¿Cuáles son los principales tipos de viajes de negocios y cómo gestionarlos?
Están los viajes relámpago. Los de último minuto. El viaje que se podía haber resuelto en una videollamada. El de la ‘oportunidad de oro’. Los viajes de trabajo con un poco de ocio… Viajes de negocios hay muchos y muy variados. Todo depende, entre otras cosas, de su finalidad, sus actividades y su destino.
En Ween que nos encanta viajar, pero más nos encanta gestionar viajes de empresa, nos hemos propuesto hacer una clasificación (formal) de los tipos de viajes empresariales más comunes.
Allá vamos.
Tipos de viajes de negocios más comunes
Los viajes de empresa son viajes que se realizan para atender cuestiones laborales o profesionales. Hasta ahí, todo claro, ¿no? Estos viajes se pueden clasificar en diferentes tipos dependiendo de varios factores. Algunos de los viajes de negocios más comunes son:
Viajes de ventas
La finalidad de este tipo de viajes de negocios es promocionar o vender productos o servicios a clientes actuales o potenciales. En este tipo de viajes, se suelen llevar a cabo reuniones comerciales, presentaciones, ferias, demostraciones de productos, etc.
Viajes de capacitación o formación
Estos viajes buscan desarrollar habilidades profesionales o capacitar a los empleados y empleadas de la empresa a través de programas de formación, cursos o talleres.
Viajes de conferencias y eventos corporativos
Estos tipos de viajes se organizan para asistir a eventos organizados por la propia empresa o por otras empresas, así como para participar en reuniones de trabajo, conferencias, convenciones o seminarios. Suelen ser viajes que se realizan para asistir a galas, cenas, actividades de team building o networking.
Viajes de reuniones ejecutivas
La finalidad de estos viajes corporativos es acudir a reuniones de alto nivel entre los directivos de una empresa. Pueden ser reuniones internacionales, reuniones para tomar decisiones corporativas importantes, reuniones de revisiones financieras, definición de nuevas metas, negociación de acuerdos corporativos, etc.
Gestión de viajes de empresa según su duración y complejidad
La gestión de viajes de negocios puede clasificarse según su duración y complejidad, esto influirá en la planificación, los recursos necesarios y la logística que necesiten.
Distinguimos dos tipos principalmente: los viajes cortos y fáciles, y los largos y más complejos.
Viajes de negocios de corta duración y baja complejidad
Estos viajes de negocios son rápidos, suelen durar 1 o 2 días como mucho, y, generalmente, se producen dentro de la misma región o país. Se suelen organizar para asistir a reuniones, viajes de ventas o eventos específicos, y requieren menor planificación y son más fáciles de gestionar gracias a los sistemas de automatización de reservas.
Viajes de negocios de larga duración y alta complejidad
Suelen ser viajes superiores a 2 días, y normalmente se hacen en otras ciudades o países. Estos tipos de viajes de empresa requieren de una planificación mucho más detallada y de un enfoque más personalizado. Suelen ser viajes que involucran proyectos importantes y requieren contratación de servicios, como salas de reuniones, caterings, transfers, entre otros.
Cómo optimizar la gestión de viajes de negocios
Una gestión eficiente es clave para que un viaje de empresa sea un éxito, pero ¿cómo llevar a cabo una buena gestión? Aquí tienes unos tips:
Planificación anticipada
Planificar, planificar y planificar. Esa es la clave.
Independientemente del tipo de viaje de empresa, definir los objetivos del viaje de una manera clara, organizar la agenda lo más detallada posible y reservar los vuelos y alojamientos con antelación nos ayudará a evitar sustos de último momento. También es muy importante recopilar, previo al viaje, toda la información o contactos que se vayan a necesitar.
Automatización para viajes
Plataformas de gestión de viajes corporativos como Ween, permiten a los empleados y empleadas reservar vuelos, hoteles y transportes de manera autónoma, siguiendo siempre las políticas de viajes de negocios establecidas por la empresa. Esto ahorra tiempo y evita errores, facilitando una gestión más ágil.
Presupuesto y control de gastos
Contar con un buen presupuesto de viaje de negocios nos puede ayudar a optimizar recursos, evitar gastos innecesarios y viajar con la tranquilidad de tener todo bajo control. Eso sí, una vez tengamos el presupuesto aprobado lo importante es ajustarse a él, y, para eso, hay que realizar un control de gastos durante el propio viaje.
Tecnología y herramientas de gestión de viajes
La tecnología y herramientas de gestión de viajes nos permiten automatizar procesos como la reserva de vuelos, hoteles y transporte. Además, nos permiten comparar varias opciones y ofrecernos las tarifas más competitivas. También nos aportan visibilidad en tiempo real sobre el estado de los viajes, mejorando la comunicación con los travelers y asegurando el cumplimiento de las políticas de viajes de empresa.
Políticas de viajes corporativos
Una política de gastos de viajes de empresas es vital para garantizar un uso responsable del presupuesto. Asegura transparencia, nos hace más eficientes y evita abusos o malentendidos que puedan surgir.
El objetivo principal de estas políticas es que los viajes corporativos sean más rentables, haciendo que los travelers tengan claro qué gastos están permitidos, cuáles son los límites y cómo se deben realizar los pagos y reembolsos.
Asesoramiento personalizado para viajes complejos
Hay viajes de negocios que requieren de asesoramiento personalizado y de soluciones adaptadas a las necesidades de cada traveler o empresa. Al contar con un equipo experto se optimizan los procesos, se gestionan mejor los tiempos y se reducen los posibles inconvenientes.
Cómo Ween puede ayudarte a gestionar tus viajes de negocios
Sea cual sea el tipo de viaje de negocios que vaya a realizar tu empresa, Ween es el mejor partner con el que puedes contar.
- Si tu viaje es un viaje corto o de fácil gestión…la app inteligente de Ween te permite automatizar las reservas de vuelos, hoteles o transportes, ahorrándote tiempo y dinero. Ween te permite personalizar todas las variables de tu viaje de negocios, añadir la política de viajes de tu empresa específica para cada traveler y automatizar aprobaciones.
- Si tu viaje es largo o más complejo de gestionar… Ween te ofrece el asesoramiento de sus Ween Advisors, un equipo de especialistas en la gestión y organización de viajes empresariales para ayudarte de principio a fin en todas las áreas. Además, también te facilita realizar un seguimiento de gastos y generar informes posteriores.
¿Quieres saber más sobre Ween? Pídenos una demo y te lo enseñamos todo paso a paso.
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