forma periódica, te ayudará a detectar cualquier fuga de dinero y a mejorar la toma de decisiones en la gestión de gastos de la empresa. 

Soluciones prácticas: digitaliza la gestión viajes de empresa y toma el control

Una vez se han detectado todos los problemas, es el momento de pasar a la acción y buscar soluciones. La clave está en contar con una solución digital que integre todo el proceso de gestión de viajes y gastos. Coge papel y boli que te las contamos:

Centralizar la información de los viajes y gastos

El primer paso es elegir una plataforma única que concentre todo: reservas, aprobaciones, recibos y reportes. Es decir, que toda la información esté en un mismo sitio. Una herramienta así proporciona una visión clara y en tiempo real de la gestión de gastos de la empresa.

Utilizar una app para controlar gastos de viaje que automatice reportes y alertas

Sí, con la misma aplicación que se reservan los viajes de empresa es posible controlar todos los gastos de viaje. Las herramientas de gestión de viajes permiten automatizar la captura de recibos, recibir notificaciones cuando se superan límites o recibir alertas para aprobar viajes pendientes. 

Configurar límites de gasto por perfil de viajero

No todos los empleados viajan igual y es importante tenerlo en cuenta. En las plataformas de gestión de viajes se pueden definir límites y reglas por perfil de viajero, grupo de empleados, departamento, etc. Esto permite controlar mejor el presupuesto sin afectar la flexibilidad operativa.

Cómo elegir la mejor herramienta para tu empresa

Puede parecer mentira pero los errores que se cometen actualmente en la gestión de viajes corporativos son precisamente los que te darán las pistas sobre qué funcionalidades necesitas que tenga la herramienta. Detectar dónde mejorar, permite ver qué procesos son necesarios y en qué áreas se necesita más ayuda. Así que mira bien y elige la mejor herramienta de gestión de gastos de viaje para tu empresa. Ahí van algunos criterios clave para que la elección sea más easy:

Compatibilidad con tus sistemas actuales

Si lo necesitas, asegúrate de que la herramienta elegida se integre fácilmente con tu ERP, CRM o software contable . Una app de gestión de gastos empresariales bien conectada evita duplicidades y mejora la eficiencia.

Facilidad de uso para viajeros y administradores

Una buena app de gestión de gastos empresariales debe ser intuitiva, accesible desde el  móvil y fácil de usar por todos los perfiles, tanto para quien viaja como para quien aprueba o revisa gastos.. Si no es easy, el proceso seguirá siendo tedioso.

Funciones específicas

Busca herramientas que ofrezcan funcionalidades como:

• Acceso a tarifas exclusivas

• Reportes detallados de los viajes realizados

• Control por políticas y límites personalizados

• Facturas unificadas

Soporte local o en tu idioma

El soporte que proporciona una herramienta de gestión de viajes marca la diferencia. La ayuda en casos necesarios es un punto relevante a tener en cuenta. En Ween por ejemplo, contamos con asesores especializados en viajes que entienden tu negocio, responden rápido y te acompañan en tu idioma.

¿Te suena todo esto? Ween te ayuda a evitar gastos innecesarios en viajes de empresa

La solución no es dejar de viajar, sino hacerlo de forma eficiente. Con Ween, puedes automatizar la gestión de gastos empresariales, detectar fugas de gasto con mayor precisión, reducir errores administrativos y mejorar la experiencia de tus equipos con procesos más simples.

Implementa una app para controlar gastos de viaje y transforma por completo la forma en que gestionas los desplazamientos corporativos. Descubre cómo Ween te ayuda a:

• Ahorrar tiempo y dinero

• Mejorar el control financiero

• Reducir el esfuerzo administrativo

• Motivar a tu equipo

¿Queréis descubrir cuál es la mejor plataforma de viajes para vuestra empresa?

Pídenos una demo gratuita y descubre cómo llevar la gestión de negocios al siguiente nivel. Te lo enseñamos todo paso a paso.

Síguenos en Linkedin, Instagram para no perderte ninguna novedad.