Coste oculto de gestionar viajes sin herramienta (más allá del vuelo y hotel)

Cuando pensamos en el coste de gestionar viajes de negocios, lo habitual es reducirlo a una suma sencilla: vuelo + hotel + transporte + dietas, pero la realidad es otra.

El coste real de los viajes de empresa va mucho más allá del billete de avión y la noche de hotel. La pregunta no es solo cuánto cuesta el vuelo. La pregunta correcta es: ¿cuánto cuesta gestionar el viaje sin una herramienta especializada?

En este artículo vamos a analizar el coste real de los viajes de empresa, incluyendo los costes indirectos de los viajes de negocios, los sobrecostes invisibles y el impacto que tiene no contar con una plataforma de gestión de viajes corporativos.

El coste visible: lo que sí se ve en el presupuesto

Comencemos por lo más evidente. Los llamados costes visibles corresponden a los gastos de viajes de negocios, cualquier empresa puede identificar fácilmente dentro de su presupuesto de viajes corporativos.

Esto incluye vuelos, hoteles, taxis, trenes desde el aeropuerto, dietas, inscripciones a ferias y otros gastos similares.

Ejemplo práctico de coste visible

Para que puedas entenderlo de una forma más visual, hemos preparado el siguiente ejemplo.

Imagina este caso:

• 3 empleados viajan a una feria en Frankfurt.

• Vuelo: 280 € por persona.

• Hotel: 190 € por noche x 2 noches.

• Transporte y dietas: 150 €.

  
  

Coste visible por persona:

• Vuelo: 280 €

• Hotel: 380 €

• Otros: 150 €

• Total: 810 €

  
  

Coste total del viaje para la empresa: 2.430 €

Hasta aquí, todo parece bajo control. Pero aquí falta algo, ese no es el coste real del viaje de empresa, hay algo más. ¿Quieres saber qué? Sigue leyendo.

Costes ocultos de los viajes de empresa

Los costes ocultos de los viajes de empresa no aparecen en la factura del hotel ni en el billete de avión, son los que realmente disparan el presupuesto sin que nadie lo perciba hasta final de año. Los costes ocultos impactan directamente en el coste real de los viajes de empresa.

Tiempo perdido gestionando viajes

El tiempo de gestión es uno de los mayores costes indirectos en viajes de negocios. No se contabiliza como gasto de viaje, pero sí como coste de estructura.

¿Dónde se pierde tiempo?

• Comparación manual de precios en múltiples plataformas.

• Envío de emails entre empleado, manager y administración.

• Revisión manual de políticas internas.

• Gestión de cambios (horarios, cancelaciones, imprevistos).

• Procesos de aprobación lentos o poco claros.

Veamos ahora un ejemplo para entenderlo con números.

Ejemplo realista

Empresa de 40 empleados
Viajes al año: 120

Tiempo medio invertido por viaje sin utilizar ninguna herramienta de gestión:

120 viajes x 2 horas = 240 horas al año

Si el coste medio hora del empleado que gestiona es 25 €:

240 horas x 25 € = 6.000 € anuales

Ese importe ya forma parte del coste real de los viajes de empresa, aunque no lo veas en el presupuesto. 

Sobrecostes por falta de política clara

Sin una política de viajes de empresa bien definida y aplicada, los gastos pueden dispararse. ¿Qué es lo que puede afectar a esta subida?

Problemas habituales

• Reservas fuera de política (hoteles de categoría superior).

• Tarifas no negociadas.

• Cambios de última hora más caros.

• Cancelaciones sin control o fuera de plazo.

Si no hay una buena visibilidad ni control, estos gastos ocultos en viajes corporativos pasan desapercibidos. Además, sin una política integrada en el proceso de reserva, es imposible garantizar el ahorro en viajes de negocios de forma consistente.

Costes administrativos indirectos

Sí, también existen los costes administrativos indirectos. La gestión posterior al viaje también forma parte del coste de gestionar viajes de negocios.

Procesos que consumen recursos:

• Revisión manual de facturas

• Reclamación de gastos

• Conciliación contable

• Corrección de errores en reporting

• Seguimiento de facturas duplicadas

Falta de visibilidad sobre el gasto en viajes corporativos

Este es el coste más silencioso. Si los datos no están centralizados, la visión es sesgada. Ya que no se puede:

• Saber cuánto se gasta por departamento

• Detectar patrones de reserva tardía

• Negociar mejores condiciones con proveedores

• Prever correctamente el presupuesto anual

• Medir el verdadero ahorro en viajes de negocios

Es precisamente aquí donde las herramientas de análisis y medición marcan la diferencia entre viajar por viajar y gestionar los viajes de negocio de forma estratégica. Los KPIs para medir la rentabilidad de los viajes de negocios juegan un papel fundamental en este proceso.

¿Cuánto cuesta realmente gestionar viajes de empresa sin herramienta?

Para ver cuánto cuesta realmente gestionar viajes de empresa cuando no existe una herramienta centralizada vamos a hacer una estimación orientativa. Teniendo en cuenta todos los gastos.

Mini estimación anual (pyme)

Supongamos una pyme con:

• 35 empleados

• 8 - 10 personas que viajan regularmente

• 100 viajes al año

• Gasto medio por viaje (visible): 750 €

Gasto en viajes corporativos visible: 75.000 €

Ahora añadimos la parte “invisible”.

1. Horas invertidas en gestión

• 2 horas de gestión por viaje (media conservadora)

• 100 viajes x 2 horas = 200 horas anuales

• Coste medio hora empleado: 25 €

Coste estructural: 5.000 €

2. Costes administrativos indirectos

• 30 minutos por liquidación (empleado + finanzas)

• 100 viajes = 50 horas

• Coste medio combinado: 28 €/hora

Total = 1.400 €

3.  Sobrecostes medios por mala planificación

En este punto estaríamos delante de reservas de última hora, cambios que encarecen el precio, hoteles fuera de política, etc.

Si estimamos solo un 7% de sobrecoste sobre el total visible:

75.000 € x 7% = 5.250 €

Resultado

Eso significa que el coste real de los viajes de empresa no es de 75.000 €. Si no que es de 86.650 €.

 Si quieres estimarlo con tus propios datos, puedes hacerlo con nuestra calculadora de ahorro.

Cómo ahorrar en viajes de negocios sin reducir calidad

Si lo que estás buscando es aprender a ahorrar en viajes de negocios sin reducir calidad, has llegado al sitio adecuado. Con una buena organización podrás conseguirlo. La clave está en centralizar, automatizar y tener visibilidad de todo el proceso.

Tener un único entorno donde se gestionen todos los viajes evita:

• Duplicidades

• Descontrol

• Pérdida de información

Además, si se integra la política de viajes en el flujo de reservas las aprobaciones serán automáticas: se evitan reservas fuera de política, se reducen los pasos manuales y todo fluye más rápido.

Por último, reducir la gestión manual, libera tiempo para tareas estratégicas. Ahorrar en viajes de negocio de manera inteligente no es cuestión de cortar gastos al azar, sino de estructurar todo el proceso de manera eficiente.

Cómo reducir el coste oculto de gestionar viajes corporativos con Ween

Nuestra propuesta es la siguiente: en lugar de gestionar viajes como tareas sueltas, los conviertes en un proceso optimizado.

Con Ween puedes:

• Centralizar la gestión de viajes: todos los viajes en un único entorno, sin procesos paralelos.

• Reducir el tiempo perdido gestionando viajes: la búsqueda es sencilla, la política la tienes integrada en una plataforma y las aprobaciones se automatizan.

• Dar visibilidad al gasto en viajes corporativos: puedes ver cuánto se gasta, quién viaja, con qué frecuencia y en qué condiciones.

• Medir y optimizar: en la misma plataforma encontrarás todos los datos que necesitas para tomar decisiones.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es el coste real de los viajes de empresa?

El coste real de los viajes de empresa es la suma del gasto visible (transporte, alojamiento, dietas) más los costes indirectos y sobrecostes derivados de la gestión.

Es decir, no solo incluye vuelos y hoteles. También incorpora:

• Horas dedicadas a buscar y aprobar reservas

• Tiempo administrativo en liquidaciones y conciliaciones

• Cambios de última hora más caros

• Falta de control presupuestario

Por eso el coste real de los viajes de empresa suele ser entre un 10% y un 20% superior al gasto que aparece en el presupuesto inicial.

¿Cuáles son los principales costes ocultos de los viajes de empresa?

Los principales costes ocultos son el tiempo invertido en gestión manual, las reservas fuera de política, los errores administrativos y la falta de visibilidad del gasto.

Aunque no aparezcan como línea de gasto directa, incrementan significativamente el coste de gestionar viajes de negocios.

¿Cuánto cuesta gestionar viajes de empresa en una pyme?

En una pyme, el coste puede incrementarse entre un 10% y un 20% adicional sobre el gasto visible si no existe una herramienta que centralice la gestión.

Por ejemplo, una empresa con 80.000 € de gasto anual en viajes corporativos podría estar asumiendo entre 8.000 € y 16.000 € adicionales en:

• Horas internas de gestión

• Sobrecostes por reservas tardías

• Procesos administrativos manuales

La diferencia está en los costes indirectos de los viajes de negocios, que suelen pasar desapercibidos.

¿Cómo ahorrar en viajes de negocios sin reducir calidad?

Se puede ahorrar en viajes de negocios optimizando procesos sin reducir calidad centralizando reservas, aplicando políticas claras, automatizando aprobaciones, reduciendo la gestión manual. Estos pequeños cambios permiten tener visibilidad del gasto en tiempo real.

¿Por qué la gestión manual de viajes de empresa genera sobrecostes?

La gestión manual genera sobrecoste porque aumenta el tiempo invertido, reduce el control y eleva la probabilidad de errores y reservas fuera de política.

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